Effektive Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes
Aktuell befindet sich das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), das dem Schutz von Whistleblowern dient, im Vermittlungsausschuss und wird voraussichtlich im zweiten Quartal 2023 in Kraft treten. Unternehmen sollten jetzt die Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber angehen. Warum eine Whistleblower-Software die beste Wahl ist.
Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?
Die Verpflichtung zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems besteht für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Unternehmen ab 250 Mitarbeitern müssen mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes nachweisen, dass sie eine interne Meldestelle eingerichtet haben. Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeitern haben dafür bis 17. Dezember 2023 Zeit. In jedem Fall müssen Unternehmen sich jetzt darüber Gedanken machen, welche Art von Hinweisgebersystem sie etablieren möchten.
Die beste Lösung: Eine Whistleblower-Software
Hinweisgeber können in mündlicher und in schriftlicher Form eine Meldung machen. Grundsätzlich kommen für eine interne Meldestelle so verschiedene Lösungen wie Hotlines, Anrufbeantwortersysteme oder Briefkästen infrage. Die einzig praktikable Lösung ist jedoch ein digitales Hinweisgebersystem.
Eine Whistleblower-Software ermöglicht als einziges Hinweisgebersystem nicht nur eine anonyme Meldung, sondern auch die fortlaufende Kommunikation mit dem anonymen Hinweisgeber. Eine zielführende Fallbearbeitung ist nur dann möglich, wenn Rückfragen an den Hinweisgeber gestellt werden können und umgekehrt. Ein Briefkastensystem und Chatbots scheitern an der zielführenden Kommunikation, eine Hotline an der Anonymität und den notwendigen personellen Ressourcen. Zwar sind Unternehmen nach dem aktuellen Entwurf für das Hinweisgeberschutzgesetz nicht dazu verpflichtet, eine anonyme Meldung anzubieten. Das ist jedoch zu empfehlen, um die Hemmschwelle für Hinweisgeber zu senken. Zudem ist damit zu rechnen, dass ein anonymes Hinweisgebersystem doch noch zur gesetzlichen Pflicht wird.
Die Vorteile einer Whistleblower-Software:
Eine Whistleblower-Software bietet Anonymität und kann leicht im Unternehmen etabliert werden. Sie ist jederzeit von überall aus zugänglich und ermöglicht eine intuitive Nutzung. Die Fallbearbeitung wird durch eine Whistleblower-Software erleichtert, da personenbezogene Daten und Informationen zur Meldung sicher verarbeitet und gespeichert werden können. Hinweisgeber können dem Hinweisempfänger über eine Whistleblower-Software auch Dokumente als Beweis zuspielen. Auf diese Daten kann bei Bedarf leicht zugegriffen werden, was eine Bearbeitung der Meldung besser nachvollziehbar und damit effektiver macht. Führungskräften, beteiligten Mitarbeitern oder auch Dritten wie Anwälten kann bei Bedarf eine Berechtigung für eine Einsicht in die Daten erteilt werden. Ein kompetenter Anbieter einer Whistleblower-Software stellt hierbei den Datenschutz an erste Stelle und gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten und weiterer sensibler Informationen nach den Grundsätzen der DSGVO.
Whistleblower-Software vom externen Meldestellenbeauftragten
Unternehmen sind nicht nur dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten, sondern müssen auch einen Hinweisempfänger bzw. Meldestellenbeauftragten ernennen. Der Hinweisempfänger nimmt eingehende Meldungen entgegen und kümmert sich um die Bearbeitung. Der Meldestellenbeauftragte ist dafür verantwortlich, gegenüber dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung zu bestätigen und ihn auf dem Laufenden zu halten.
Besonders empfehlenswert ist es, einen neutralen, externen Meldestellenbeauftragten zu ernennen, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Die beste Lösung für Unternehmen ist ein externer Meldestellenbeauftragter, der zugleich auch die Whistleblower-Software bereitstellt. So erhalten Unternehmen einen Hinweisempfänger und ein Hinweisgebersystem aus einer Hand und können sich selbst auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Der externe Meldestellenbeauftragte weist Führungskräfte und Angestellte in den Umgang mit der Whistleblower-Software ein und fungiert als kompetenter, unabhängiger Ansprechpartner. Für die Unternehmen selbst ist die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes durch eine Whistleblower-Software kaum mit Aufwand verbunden und auch die Kosten sind mit dem richtigen Anbieter überschaubar.
Unternehmen profitieren von einer Whistleblower-Software
Im Vergleich zum geringen Aufwand für die Einrichtung einer Whistleblower-Software haben Unternehmen damit viele Vorteile. Durch das digitale Hinweisgebersystem werden Verstöße und Missstände aufgedeckt und können geklärt werden, ehe es zu Rufschädigung oder Bußgeldern kommt. Allein die Existenz eines Hinweisgebersystems führt zu einer höheren Achtsamkeit und sorgt für eine offene, von Transparenz geprägte Unternehmenskultur. Inhaber und Führungskräfte sollten sich jetzt um die Einrichtung einer Whistleblower-Software kümmern, um auf das Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes vorbereitet zu sein.
Ihr Unternehmen hat mehr als 50 Mitarbeiter und Sie sind zum Hinweisgeberschutz verpflichtet. Lassen Sie sich zur Rechtslage nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) beraten. Mit der Implementierung eines Hinweisgebersystem geben Sie Hinweisgebenden anonym die Möglichkeit Compliance-Verstöße zu melden und Ihr Unternehmen profitiert durch eine von Offenheit und Ehrlichkeit geprägten Unternehmenskultur.
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