Nijmegen, 06.06.2012 – Der Kunde steht im Mittelpunkt, nicht mehr das Dokument: Das ist die Quintessenz des neuesten Release ITP/CCM 4 von Aia Software, Anbieter von Dokumentenlösungen (www.aia-itp.de). Die Kommunikation zwischen Unternehmen/Organisationen und deren Kunden ist entscheidend. ITP/CCM 4 bildet mehr denn je die Basis und den Dreh- und Angelpunkt für die gesamte schriftliche Kundenkommunikation. Mit der Lösung können Informationen aus allen möglichen Quellen und Systemen zu hochwertigen Dokumenten zusammengefügt werden. Diese lassen sich exakt auf die Art und Weise versenden und publizieren, die der Kunde wünscht. Das kann beispielsweise über ein Portal erfolgen, über ein mobiles Gerät, über das Web, per Fax, auf Papier auf dem Postweg oder über soziale Medien. ITP/CCM 4 ermöglicht auf diese Weise maßgeschneiderte Kommunikation.
Die Organisation behält dabei immer die volle Kontrolle über die Qualität. Durch die weitere Trennung der Verantwortlichkeiten für Applikation und Datenbanken und für den Content gibt es weniger unnötige Abhängigkeit von der IT-Abteilung, ohne Einbußen bezüglich der Qualität der Endprodukte hinnehmen zu müssen. Und vor allem ohne unverantwortliche und unfachmännische „Bastelei“ in der IT-Umgebung. Letztendlich führt dies zu einer effizienteren Verwaltung und Wartung und damit zu einer Reduzierung der Kosten.
Neuerungen in ITP/CCM 4
Weitere Trennung von Content und Daten
Aia Software konzentriert sich bereits seit längerer Zeit auf die kontinuierliche Abgrenzung der Verantwortlichkeiten für die Technik und den Inhalt. Die IT-Abteilung behält die Endverantwortung für die Applikation, die Implementierung und die verschiedenen Anbindungen an andere Softwareprodukte und Datenbanken. Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen hingegen verwalten den gesamten Content selbstständig und können Texte ohne Eingreifen der IT-Abteilung anpassen, erstellen oder ergänzen. Die neue Version von ITP/CCM 4 geht bei dieser Abgrenzung der Verantwortlichkeiten noch weiter. Wo früher IT-Know-how beim Erstellen und Anpassen von Vorlagen unentbehrlich war, gibt es nun viel mehr Möglichkeiten für die Sachbearbeiter.
IT-Spezialisten können in ITP/CCM 4 ganz einfach ein Datenmodell definieren, das für die Verwendung durch die Content-Verwalter geeignet ist. Auf Basis dieser so genannten Daten-Backbones lässt sich eine xsd-Datei generieren, mit der eine Brücke zwischen den Daten in der Applikation und den in den Dokumenten verwendeten Informationen geschlagen wird.
Publikations-Workflow – einfacher und besser
Das Publizieren von Vorlagen, Stylesheets und Content ist in ITP/CCM 4 einfacher und übersichtlicher geworden, und zwar durch die Aufteilung in drei Schritte: Kontrollieren des Inhalts, Freigeben für die Publikation und die Publikation selbst.
Diese Schritte lassen sich mit verschiedenen Autorisierungen verknüpfen, wodurch in der Praxis verschiedene Personen aus dem Unternehmen beziehungsweise der Organisation in den Workflow involviert werden. Dies bedeutet bessere Prozesse, aber auch mehr Transparenz und Kontrolle (auch was die gesetzlichen Bestimmungen betrifft), da alle Schritte in einer Protokolldatei verfolgt werden.
Der Publikations-Workflow kann auf verschiedenen Ebenen angewendet werden. Auch Stylesheets mit dem Layout für eine bestimmte Marke (Brand) können gesondert und über die Workflow-Schritte veröffentlicht werden. Das macht die Verwaltung mehrerer Marken (Multibranding) deutlich einfacher.
Bearbeiten eines Dokuments: nach einem Tag, nach einer Woche, nach einem Jahr
In der täglichen Praxis fallen zahlreiche Dokumente an, die in mehreren Schritten bearbeitet werden. Beispielsweise ein Angebot, von dem häufig mehrere Versionen erstellt werden, stets mit Anpassungen aufgrund weiterer Gespräche oder Verhandlungen. Andere Beispiele sind etwa Besuchs- oder Inspektionsberichte, zu denen in verschiedenen Stadien Informationen hinzugefügt werden, die alljährliche Aktualisierung eines Vertrages, Berichte von Beurteilungsgesprächen oder Behandlungspläne.
In ITP/CCM 4 ist es nunmehr möglich, ein früher erstelltes Dokument zu öffnen und weiter zu bearbeiten. Alle ausgewählten Optionen und Texte bleiben erhalten und müssen nicht erneut eingegeben werden. Das bedeutet optimale Nutzung vorhandener Informationen. Gleichzeitig wird viel Zeit und Energie gespart, da sich die Mitarbeiter ausschließlich auf die Erfassung neuer Daten konzentrieren können.
Verfügbarkeit: ITP/CCM 4 ist ab sofort weltweit verfügbar.
Über Aia Software:
Aia Software ist ein weltweit führender Spezialist für Dokumentenlösungen. Die ITP Dokumenten-Plattform ist die optimale Software zum Erstellen relevanter, personalisierter und unternehmenskritischer Dokumente. Über 1.000 Unternehmen weltweit haben ITP bereits als die integrierte Lösung zum automatischen Erstellen von Standard-Dokumenten in großer Zahl, für maßgeschneiderte, individuelle Korrespondenz und zum Ausfüllen dynamischer elektronischer Formulare gewählt. ITP ermöglicht es Unternehmen, Dokumenten-Schablonen als Vorlagen zu verwenden und Inhalte von Textbausteinen zu verwalten. Außerdem lässt sich ITP nahtlos an alle bestehenden Geschäftsapplikationen anbinden. Aia Software ist ein unabhängiges Unternehmen mit Hauptsitz in den Niederlanden und Niederlassungen in Australien, Deutschland, Großbritannien und Nordamerika.
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