Digitale Eingangspostbearbeitung mit Lösung von ALOS und AnyDoc Software
Zum ersten Mal in der Geschichte des Wettbewerbs ist eine von einem externen Dienstleister betriebene Poststelle mit dem Titel „Poststelle des Jahres“ ausgezeichnet worden. Gewinner ist die Mail Professionals GmbH mit ihrer für die E-Plus Gruppe betriebenen Poststelle. Der Titel „Poststelle des Jahres“ wird jedes Jahr vom renommierten „Postmaster Magazin“ vergeben.
2008 hat die Mail Professionals GmbH aus Frankfurt die Poststelle der E-Plus Mobilfunk GmbH übernommen und Schritt für Schritt zu einem umfassenden Service- und Dienstleistungszentrum für die Mitarbeiter in der Düsseldorfer Zentrale des Unternehmens ausgebaut.
Zusätzlich zu den klassischen Arbeiten einer Poststelle einschließlich der stetig wachsenden digitalen Bearbeitung der Eingangspost, für die Mail Professionals seit Mitte 2011 eine Scan- und Erkennungslösung von ALOS und AnyDoc Software einsetzt, überzeugten die Jury unter Vorsitz des „Postmaster Magazin“-Chefredakteurs Hans-Dieter Westhoff vor allem auch die zahlreichen zusätzlichen Dienstleistungen, die Mail Professionals GmbH im Auftrag der E-Plus Gruppe übernimmt. Dazu zählen unter anderem die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, die Ausgabe und die Reparaturüberwachung von Mitarbeiter-Telefonen sowie die Werbematerialverwaltung.
Für Ekkehard Hahn, Geschäftsführer der Mail Professionals GmbH, bedeutet dies vor allem eine Bestätigung des sicherheits- und kundenorientierten Konzeptes: „Wir sind stolz darauf, im Rahmen unserer Tätigkeit für E-Plus zur „Poststelle des Jahres 2012″ gewählt worden zu sein. Gleichzeitig sehe ich die Auszeichnung als Beweis, dass Bedenken wegen der Sicherheit oder der Flexibilität von ausgelagerten Poststellen unbegründet sind.“ Ekkehard Hahn ist bereits seit über 20 Jahren in der Informationslogistikbranche tätig und verfügt über ein umfangreiches Know-how, das er unter anderem in Seminaren zu Postdienstleistungen weitergibt.
Bronislaw Wieruszewski, Abteilungsleiter im Facility Management bei E-Plus: „Mit Mail Professionals haben wir einen Partner gefunden, der konstant sehr gute Leistungen bringt. Mitarbeiter der Poststelle weisen uns selbstständig auf mögliche Neuerungen und Kostenreduktionen hin. Diese Offenheit wurde nun von einer neutralen Jury ausgezeichnet, und darüber freuen wir uns natürlich mit.“
Die derzeit in der E-Plus-Poststelle tätigen Mitarbeiter der Mail Professionals GmbH bearbeiten am Düsseldorfer Hauptsitz täglich über 900 eingehende sowie rund 740 ausgehende Poststücke. Innerhalb des Hauses werden bei der Postverteilung und -abholung fortlaufend circa 85 Stellen bedient. Die Bearbeitung der ein- sowie der ausgehenden Post erfolgt nach von E-Plus festgelegten und schriftlich dokumentierten Vorgaben. Ekkehard Hahn: „E-Plus hat Mail Professionals durch präzise Service-Level-Agreements den Rahmen vorgegeben und uns dadurch erlaubt, unsere Stärken voll auszuspielen. Das interne Servicecenter fasst einzelne Dienstleistungs-Komponenten zu einer abgerundeten Gesamtdienstleistung zusammen.“
Ein besonderes Highlight im Dienstleistungsportfolio von Mail Professionals für E-Plus ist die digitale Eingangspostbearbeitung, bei der eine moderne Erfassungslösung von ALOS und AnyDoc Software zum Einsatz kommt. Im ersten Schritt wurde Mitte 2011 das frühe Scannen und automatische Erfassen der Eingangsrechnungen von E-Plus durch Mail Professionals übernommen. In enger Abstimmung mit dem Fachbereich von E-Plus entschied man sich für das Lösungsangebot von ALOS, bestehend aus modernen Scannern und der Rechnungslösung AnyDoc®INVOICE?. Besonders wichtig waren für Mail Professionals und E-Plus neben der Erkennungsqualität der Lösung die einfache Übergabe der erfassten Daten und Images an SAP und das bereits bei E-Plus im Einsatz befindliche elektronische Archiv-System.
Motiviert durch den von allen Beteiligten als sehr erfolgreich bewerteten Einsatz des Systems ist geplant, mit der Lösung von ALOS und AnyDoc Software sukzessive weitere Eingangspostbelegarten unterschiedlicher Fachbereiche in der Poststelle zu scannen und automatisch zu klassifizieren.
Die Preisverleihung zur „Poststelle des Jahres 2012“ fand am 8. März im Rahmen der CeBIT im Radisson Blu Hotel Hannover statt.
Über die Mail Professionals GmbH
Die MAIL PROFESSIONALS GmbH wurde im Februar 2005 gegründet und hat sich auf die Beratung, die Optimierung und dem Betrieb von internen Postprozessen spezialisiert. Das Unternehmen verfügt über jahrzehntelange Erfahrungen auf dem Gebiet der Postdienstleistungen sowie der Prozess- und Kosten-Optimierung. Die MAIL PROFESSIONALS GmbH ist bundesweit bei namhaften Unternehmen im Einsatz. Die Firmengrundsätze basieren auf den fünf Prinzipien Fairness, Qualität, Leistung, Offenheit und Innovation. Ihre Unternehmensphilosophie bündelt sich in der von der Auszeichnung erneut bestätigten Aussage: MAIL PROFESSIONALS – Leistung, die sich beweist.
Ansprechpartner: Ekkehard Hahn
Tel. +49 (0) 69 / 339 959 0
info@mailprofessionals.de
Über die ALOS GmbH
Die ALOS GmbH ist ein beratendes Systemhaus für Enterprise Content Management (ECM) mit Sitz in Köln. Das Unternehmen beschäftigt rund 80 Mitarbeiter, die bundesweit umfassende Services erbringen. Diese reichen von der Konzeption über die Einführung bis zum Betrieb der eingeführten ECM-Lösung. Außerdem verfügt ALOS über herstellerautorisierte Serviceorganisationen für Software-Support sowie Reparatur und Wartung von Imaging Hardware vor Ort. Zu den Kunden von ALOS zählen Unternehmen aller Branchen. Das mehr als 50 Jahre bestehende Systemhaus legt seit jeher höchsten Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und eine hohe Servicekompetenz.
Ansprechpartner: Andreas Rische
Tel. +49 (0) 2234/4008/138
andreas.rische@alos.de
AnyDoc Software GmbH mit Hauptsitz in den USA und Niederlassungen in der Schweiz, Deutschland und UK bietet intelligente Lösungen für die automatische Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art. Sie setzt dabei maßgeblich auf Eigenentwicklungen. Durch die Lösungen von AnyDoc® Software konnten bereits Millionen von Arbeitsstunden für die manuelle Klassifikation und Datenerfassung eingespart und gleichzeitig die Datenqualität erhöht werden.
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