Ein virtuelles Büro ist für moderne Unternehmer eine kostengünstige und effiziente Alternative zum herkömmlichen Büro. Man bewahrt sich seine Flexibilität und überzeugt dennoch durch einen professionellen Außenauftritt.
Als der amerikanische Journalist Chris Kern im September 1983 für die Bordzeitschrift einer großen amerikanischen Fluglinie einen Artikel darüber schrieb, dass „tragbare Computer“ im Begriff waren, durch die Schaffung eines „Virtual Office“ die Arbeitswelt zu revolutionieren, hielt er die Idee, dass Menschen einmal von zu Hause aus an miteinander vernetzten Computern arbeiten könnten, noch für „etwas weit hergeholt“. 30 Jahre später ist diese unwirkliche Zukunftsvision eines virtuellen Büros zum festen Bestandteil des modernen Arbeitens geworden – und weiterhin auf dem Vormarsch.
Umfrageergebnis: Zwei Drittel der Deutschen wollen regelmäßig von zu Hause aus arbeiten
Eine Forsa-Umfrage ergab, dass zwei Drittel der Deutschen regelmäßig von zu Hause aus arbeiten möchten, statt jeden Morgen ins Büro zu gehen. Jeder Zweite würde das Büro sogar an mehreren Tagen pro Woche gegen den heimischen Schreibtisch eintauschen.
Hierbei unterscheidet man zwei Arten des virtuellen Arbeitens: Zum einen das sogenannte Home Office, bei dem Angestellte an einem oder mehreren Tagen in der Woche zu Hause arbeiten. Sie verwenden zumeist Laptops ihres Arbeitgebers und können sich häufig auch in das unternehmenseigene Netzwerk einwählen, um Zugang zu sich dort befindlichen Dateien und Datenbanken zu erhalten. Der Unterschied zur regulären Büroarbeit liegt dann tatsächlich nur im Aufenthaltsort des Mitarbeiters. Die Vorteile der Heimarbeit liegen dabei auf der Hand: Die lästigen Fahrtzeiten ins Büro entfallen und können sinnvoller genutzt werden, der Arbeitstag beginnt entspannter und die ruhigere Arbeitsatmosphäre fördert die Produktivität. Zudem kann man sich die Arbeitszeit flexibler einteilen und ist unabhängig von Büroöffnungszeiten oder vorgeschriebenen Mittagspausen. Die Unternehmensgröße spielt hierbei keine Rolle: Der Heimarbeit stehen sowohl kleine Familienbetriebe als auch globale Unternehmen positiv gegenüber.
Günstiger kalkulieren durch buchbare Servicemodule
Die andere Art des virtuellen Arbeitens findet sich in der Arbeitswelt der Selbständigen und Kleinunternehmer. Viele von ihnen arbeiten ganzzeitig von zu Hause aus oder aber ihr Beruf bedingt, dass sie häufig unterwegs sind. Seit ein paar Jahren boomt hier die Branche der Business Center beziehungsweise Office Center , die diesem Kundenkreis komplett eingerichtete Büros mit moderner technischer Ausstattung anbietet, welche auf Zeit angemietet werden können. Der Unternehmer erhält somit eine repräsentative Geschäftsadresse, unter der er ständig erreichbar ist, ohne selbst vor Ort sein zu müssen, an der er aber Kunden empfangen oder sich mit Geschäftspartnern verabreden kann. Diese flexible Dienstleistung für flexible Unternehmer hat sich inzwischen weiterentwickelt und bietet nun nicht mehr nur physikalischen Raum an, sondern auch virtuellen. Das Konzept funktioniert wie folgt: Mit einem virtuellen Büro erhält man eine feste Geschäftsadresse, Telefon- und Faxnummer und ein Firmenschild. Post und Lieferungen werden vom Personal des Office Centers entgegengenommen und weitergeleitet, geschäftliche Anrufe freundlich und kompetent beantwortet. Einzeln buchbare Servicemodule, wie z. B. Sekretariatsdienstleistungen, gewährleisten Transparenz und volle Kostenkontrolle, welche besonders für Existenzgründer und Start Ups mit knappem Budget von großer Bedeutung sind.
Die Sekretärin, die niemals krank wird
Besonders für kleine Unternehmen liegen die Vorteile der virtuellen Büros auf der Hand: Aufgrund der ständigen telefonischen Erreichbarkeit durch den Sekretariatsservice fallen krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten nicht auf und der Kunde fühlt sich gut aufgehoben, weil er jederzeit sein Anliegen vorbringen kann. Postsendungen können vom Personal des Office Centers entgegengenommen werden; man muss also nicht auf den Postboten warten oder die verpasste Sendung auf dem Postamt abholen. Sekretariatsdienstleistungen werden nach Bedarf gebucht, sodass man kein festes Personal benötigt, für das man in ruhigen Zeiten Beschäftigungsmaßnahmen „erfinden“ muss. Und am bedeutsamsten ist, dass man sich die Kosten für all diese Leistungen mit den anderen Kunden des Office Centers sozusagen teilt, das heißt, die Ersparnis bei den Miet- und Personalkosten ist für das einzelne Unternehmen enorm. Durch diese Einsparungen können die Unternehmer wiederum ihre Preise günstiger kalkulieren und wettbewerbsfähig bleiben. Und sollte doch einmal ein „reales“ Büro benötigt werden, können Büroräume, Konferenz- und Besprechungsräume kurzfristig stunden- oder tageweise dazu gemietet werden.
Überraschender Nebeneffekt: 94 Prozent Einsparungen beim Kohlendioxidausstoß
Ein überraschender Nebeneffekt des virtuellen Büros sorgt derzeit in den USA für Gesprächsstoff: Laut einer aktuellen Studie kann die Nutzung von virtuellen Büros zu enormen Einsparungen beim Kohlendioxidausstoß führen – und zwar um bis zu 94 Prozent im Vergleich zur herkömmlichen Büroanmietung. Die Gründe hierfür finden sich im Konzept: Zum einen bieten Office Center flexible Bürolösungen für Unternehmer, die keinen eigenen Standort betreiben, zum anderen erleichtern virtuelle Büros die Arbeit von zu Hause, weil man günstig auf repräsentative Geschäftsräume, kompetentes Personal und individuelle Dienstleistungen zurückgreifen kann.
Im Durchschnitt benötigen „virtuelle Unternehmen“ mit 1-5 Mitarbeitern weniger Bürofläche als üblich, da die erforderlichen Nebenflächen von mehreren Unternehmen und somit effizienter genutzt werden. Dies reduziert nicht nur die Kosten für das einzelne Unternehmen, sondern wirkt sich auch positiv auf die allgemeine Energiebilanz aus, da durch die gemeinsame Nutzung große Einsparungen bei Strom, Wasser und Heizung möglich sind. Zudem verringert sich der CO2-Ausstoß durch den Wegfall der täglichen Fahrtwege zwischen Büro und Zuhause. Erst kürzlich hat die Internationale Energieagentur (IEA) verkündet, dass der jährliche Ausstoß an klimaschädlichen Treibhausgasen im vergangenen Jahr den höchsten Wert seit Beginn der Messungen erreicht hat. Die Nutzer von virtuellen Büros leisten somit einen wichtigen Beitrag zur Senkung ihrer persönlichen CO2-Bilanz, denn sie sind nicht auf ihr Auto oder öffentliche Verkehrsmittel angewiesen, um ihren Arbeitsplatz zu erreichen und ihr virtuelles Büro verbraucht weniger Energie und Ressourcen als ein herkömmliches.
Fazit: Ein virtuelles Büro ist für moderne Unternehmer eine kostengünstige und effiziente Alternative zum herkömmlichen Büro. Man bewahrt sich seine Flexibilität und überzeugt dennoch durch einen professionellen Auftritt. Aus diesem Grund werden neben Existenzgründern und Kleinunternehmern auch immer mehr größere Unternehmen auf die Vorteile von virtuellen Büros aufmerksam. Was vor 30 Jahren noch undenkbar schien, ist heute erst der Anfang!
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