Vereine, Verbände und Mitgliederorganisationen ziehen in ihrer Mitgliederverwaltungen Beiträge ein – hier kommt das SEPA-Mandat ins Spiel. Was ist damit gemeint und was heißt das für die Mitgliederverwaltung?
Mit der Einführung von SEPA (Single Euro Payments Area) kommen auf viele Vereine und Mitgliederorganisationen einige sehr spezielle Herausforderungen zu. Eine von ihnen ist die sogenannte Mandatsverwaltung. Ab dem 01.02.14 sind Lastschrifteneinzüge nur noch nach den neuen SEPA Standards möglich, die für alle Transaktionen ein SEPA-Mandat voraussetzen. Was genau bedeutet das für Vereine und deren Mitgliederverwaltung?
Um SEPA-Basis-Lastschriften einreichen zu können, ist zunächst ein vom Zahlungspflichtigen unterschriebenes SEPA-Lastschriftmandat durch den Zahlungsempfänger einzuholen. Zudem ist jedes SEPA-Lastschriftmandat durch eine eindeutige Mandatsreferenz zu kennzeichnen. Eine weitere Neuerung ist die Tatsache, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag mittels einer Vorabankündigung (Pre-Notification) zu informieren hat.
All diese Neuerungen sind mit einem deutlichen Aufwand in der Mitgliederverwaltung verknüpft, vor allem, da die Nachverfolgbarkeit der SEPA-Mandate bzw. die Zahlungshistorie der Kunden jederzeit gewährleistet sein muss.
In dieser Situation empfiehlt sich die Verwendung einer Software, die diesen neuen Regelungen gerecht werden kann. Die Mitgliederverwaltung– Software MIT-AX auf Basis Microsoft Dynamics AX ist eine solche Software. Sie bietet zum Beispiel die Möglichkeit, Mandate direkt aus dem Programm heraus in eine Dokumentendatenbank zu exportieren, wo sie abgelegt und bei Bedarf jederzeit wieder aufgerufen werden können. Des Weiteren ist die Option Pre-Notification in dem Programm angelegt, so dass ein erheblicher bürokratischer Aufwand automatisiert ablaufen kann, der sonst kompliziert und aufwändig durchzuführen wäre.
Die Mitgliederverwaltungs – Software MIT–AX auf Basis Microsoft Dynamics AX bietet Mitgliederorganisationen und Vereinen die umfassende Verwaltung ihrer Mitglieder mit Adressdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten; Mailing- und Emailingaktionen, Kampagnenmanagement, Leadmanagement sind integriert. Eine Voll-Finanzbuchhaltung ermöglicht u.a. den Einzug der Mitgliederbeiträge. Die Mitgliederverwaltungs – Software MIT –AX setzt mit der Basis-Software Microsoft Dynamics AX einen hohen technologischen Standard. Dazu zählen u.a. MS SQL-Server als Datenbank, Windows als Betriebssystem, Exchange Server für Outlook, AIF für Schnittstellenentwicklung usw. Alle Komponenten zielen darauf ab, im Zusammenspiel mit anderen Systemen zu funktionieren und den Datenfluss problemlos und automatisiert durchzuführen. Integration in Word, Excel, Outlook und weitere Alltags-Tools kennen Generationen von Anwendern.
K2-Consult bietet seit mehr als 10 Jahren die Einführung der ERP-Lösung Microsoft Dynamics AX erfolgreich an. Der Fokus liegt dabei auf den Bereichen Finance, Controlling und Versicherung. Mehrere Branchenlösungen entstanden während dieser Zeit wie z.B. die Mitgliederverwaltung MIT-AX und der Routenplaner für den Außendienst oder die K2C- Projektkostenverrechnung. Regelmäßige Zertifizierungen und zuverlässiges Projektmanagement tragen zur hohen Qualität unserer Serviceleitungen bei. Unsere Zusammenarbeit mit unseren Kunden ist von einem partnerschaftlichen Umgang geprägt.