Die neue Version der DMS-Software von HELD bietet neue, zukunftsorientierte Funktionen für ein ganzheitliches Dokumentenmanagement.
Die DMS-Software REGISAFE von HELD bietet jetzt auch einen mobilen Datenzugriff.
So ermöglicht REGISAFE als eines der ersten Systeme am Markt den Empfang und Versand von De-Mails. Vorreiter ist HELD auch mit der „BürgerAPP“, die es Bürgern und Ratsmitgliedern erlaubt, Daten kommunaler Sitzungen auch auf ihren mobilen Endgeräten wie beispielsweise dem iPhone abzurufen. Darüber hinaus wurde die Bearbeitung gescannter Dokumente erheblich erweitert. Dazu gehört vor allem ein sicheres Schwärzen von Textstellen, sodass sensible Informationen nur für einen bestimmten Personenkreis sichtbar sind. REGISAFE 4.2. ist ab Herbst 2011 verfügbar.
„Die neue Version von REGISAFE basiert auf umfangreichem Kundenfeedback – Anwenderwünsche wurden in vielen Bereichen konsequent umgesetzt. Nicht umsonst umfasst die detaillierte Update-Information nahezu 100 Seiten! Das alles sorgt für mehr Informationssicherheit, spart Kosten, verbessert den Kundenservice und beschleunigt Arbeitsabläufe. Damit schlägt HELD ein weiteres Kapitel in der Erfolgsgeschichte seiner DMS-Software auf“, erklärt Manuel Sterk, geschäftsführender Gesellschafter bei der Hans Held GmbH.
Hohe Datensicherheit und Mobilität
In öffentlichen Verwaltungen geht der Trend hin zu Verfahren für eine vertrauliche und rechtsverbindliche Übertragung digitaler Daten über das Internet sowie hin zum mobilen Datenzugriff.
So können mit REGISAFE De-Mails wie gewöhnliche E-Mails gesendet und empfangen werden. Das Modul „Virtuelle Poststelle“ unterstützt zusätzlich den Standard „EGVP – Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“, um Nachrichten mit Hilfe des OSCI-Protokolls sicher und zuverlässig auszutauschen. Sowohl De-Mail- als auch EGVP/OSCI-Adressen lassen sich zudem in der REGISAFE-Adressverwaltung erfassen.
Das Modul „Personendatenauskunft“ hilft Verwaltungen und Firmen, die sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz ergebenden Pflichten zu erfüllen. Damit entsprechende Anfragen schnell beantwortet werden können, lässt sich zum Beispiel eine Auskunft mit den gespeicherten personenbezogenen Daten automatisiert erstellen.
Die „BürgerAPP“ ermöglicht es Politikern, Verwaltungsmitarbeitern und Bürgern, mobil über iPhone, iPad und Android-Geräte Informationen zu Sitzungen der kommunalen Räte und Ausschüsse abzurufen. Über eine Volltextsuche lassen sich Informationen gezielt aufrufen. Die App wurde gemeinsam mit dem Merseburger IT- und Mediendienstleister brain-SCC GmbH entwickelt und ist eine Ergänzung zum REGISAFE-Fachverfahren „KommunalPLUS Ratsinformation“.
Effizientere Prozesse
Mit neuen, praktischen Funktionen sorgt REGISAFE 4.2. für mehr Einsatzflexibilität und eine deutlich gestiegene Prozess-Effizienz.
So ist die Mail-Archiv-Funktion ab sofort mit Outlook/Exchange und anderen E-Mail-Programmen einsetzbar. Unterstützt werden alle Systeme, die SMTP- und POP3-Protokolle verwenden.
Empfangene Mails lassen sich nun über definierbare Regeln automatisiert verarbeiten. Kriterien für diese Regeln können zum Beispiel Absender- oder Empfänger-Adresse oder bestimmte Inhalte im Betreff- oder Nachrichten-Feld sein. Die Verarbeitungsmöglichkeiten beinhalten die Weiterleitung an bestimmte Nutzer, das automatische Archivieren der E-Mail mit den angehängten Dokumenten sowie den Start von Workflows.
Komplett neu entwickelt wurde das Modul „Schriftgut-Scanner“. Dieses unterstützt jetzt zusätzlich das Dateiformat PDF – auch ohne die Notwendigkeit, Adobe-Software einzusetzen – und enthält eine Reihe neuer Bildbearbeitungsfunktionen. Highlights sind das Aufbringen von Stempeln sowie das sichere Schwärzen von Textstellen mit individuellen Benutzerrechten.
Um große, über Jahre gewachsene Datenbestände übersichtlich zu organisieren, sorgt das REGISAFE-Modul „Altregistratur“ für die Aufteilung des Datenbestandes in einen aktiven Datenbestand und eine elektronische Altregistratur. Dorthin werden die Akten/Vorgänge inklusive Dokumenten entweder manuell oder automatisch überführt – beispielsweise nach Abschluss der Bearbeitung und Ablauf einer sogenannten Transferfrist. Der Anwender muss lediglich den korrekten Bearbeitungsstatus festlegen, die weitere Verarbeitung erfolgt vollautomatisiert, wie zum Beispiel die Konvertierung zu PDF/A nach Abschluss der Bearbeitung.
Schließlich verfügt REGISAFE nun auch über eine integrierte deutsche Rechtschreibprüfung, die systemweit in allen Eingabefeldern genutzt werden kann.
HELD versteht sich als Partner von kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie öffentlichen Verwaltungen, wenn es um die bestmögliche Bearbeitung von Informationen geht. Die Lösungen helfen Anwendern, das in einer Organisation vorhandene Wissen jederzeit und an jedem Ort schnell, einfach, vollständig und aktuell verfügbar zu haben und langfristig zu sichern. Davon profitieren bereits mehr als 5000 Kunden in der öffentlichen Verwaltung sowie in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Produktschwerpunkt ist das elektronische DMS-Komplettsystem REGISAFE, das zur Angebotspalette Software & Systeme gehört. Daneben präsentiert sich HELD auch mit den Produktbereichen Ordnung & Archiv, Möbel & Spezialmöbel und Planung & Beratung. 1952 gegründet erzielt HELD heute mit rund 60 Mitarbeitern einen Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro. Der Stammsitz des Unternehmens befindet sich in Stuttgart.
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