Die Multichannel-Agentur Wiethe Group vereinfacht ihr Kontakt- und Verteilermanagement mit webbasierter PR-Software
Die Wiethe Group mit Hauptsitz in Georgsmarienhütte ist eine Full-Service Agentur für Marken- und Unternehmenskommunikation. Dabei bieten sie ihren Kunden ein breites Angebot in den Bereichen Print, Foto, e-Commerce und Online-Marketing. Seit Ende Mai 2012 nutzt die Agentur die PR-Software PressFile mit dem Ziel, das Kontaktdatenmanagement ihrer PR-Abteilug nachhaltig zu vereinfachen. Der Entscheidung ging eine umfassende Marktrecherche voraus. Dabei zeigte sich, dass PressFile – im Gegensatz zu anderen Software-Lösungen – von Anfang an alle Anforderungen erfüllte. Darunter zählten vor allem Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit sowie die Unterstützung der täglichen Arbeitsprozesse. „Was früher Stunden in Anspruch nahm, erledigt sich dank PressFile mit nur einem Klick“, resümiert Carina Schulz, PR-Referentin der Wiethe Group. Laut ihrer Aussage ermöglicht Pressfile dem gesamten Team die übersichtliche Pflege und Verwaltung ihrer Kontaktdaten sowie die schnelle Erstellung von Verteilern für personalisierte Aussendungen per E-Mail oder Post. Zudem können alle Funktionalitäten der browserbasierten Software auch unterwegs genutzt werden. Für die Kommunikationsexperten ist es somit ein Leichtes, auch kurzfristig den Bedürfnissen ihrer Kunden nachzukommen.
Mit der Implementierung von PressFile verabschiedet sich die PR-Abteilung der Wiethe Group von der wartungsintensiven Kontaktdatenverwaltung per Excel-Tabelle. „Besonders mühsam war es, die rund 600 Ansprechpartner manuell auf dem aktuellen Stand zu halten und einzelnen Verteilern zuzuordnen. Dementsprechend zeitaufwändig gestaltete sich der Versand von Pressemeldungen“, so Carina Schulz. Seit Ende Mai sind Zeitfresser dieser Art passé. PressFile garantiert der Kommunikationsabteilung ein übersichtliches Datenmanagement, bei dem sich einzelne Kontakte im Nu um- oder aussortieren lassen. Zudem können die Nutzer mit wenigen Klicks Verteiler neu erstellen oder zusammenführen. Sämtliche Vorgänge – vom Redaktionsbesuch bis hin zu Veröffentlichungen – werden automatisch in der PressFile-History für das gesamte Team dokumentiert und sind zudem jedem User eindeutig zuordenbar. Dadurch entsteht vor allem eine transparente Grundlage für die spätere Erstellung von kundenspezifischen Berichten und Clipping-Auswertungen.
Die Wiethe Group wurde 1993 als Agentur für Marken- und Unternehmenskommunikation gegründet und beschäftigt heute 135 Mitarbeiter mit den unterschiedlichsten Fachkompetenzen – vom Webdesigner bis zum Texter. Aufmerksam wurde Carina Schulz auf den deutschen Anbieter PressFile Europe GmbH im Rahmen eines PR-Seminars. Nachdem sich die IT-Abteilung der Agentur eingehend mit weiteren Software-Anbietern auseinander gesetzt hatte, fiel die Entscheidung für PressFile leicht. Ausschlaggebend dafür war nicht zuletzt der ASP-Betrieb (Application Service Providing). Im Rahmen dessen wird PressFile gegen monatliche Nutzungsgebühren vom Anbieter zur Verfügung gestellt. Im Gegensatz zu vor Ort installierten Lösungen gewährleistet PressFile auf diese Weise die unkomplizierte Abwicklung von Wartung und Support. Die Implementierung erfolgte bei der Wiethe Group ohne größeren Schulungsaufwand und nahm keinerlei Einfluss auf laufende Projekte. Innerhalb eines halben Tages lernten die User die Tipps und Tricks im Umgang mit der klar strukturierten Benutzeroberfläche kennen. In einem zentralen Fenster mit einheitlichen Spalten erfolgt die Aufteilung aller nötigen Informationen und Tools. Die Oberfläche kann somit intuitiv sowie zielgerichtet im Sinne eines reibungslosen Workflows genutzt werden. Des weiteren gehört die lange Suche nach dem richtigen Ansprechpartner mit zugehöriger E-Mail-Adresse oder Telefonnummer unter Anwedung der detaillierten Suchfunktion der Vergangenheit an.
Doch nicht nur die Funktionalitäten der PR-Software überzeugten die Wiethe Group. „Von Anfang an hatten wir das Gefühl, mit PressFile Europe einen verlässlichen Partner gefunden zu haben. Bei Fragen können wir uns direkt an die Mitarbeiter wenden und erhalten zeitnahen Support“, so Carina Schulz abschließend.
Über die Wiethe Group GmbH
Die Wiethe Group GmbH ist eine 1993 gegründete Multichannel-Agentur mit Hauptsitz in Georgsmarienhütte. Das 360-Grad-Unternehmen betreut seine Kunden in allen Bereichen der Kommunikation. Die Wiethe Group besteht aus drei Geschäftsbereichen: „Wiethe Kommunikativ“ ist für klassische Werbung und Marketing zuständig. Die E-Commerce- und Multimedia-Agentur „Wiethe Interaktiv“ kümmert sich seit 2001 um Full Service E-Commerce-Lösungen, Webdesign, E-Branding, CMS-Entwicklung, Backoffice-Lösungen und Online-Marketing. 2005 ist in Bremen die Full-Service-Fotoagentur „Wiethe Objektiv“ entstanden, die sich in dem 4.000 Quadratmeter großen Studio auf Shootings für E-Commerce, Online- und Offline-Werbung, Mode, Architektur, 360 Grad/3D-Fotografie und Film spezialisiert hat. Zu den Kunden von Wiethe gehören Brands wie Mustang, Marc O“Polo, Tom Tailor, Engelhorn und Seidensticker.
Bildrechte: PressFile Europe GmbH
PressFile ist ein Produkt des US-amerikanischen Softwareunternehmens Small Company mit Sitz in Miami und New York. Die ursprünglich FileMaker-basierte Anwendung wurde 2005 als webbasierte Lösung auf den Markt gebracht. Heute setzen zahlreiche Unternehmen weltweit auf PressFile, darunter FileMaker selbst, Sony Inc., die New York Public Library oder die Harvard University Press. Zu den Anwendern in Deutschland gehören Unternehmen wie die Rossmann Drogeriemärkte, Falke/Burlington oder Erdgas Schwaben. Seit 2009 wird die PR-Lösung von der PressFile Europe GmbH auch im gesamten deutschsprachigen Raum vertrieben. Zielgruppe sind PR-Agenturen sowie Presseabteilungen, die unterschiedliche Presseverteiler adressieren und ihre Prozesse im Verteiler- und Kontaktmanagement optimieren wollen.
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