Sicherheit der Dokumentenprozesse muss verbessert werden
Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe
Eine aktuelle Studie von Quocirca*zeigt, dass Unternehmen beim Thema Dokumentensicherheit ein unnötiges Risiko eingehen, weil sie nur auf Teillösungen setzen. Laut der Untersuchung haben bereits 70 Prozent aller befragten Unternehmen einen oder mehrere druckbezogene Datenverluste erlebt, aber nur 15 Prozent sind diesbezüglich beunruhigt. Dieses fehlende Problembewusstsein wird auch durch die Ergebnisse des Ricoh Process Efficiency Index bestätigt.
Gemäß der von Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh Europe durchgeführten Studie steht für Unternehmen europaweit die Sicherheit ihrer geschäftsrelevanten Dokumentenprozesse an erster Stelle** (67 %). Jedoch sind nur 43 Prozent von ihnen in der Lage, den Zugang zu elektronischen Dokumenten, die vertraulich und geschäftskritisch sind, zu beschränken. Die Studie hat auch bestätigt, dass nur 39 Prozent aller befragten Unternehmen ihre geschäftskritischen Dokumente kontrollieren können. Die Schlussfolgerung daraus ist, dass mehr als die Hälfte nicht weiß, wer auf die wichtigen Informationen Zugriff hat, sie bearbeitet, druckt oder kopiert. Vor allem in den nordeuropäischen Ländern und Frankreich ist die Situation sehr deutlich: Nur eins von drei Unternehmen ist in der Lage, geschäftsrelevante Dokumente zu überwachen.
Quocirca bestärkt Unternehmen darin, in ihre Informationssicherheits-Strategie auch Dokumentensicherheit mit einzubinden. Louella Fernandes, Analystin bei Quocirca: „Unsere Studie zeigt, dass das Dokumentenmanagement insgesamt nur so effizient und sicher sein kann, wie der am wenigsten optimierte Prozess in dieser Kette. Angesichts der steigenden Bedeutung von Dokumentenmanagement in Unternehmen darf das Thema Sicherheit beim Drucken nicht außer Acht gelassen werden. Es erfordert daher eine übergreifende Herangehensweise, die die Bereiche Ausbildung, Strategie und Technologie abdeckt. Unternehmen sollten bei der Wahl ihres Anbieters für Managed Print Services darauf achten, dass dieser strenge Sicherheitsbestimmungen einhält, so dass sie ihm ihre geschäftskritischen Informationen guten Gewissens anvertrauen können.“
Kontrolle von Anfang bis Ende
Diese Ansicht teilt auch Ricoh. Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe: „Der Schlüssel zur Steuerung geschäftskritischer Dokumentenprozesse innerhalb des Unternehmens ist, sicherzustellen, dass sie von Anfang bis Ende kontrolliert werden. Wissensteilung, Produktivität und Sicherheit wie auch Prozesse, Mitarbeiter und Technologie sollten nicht als isolierte Komponenten, sondern als Gesamtheit betrachtet werden.“
So wie ein nachlässiger Ansatz zur Dokumentensicherheit weitreichende negative Folgen für ein Unternehmen haben kann, lassen sich durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge bei unternehmensrelevanten Dokumentenprozessen zahlreiche Vorteile erzielen, die über die Dokumentensicherheit hinaus gehen. Durch einen optimierten unternehmensinternen Informationsfluss profitieren Unternehmen von mehr Effizienz und Flexibilität, höherer Mitarbeiterproduktivität und verbessertem Kundenservice – mit dem Wissen, dass ihre Informationen sicher sind.
Mehr zur Dokumentensicherheit erfahren
Der Ricoh Process Efficiency Index kann unter www.ricoh-europe.com/thoughtleadership heruntergeladen werden. Unternehmen können unter www.ricoh-europe.com/thoughtleadership auch an einer Online-Umfrage teilnehmen, um ihre größten Bedenken bezüglich der eigenen Dokumentensicherheit darzulegen und unter www.ricoh-europe.com/securitymatters mehr über das Thema Dokumentensicherheit erfahren.
*Closing the print security gap, Oktober 2011, Quocirca – www.quocirca.com/reports/624/closing-the-print-security-gap
**Ricoh Process Efficiency Index, Juni 2011, durchgeführt von Coleman Parkes Research – www.ricoh-europe.com/thoughtleadership
Über Ricoh
Ricoh Company, Ltd. (Ricoh) ist ein Fortune Global 500 Unternehmen, das sich auf Technologien und Dienstleistungen spezialisiert hat, die volumen- und dokumentenintensive Geschäftsprozesse effizienter machen. Diese Leistungen werden durch Ricohs Know-how im Dokumentenmanagement, Produktionsdruck, bei Bürolösungen und IT-Diensten erzielt. Durch die Zusammenarbeit mit Ricoh können Unternehmen ihre Arbeitsverfahren straffen, effizienter und rentabler arbeiten und Wissen in ihrer Organisation effektiver austauschen. Die 109.014 Ricoh-Mitarbeiter sind weltweit an Standorten in Europa, Nord- und Südamerika, im asiatisch-pazifischen Raum, China und Japan tätig.
Ricoh Europe Holdings Plc ist eine Aktiengesellschaft mit europäischen Hauptniederlassungen in London (GB) und Amstelveen (Niederlande). Im Geschäftsjahr zum 31. März 2011 erzielte Ricoh im Raum EMEA Umsätze in Höhe von ¥ 413,9 Mrd. (ca. US$ 4,99 Mrd.). Weltweit beliefen sich die Um-sätze der Ricoh Company auf ¥ 1.942 Mrd. (rund US$ 23,4 Mrd.) im Geschäftsjahr bis zum 31. März 2011.
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