Für einen erfolgreichen Projektverlauf braucht es drei Bausteine: Struktur, Dynamik – und den Wald. Davon ist die langjährige Beraterin Heike Hilberer überzeugt. Sie offeriert das von ihr geprägte „organische Projektmanagement“, bei dem Projekte als lebendige Organismen verstanden und auch über einen steinigen Weg zum Ziel geführt werden. Vorausgesetzt, Wahrnehmung und Orientierung stimmen.
Warum sind so viele (IT)-Projekte in Unternehmen mit Problemen behaftet bzw. scheitern einfach?
Heike Hilberer: Scheitern heißt, das Ergebnis entspricht hinsichtlich Termin- und Budgeteinhaltung sowie Leistungsumfang nicht den Erwartungen. Das bedeutet entweder, das Ergebnis ist tatsächlich schlecht. Oder das Ziel wurde im laufenden Projekt nicht den tatsächlichen Anforderungen angepasst. In beiden Fällen stellt sich die Frage, warum diese Diskrepanz nicht rechtzeitig erkannt wurde.
Um ein Scheitern zu vermeiden, müssen Kriterien für den Erfolg und Meilensteine festgelegt sein. Damit wird das Ziel messbar und handhabbar. In Projekten wird dieser Operationalisierung oft zu wenig Rechnung getragen. Wer nicht weiß, wo die Reise hingehen soll, merkt aber auch nicht, ob er auf dem falschen Weg ist. Dabei sind es gerade die frühen, meist konzeptionellen Fehler, die richtig teuer werden können. Die herkömmlichen „harten“ Kennzahlen reichen für eine umfassende Standort-Bestimmung im Projekt meistens nicht aus.
Es gibt auch Fälle, in denen der Weg richtig ist, das Ziel aber korrigiert werden muss. Deshalb ist es genauso wichtig, das Ziel regelmäßig zu hinterfragen. Haben sich wichtige Umfeldbedingungen verändert, denen Rechnung getragen werden muss? Hat der Kunde (noch) das gleiche Verständnis?
Auch einem anderen, wenn nicht dem wesentlichen Erfolgsfaktor im Projekt – den beteiligten Menschen – wird oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Es sind vor allem die sogenannten „soft facts“, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Den Mitarbeitern muss das Projektziel klar sein, ihre Eigenverantwortung gestärkt werden. Ein verunsicherter Mitarbeiter macht nur Dienst nach Vorschrift und schiebt Verantwortung von sich – das gefährdet ein Projekt. Wenn die Projektleitung es schafft, die Potenziale der Mitarbeiter zu nutzen und in ein Team zu integrieren, kann jede Hürde gemeistert werden.
Was können wir vom Wald für das Projektmanagement lernen?
Heike Hilberer: Betrachtet man den Wald und das Projekt unter einem „ökologischen“ Aspekt, so sind beide vernetzte Sozialgebilde und Wirkungsgefüge. Die Prozesse und Gesetzmäßigkeiten, die in einem solchen Wirkungsgefüge herrschen, sind es, die vergleichbar sind.
Beide stehen in Beziehung zu einem größeren Ökosystem: der Wald zu seinem Umland, das Projekt zu seinem Umfeld in Form des Unternehmens, der Kunden, der Gesellschaft – um nur einige zu nennen.
Auch den Umgang mit Zeit kann man vom Wald lernen. Ein Förster pflanzt Bäume, die erst einige Generationen nach ihm geerntet werden, und übernimmt Bestände, die Generationen vor ihm begründet wurden. Seine Tätigkeiten und Entscheidungen müssen aber im Hier und Jetzt erfolgen, jedoch immer ausgerichtet sein auf ein längerfristiges Ziel.
Aus all dem kann man Gesetzmäßigkeiten ableiten, die für ein lebendiges Projekt und ein lebendiges Projektmanagement gelten.
Ihre Lösung heißt „organisches“ Projektmanagement. Was unterscheidet es von anderen Lösungsansätzen?
Heike Hilberer: Auch für das organischen Projektmanagement sind die bekannten und bewährten Werkzeuge und Methoden wie z. B. eine fundierte Planung, klare Zielvorgaben und eine transparente Vorgehensweise die Basis.
Ein Projekt ist aber lebendig und mehr als das magische Dreieck Ressourcen, Termine und Ergebnis. Ich betrachte die Menschen und das Projekt dynamisch, eben als ein Wirkungsgefüge. Die „harten“ Fakten sind zu hinterfragen und mit den weichen Faktoren in Verbindung zu bringen. Informationen müssen im Kontext der jeweiligen Projektsituation interpretiert werden. Oft liegen die wichtigen Indikatoren aber nicht klar auf der Hand und man muss auf „Spurensuche“ im Projekt gehen, gerade wenn es um Probleme in der Kommunikation und Zusammenarbeit geht.
Gleichzeitig darf das Projektziel nicht aus den Augen verloren werden. Führen die Meilensteine zum anvisierten Ziel oder müssen diese angepasst werden? Wie verhält sich das Umfeld und welche Auswirkungen hat dies auf das Projekt und das -ziel? Muss in der Zielsetzung eine Korrektur erfolgen? Oder muss das Projekt vielleicht sogar ganz eingestellt werden? Ein rechtzeitiger Projektabbruch ist nur die äußerste Lösung, aber besser, als Ressourcen und Budget unnötig zu verschwenden. Beim organischen Projektmanagement geht es darum, immer eine möglichst gute Transparenz über die Projektsituation zu haben, den Blick nach vorne zu richten und gleichzeitig situationsbedingt zu agieren.
Und genauso wie es im Wald viele verschiedene Pflanzen- und Tierarten gibt, die alle notwendig sind für ein stabiles und leistungsfähiges Ökosystem, so ist auch im Projekt „Biodiversität“ notwendig. Die Fähigkeiten und Talente der einzelnen Personen zu kennen, zu schätzen und richtig einzusetzen ist ein unverzichtbarer Teil des organischen Projektmanagements.
Für welche Branche ist diese Form des Projektmanagements geeignet, bzw. ist dafür ein Mindestumfang eines Projekts erforderlich?
Heike Hilberer: Das organische Projektmanagement ist für jede Branche geeignet. Meine Erfahrungen kommen aus IT-Projekten, die in unterschiedlichen Branchen angesiedelt waren. Die Knackpunkte in Projekten sind aber meist vergleichbar. Wichtig ist es, ein Verständnis für die jeweiligen Gegebenheiten beim Kunden zu entwickeln, die Fach-Spezialisten selbst sitzen aber beim Kunden. Mein Angebot ist es, das Projektmanagement-Know-how beizusteuern. Die konkrete Ausprägung, also in welcher Rolle und zeitlichen Intensität, hängt von der jeweiligen Projektsituation ab.
Eine Mindestgröße für organisches Projektmanagement gibt es nicht. Man kann das mit einem Rezept vergleichen: ein Menü für vier Personen kann man alleine zuhause zubereiten. Das gleiche Menü für 50 oder 60 Personen schafft man aber nicht alleine in der eigenen Küche. Dafür benötigt man eine längere Vorbereitungszeit, mehr Personal, andere Räumlichkeiten usw. Das organische Projektmanagement ist vergleichbar mit dem Rezept, aber nicht mit dem fertigen Menü. Es trägt dazu bei, dass das Menü gelingt. Dabei gibt es keine feste, d. h. fixierte Vorgehensweise, diese wird den Anforderungen im jeweiligen Projekt angepasst. Ich bin ein Verfechter von Strukturen, die Halt geben aber dennoch flexibel sind – wie im Wald.
Was tun Sie beim organischen Projektmanagement, um das Projekt einer Firma richtig gut zu organisieren?
Heike Hilberer: Es geht darum, das Projekt in eine lebendige Struktur zu bringen, einerseits mit methodischem Vorgehen aber andererseits auch mit dem notwendigen Spielraum für den kreativen Umgang mit Herausforderungen. Das organische Projektmanagement schafft ein gutes Fundament, um Halt und Sicherheit zu geben, ohne das Projekt und die Teilnehmer einzuengen. Bei den Prozessen lege ich das Augenmerk oft auf die Schnittstellen, wo die Gefahr von Fehlern und Missverständnissen liegt. Auch im Wald sind Übergänge wie Waldränder oder instabile Flächen im Bestand oft die neuralgischen Punkte, da hier z. B. der Sturm gerne ansetzt und Löcher reißt.
Zahlen und Daten sind wichtig, im Vordergrund steht aber, was damit passiert, was daraus für die jeweilige Situation abgeleitet wird. Entscheidend ist, Transparenz zu schaffen, auch im Hinblick auf mögliche Risiken. Risiken werden mit einem Projekt immer eingegangen, wichtig ist aber, wie man damit umgeht, wie man darauf vorbereitet ist.
Wie sind Sie auf die Idee des „organischen“ Projektmanagements gekommen?
Heike Hilberer: Ich habe irgendwann gemerkt, dass ich unbewusst immer auf die Kenntnisse aus meinem Forststudium zurückgegriffen habe und den Wald vor Augen hatte, wenn ich in einem Projekt auf Probleme gestoßen bin. Ob es um den Lebenszyklus geht, den Zeitbegriff, die Struktur oder die Stabilität. Und dann habe ich begriffen, dass mein Studium und mein Arbeitsleben gar nicht so weit voneinander entfernt liegen. Das organische Projektmanagement ist die Symbiose meiner zwei Seelen. Wenn man sich am Wald orientiert und die Gesetzmäßigkeiten der Natur auf ein Projekt überträgt, führt das schlussendlich zum Erfolg. Mir kommen die besten Ideen zudem immer beim Joggen – im Wald.
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