Dokumentenmanagement mit positiver Bilanz
Götz Hengerer, verantwortlich für die technische Infrastruktur der Volksbank Sulmtal
Über 2000 Finanzdienstleister zählt TA Triumph-Adler bereits zu seinem Kundenstamm und die vergeben regelmäßig Spitzenratings in den Kundenzufriedenheitsanalysen – denn mit den Lösungen von TA Triumph-Adler ergeben sich Einsparungspoten-ziale von bis zu 20 Prozent. Auch die Volksbank Sulmtal vertraut seit 2009 auf die Erfahrung von TA Triumph-Adler, dem Marktführer im Document Business. Rundum zufrieden mit dem Einsatz des Total Output Managements (TOM), erneuert die Genossenschaftsbank bereits jetzt ihr Vertragsverhältnis für das kommende Jahr. Der Abschluss eine neuen Sechsjahresvertrags für Anfang nächsten Jahres ist beschlossene Sache.
Kundenorientierung, kombiniert mit Präsenz durch zehn Geschäftsstellen in allen Ortsteilen, gehört zu den Alleinstellungsmerkmalen der Volksbank Sulmtal, die mit 75 Mitarbeitern rund 12.000 Mitglieder betreut. Das Bankhaus hat im Jahr 2010 teilweise überdurchschnittliche Wachstumsraten erreicht und schloss 2010 mit einer Bilanzsumme von 320 Millionen Euro ab. Das deutet auf reibungslose interne Abläufe hin – darunter das Dokumentenmanagement.
Verlässliche Partner
Götz Hengerer, bei der Genossenschaftsbank verantwortlich für die Beschaffung der technischen Infrastruktur, hat mit TA Triumph-Adler einen Partner, der alles aus einer Hand bietet und mit den spezifischen Anforderungen bestens vertraut ist: Thorsten Brammann, Projektleiter der TA Triumph-Adler Baden-Württemberg, hat als Docu-ment Consultant, allein im genossenschaftlichen Umfeld, bislang mehr als 1.500 Systeme implementiert und bringt das entsprechende Know-how mit.
Weniger ist mehr
Als die Genossenschaftsbanken im Sulmtal fusionierten, sammelten sich Kopierer, Drucker und Faxgeräte sämtlicher Hersteller an. „Allein der Tonerbestand beanspruchte ein ganzes Regal. Wenn ein Gerät ausfiel, war es oft genau jenes, für das wir stapelweise Tonerkassetten lagerten. Wurde es dann ersetzt, brachte das Zeug nichts mehr außer schlechter Laune“, erzählt Hengerer.
„Damals standen Faxgeräte, Kopierer und Drucker nebeneinander, heute gibt es an diesen Stellen nur noch ein Multifunktionssystem“, erklärt Brammann.
Den Bestand zu verringern und von zeitraubenden Verwaltungsaufgaben entlastet zu werden, waren klare Zielvorgaben, als sich die Volksbank Sulmtal für das Total Output Management (TOM) von TA Triumph-Adler entschied. Die IT-Infrastruktur wurde vereinheitlicht, der Hardware-Bestand um rund ein Drittel verringert, Materialbeschaffung und Support sind seitdem automatisiert.
Rund 50 Systeme decken heute den Gesamtbedarf der Volksbank Sulmtal ab. Gerade wurde der Bestand aktualisiert, sodass auch die Geräte wesentlich leistungsstärker sind als zuvor. Hengerer „Kleinere Schwierigkeiten können die Kollegen selbst beheben oder gleich den Support kontaktieren. Da wir viele Springer im Team haben, ist die einheitliche Menüstruktur vorteilhaft – standortübergreifend sind alle Mitarbeiter mit den Funktionen vertraut.“
Die Systeme lassen sich problemlos über das Netzwerk verwalten, die Accountingbox prüft kontinuierlich Status und Materialbedarf. „Wenn ich morgens einen Drucker für eine der Geschäftsstellen brauche, rufe ich den Support an und das System steht pünktlich dort“, freut sich Götz Hengerer, der jetzt mehr Zeit für die technische Beratung hat. Denn auch hier ist Zeit Geld.
Flexibel reagieren
Abhängig von variablen Vorgaben des Gesetzgebers ist die Volks-bank zudem auf rasche Modifikationsmöglichkeiten der IT-Infrastruktur angewiesen. Die Dokumentationspflichten nehmen zu und virtuell lässt sich im Kundenverkehr wenig arbeiten, denn letztlich zählt die Unterschrift auf dem Papier. Monatlich summiert sich das Druckvolumen der Volksbank Sulmtal auf rund 70.000 Schwarz-Weiß- und 6.000 Farbseiten.
„Kern unseres Konzeptes ist die Entlastung des Kunden“, betont Brammann. „Die Genossenschaftsbanken müssen kontinuierlich auf Novellierungen reagieren. Wie soll da Zeit bleiben, sich mit kompatibler Hardware zu beschäftigen?“ Eine Frage, die sich für Götz Hengerer nicht mehr stellt: Sollte morgen schon die nächste neue Richtlinie auf seinem Tisch landen, muss er sich um den System-Support nicht sorgen – Thorsten Brammann liefert ihm die Lösung.
Über die TA Triumph-Adler GmbH:
Im Document Business ist TA Triumph-Adler der Spezialist. Das Unternehmen analysiert und berät Geschäftskunden individuell und realisiert den effizienten Document-Workflow. Sowohl in papier- als auch in elektronischer Form und mit nachhaltigem Service. Mit über 208.000 installierten Systemen bei mehr als 35.000 zufriedenen Endkunden und mit 115 Jahren Erfahrung im „Document-Business“ ist der Konzern Marktführer in Deutschland. Über 400 eigene Document-Consultants sowie 500 eigene System-Supporter garantieren flächendeckenden Service. Der Konzern ist über 10 rechtlich selbständige s.g. „Solution Center“ (GmbH´s) an mehr als 50 deutschen Standorten sowie international für seine Kunden vor Ort. TA Triumph-Adler bietet ganzheitliche und einzigartige modulare Lösungskonzepte (Hardware = TOM „Total Output Management“; Service = JAMES; Software = DIDO „Digital Document Organisation“, Asset- u. Systemmanagement = „KIRK“ ). Das Unternehmen ist Vollsortimenter in den Bereichen Druck, Fax, Kopie, Scan, DMS und MPS und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der den Unternehmenskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Mit der spezialisierten TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH betreut der Document Spezialist national und international aufgestellte Großkunden. Mit der TA Triumph-Adler Professional Services GmbH garantiert der Konzern innovative Servicelösungen und -dienstleistungen. Die TA Triumph-Adler GmbH erzielte im Geschäftsjahr 2009 mit 1.285 Mitarbeitern (davon rund 150 Auszubildende) einen Umsatz von 287,5 Mio. Euro. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto.: 5260500, BLZ: 76040061) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Sitz der GmbH ist Nürnberg.
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