Immer mehr Sportvereine lagern ihre Mitgliederverwaltung aus
Als Dienstleister für Mitgliederverwaltung betreut die KomServ GmbH überwiegend (Hilfs)-Organisationen im humanitären Bereich, etwa den Malteser Hilfsdienst, und Vereine und Verbände, die im Natur- und Tierschutz tätig sind. Zunehmend sind es seit rund zehn Jahren nun auch Sportvereine, die ihre Mitgliederverwaltung an die KomServ auslagern. Neu seit Juli 2018: der OSV Hannover 1923, ein Sportverein mittlerer Größe. Welche Gründe führen zu der Entscheidung, einen externen Dienstleister zu beauftragen und welche Vorteile ergeben sich?
Sportvereine können – wie viele andere Organisationen – nur durch das Engagement von Ehrenamtlichen existieren. Trainer, Vorstandsmitglieder, Betreuer; sie alle tragen weitgehend unbezahlt zu einem gesunden Vereinsleben bei. Die Verwaltungsarbeiten eines Vereins zu übernehmen, wird allerdings immer unattraktiver. Hierfür reicht das ehrenamtliche Engagement vieler Vereinsmitglieder nicht mehr aus. Das ist wenig verwunderlich, wenn man die gesetzlichen Neuerungen wie etwa die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) betrachtet, die im Mai dieses Jahres in Kraft trat. Die Verwaltungsarbeiten werden komplizierter und es drohen Fehler, die dem Verein empfindlich schaden könnten. Eine hohe Fluktuation im Posten „Kassenwart“ ist keine Ausnahme – das hat Folgen.
Etwa fünf bis zehn Prozent aller Datensätze sind fehlerhaft, so die Erfahrung der KomServ GmbH bei der Bestandsbereinigung von Mitgliederdateien. Dies betrifft nicht nur Adressen und Telefonnummern, sondern auch mangelnde Beitragsanpassungen, etwa wenn der „Jugendliche“ längst zu einem „Vollzahler“ geworden ist. Zudem übernimmt ein externer Dienstleister die für Vereinsmitglieder eher unangenehme Leistung der Mahnverfahren, sichert durch eine telefonische Hotline eine ständige Erreichbarkeit zu den üblichen Bürozeiten und sichert die Daten streng nach dem geltenden Gesetz.
Auf eine Amortisierung der Kosten für den externen Dienstleister braucht ein Verein übrigens nicht zu warten, sie lassen sich als geringe Verwaltungsgebühr an die Mitglieder weiterleiten. Diese sind hiermit erfahrungsgemäß einverstanden. Der gewissenhafte Umgang mit ihren Daten, die telefonische Erreichbarkeit und die genaue Abwicklung aller Beitragsangelegenheiten ist es ihnen wert.
Die KomServ GmbH in Burgwedel bei Hannover ist auf die Mitgliederverwaltung von Vereinen und Verbänden spezialisiert. Das Expertenteam übernimmt die Kommunikation und Verwaltungsprozesse von Organisationen jeder Größe.
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