Die Standardsoftware IQAkte Personal von IQDoQ als Alternative zum Individualprojekt
IQDoQ
Bad Vilbel, 21.06.2011 – IQDoQ gibt die erfolgreiche Einführung seiner digitalen Personalakte beim Heidelberger Kabelnetzbetreiber Kabel BW bekannt. Mit der IQAkte Personal hat das Unternehmen mit mehr als 700 Mitarbeitern einer Standardsoftware den Vorzug gegenüber einem eigenen Entwicklungsprojekt gegeben. Ausschlaggebend war die kurze Implementierungszeit zur Einführung des Systems: Nicht mehr als fünf Tage benötigte IQDoQ, um seine Lösung an die Kundenbedürfnisse anzupassen, diese gemeinsam mit der IT-Abteilung des Kunden zu installieren und die Personalsachbearbeiter darauf zu schulen. Bereits in der Schulung wurden die ersten Bestandsakten erfasst und produktiv mit der digitalen Personalakte gearbeitet. Seit Mai läuft die Lösung nun im umfassenden Produktivbetrieb.
„Anfangs hatten wir Bedenken, dass uns das Vorsortieren der rund 850 Bestandsakten für ihre Digitalisierung mehr Zeit kosten würde, als wir mit einer digitalen Personalakte gewinnen“, sagt die Verantwortliche für Entgelt & HR Systeme bei Kabel BW, Manuela Burzynski, die das System einführte. „Erst als uns dann klar wurde, dass wir die Akten vollständig scannen lassen und danach elektronisch in Register und Einzeldokumente trennen können, haben wir uns intensiv nach einer Lösung umgesehen.“ Die ebenfalls denkbare Eigenentwicklung hat sie mit ihrer langjährigen Projekterfahrung schnell verworfen: „Zwar hätte die IT gerne alles aus einer Hand gehabt und dafür auf unserem vorhandenen Dokumenten-Management-System aufgesetzt, aber das wäre ein langwieriges Projekt geworden, bei dem einfach zu viel hätte schief gehen können.“
Bei der Evaluation der auf dem Markt erhältlichen Lösungen setzte sich schließlich das Produkt IQAkte Personal von IQDoQ durch. Vor allem hinsichtlich der wichtigsten Kundenanforderung, nämlich der intuitiven Bedienbarkeit, überzeugte die Standardlösung. Dazu trug auch die visuelle Anwendungskomponente DoQFlow bei, die eine moderne 3-D-Ansicht auf Dokumente inklusive Blätterfunktion bietet. Dass die Lösung in nur fünf Tagen angepasst implementiert sei, habe sie eigentlich für einen Werbegag gehalten, schmunzelt Manuela Burzynski im Rückblick. Umso überraschter war sie, als IQDoQ bereits zum Workshop eine Anwendung mit allen vorher abgefragten Anpassungswünschen vorstellte, die nur noch minimal geändert werden musste.
Bei der Installation der digitalen Personalakte importierte IQDoQ auch die Mitarbeiterstammdaten aus dem SAP ERP und legte die erforderlichen Rollen und Berechtigungen an. Mit der nachfolgenden Anwenderschulung war die Einführung dann abgeschlossen. Die Bestandsakten ließ Kabel BW von einem Dienstleister einscannen, sodass diese nach zwei Wochen komplett digital zur Verfügung standen. Die Dokumente liegen seitdem jeweils gesammelt in einem Register mit Stichtag: Die IQAkte Personal hat sich als so übersichtlich erwiesen, dass auf die ursprünglich geplante Dokumententrennung verzichtet wurde.
Für Manuela Burzynski hat sich die schnelle Einführung ebenso schnell bezahlt gemacht: „Nun haben wir alle Dokumente revisionssicher archiviert und an unseren drei Standorten jederzeit verfügbar.“ Darüber hinaus spart der unmittelbare elektronische Datenaustausch mit Gehaltsabrechnungsdienstleistern auch Porto und Kopierzeit. „Die meiste Zeit gewinnen wir aber, weil wir endlich das Administrationsmonster besiegt haben“, so ihr Fazit.
Webinar zum Projekt bei DATAKONTEXT:
Titel: „Einführung einer digitalen Personalakte – Schnell implementierte Standardlösung oder individuell ausgeschriebenes IT-Projekt?“
Referenten: Jochem Brost, Business Development Manager, IQDoQ GmbH;
Manuela Burzynski, Expertin Entgelt & HR Systeme, Kabel Baden-Württemberg GmbH
Termin: 28.06.2011, 15 bis 16 Uhr
Weitere Informationen und Anmeldung unter: http://www.iqdoq.de/service/messen-und-veranstaltungen.html
Über Kabel BW
Kabel BW ist Baden-Württembergs wachstumsstarker, innovativer Anbieter für schnelles Internet, Telefon und TV (Triple Play). Mit 2,4 Millionen Kunden ist Kabel BW heute einer der größten Kabelnetzbetreiber Europas und in jedem zweiten Haushalt in Baden-Württemberg vertreten. Kabel BW bietet attraktive Paket-Angebote mit hervorragendem Preis-Leistungs-Verhältnis und sehr hohen Internet-Bandbreiten (bis 100 MBit/s) und Telefon-Flatrate an. Durch die großflächige Netzmodernisierung können 99% der 3,6 Mio. kabelversorgte Haushalte in Baden-Württemberg die „CleverKabel“-Angebote bereits nutzen. Im modernisierten Kabelnetz stehen dabei pro Haushalt insgesamt mehr als 5 GBit/s (5000 MBit/s) für Internet, Telefon und TV zur Verfügung. Kabel BW Kunden können aktuell analog und digital bis zu 400 TV-Programme (auch 30 HDTV-Sender) sowie 150 Radio-Kanäle empfangen. Mit der „Kabel BW Videothek“ bietet Kabel BW außerdem ein eigenes Video-on-Demand-Angebot.
IQDoQ (www.IQDoQ.de) ist das auf Software zum Dokumentenmanagement spezialisierte Tochterunternehmen der MATERNA-Gruppe. Seit über 25 Jahren realisiert IQDoQ prozessoptimierende digitale Aktenlösungen auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems HyperDoc und des Output-Management-Systems FormText. Der Geschäftsbereich IQAkten fasst das umfangreiche Know-how aus rund 1.000 Projekten zu individuell anpassbaren und kostengünstigen Standardlösungen für spezielle Aufgabenstellungen zusammen, etwa zur digitalen Personalakte IQAkte Personal.
Unter den mehreren 10.000 Anwendern der IQDoQ-Lösungen für effizientes Dokumentenmanagement finden sich mittelständische ebenso wie große Unternehmen, unter anderem die DAK, der Deutsche Paket Dienst, trans-o-flex, die Spar Handels GmbH, Le Meridien, die Deutsche Post, das Weingut Gerhardt sowie die Klaus Faber AG mit ihren jeweiligen Mitarbeitern und Kunden.
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