Aktuelle Umfrage unter 5.500 Records Managern / 5 Tipps für ein effizientes Informationsmanagement
Hamburg, 27. Juli 2011 – Die Mehrheit der Unternehmen sieht großen Nachholbedarf beim effizienten Umgang mit den eigenen Informationen. Das zeigt eine aktuelle Studie von Iron Mountain, weltweiter Anbieter von Services für das Informationsmanagement, unter 5.500 Unternehmensverantwortlichen aus dem Bereich Dokumenten- und Informationsmanagement (Records Manager): Zwar zählen 90 Prozent der Befragten effiziente Geschäftsabläufe zu den wichtigsten Unternehmenszielen. Gleichzeitig sind aber 93 Prozent mit ihren derzeitigen Prozessen unzufrieden. Dennoch strukturieren die meisten Unternehmen erst unter Handlungszwang – etwa einem Prüf- oder Gerichtsverfahren – die eigenen Geschäftsprozesse neu. Dadurch laufen sie nicht nur Gefahr, gegen gesetzliche Vorschriften wie beispielsweise der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) zu verstoßen. Gleichzeitig lassen sie sich für den Wettbewerb wertvolle Zeit- und Kostenvorteile entgehen. Wie sich die eigenen Informationen bereits mit wenigen Maßnahmen effizienter in die täglichen Geschäftsabläufe einbinden lassen, zeigt Iron Mountain anhand von fünf Tipps.
Fünf Tipps für effizienten Umgang mit Informationen
– Informationen zugänglich machen: Dokumente wie Verträge, Bestellungen oder Rechnungen bilden die Arbeitsgrundlage eines Unternehmens. Deshalb sollte den berechtigten Mitarbeitern der Zugriff auf die relevanten Daten so einfach wie möglich gemacht werden. Unternehmensinterne Richtlinien vermeiden dabei Kompetenzüberschneidungen und unberechtigte Zugriffe.
– Informationen digitalisieren: Das papierlose Büro wird es auch in Zukunft nicht geben. Unternehmen benötigen deshalb einfache Prozesse, um wichtige und häufig verwendete Dokumente kontinuierlich zu digitalisieren und so Medienbrüche zu vermeiden. Digitalisierte Dokumente können einfacher verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen zur Verfügung gestellt werden. Zudem lässt sich leichter nachvollziehen, wo sie sich im Unternehmen befinden.
– Unnötige Kopien vermeiden: In Unternehmen werden nach wie vor viel zu viele unnötige Kopien gemacht. Dabei geraten Akten durcheinander, Papiere werden verlegt oder gehen sogar verloren. Das langfristige Ziel sollte deshalb die Digitalisierung wichtiger Dokumente sein, die einen zentralen, standortunabhängigen Zugriff auf alle Informationen ermöglicht.
– Einen Notfallplan ausarbeiten: Geschäftskritische Daten benötigen besonderen Schutz. Selbst im Fall eines Datenverlusts muss der Zugang zu diesen Informationen gesichert sein, um den laufenden Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten.
– Abläufe einfach halten: Häufig sind beispielsweise für die Freigabe eines Dokuments mehr Unterschriften notwendig, als eigentlich erforderlich. Deshalb sollten Unternehmen ihre Abläufe im Umgang mit Informationen überprüfen und gegebenenfalls vereinfachen. Klare Regeln für die Zuständigkeiten im Informationsprozess können dabei auch langfristig Zeit und Arbeitsaufwand sparen.
Nutzung externer Services für das Informationsmanagement
Mit seinen umfassenden Archiv- und Digitalisierungsservices unterstützt Iron Mountain Unternehmen bei der Umsetzung dieser Maßnahmen. Dadurch können sie ihre Informationen medienbruchfrei – sowohl in Papier- als auch digitaler Form – in die Geschäftsprozesse einbinden und langfristig die unternehmensinternen Abläufe straffen. Das maßgeschneiderte Portfolio von Iron Mountain beinhaltet unter anderem folgende Services:
– Scannen archivierter Dokumente: Bei diesem Service werden die bei Iron Mountain eingelagerten und selten genutzten Dokumente auf Anfrage eingescannt (Image on Demand) und berechtigten Mitarbeitern bei Bedarf zum Beispiel über ein sicheres Webportal zur Verfügung gestellt. Sollen alle Akten in digitaler Form vorliegen, ist ebenso das hochvolumige Scannen vollständiger Archive möglich.
– Geschäftsprozessmanagement: Mit diesem Service kann Iron Mountain Prozesse wie beispielsweise die gesamte Rechnungseingangsbearbeitung eines Unternehmens übernehmen. Dabei digitalisiert und prüft der externe Dienstleister die Rechnungen und bereitet sie dann standardisiert auf. Das Unternehmen erhält so nur noch Rechnungen in einheitlicher Form – ganz gleich in welcher Sprache, Währung oder Format diese ursprünglich ausgestellt wurden. Damit können Daten über mehrere Länder und juristische Einheiten hinweg aufbereitet werden. Die Services können von einzelnen Prozessschritten bis hin zu einer Full-Service-Lösung skaliert werden. Diesen Service können Unternehmen auch für andere Dokumentenarten in Anspruch nehmen – beispielsweise Verträge, Aufträge, oder Bewerbungen.
„Die effiziente Verwaltung von Informationen hat für Unternehmen geschäftsrelevante Bedeutung. Gleichzeitig nehmen die Komplexität und die Menge der zu verarbeitenden Daten weiter zu. Umso wichtiger sind deshalb straffe Geschäftsprozesse, mit denen Unternehmen Zeit und Kosten sparen – und sich dadurch einen wichtigen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Mit unseren individuell anpassbaren Services profitieren Unternehmen sofort von automatisierten Prozessen, lückenloser Transparenz und Datengenauigkeit. Gleichzeitig können sich Mitarbeiter und Führungskräfte wieder auf ihre wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren und beispielsweise Lieferantenbeziehungen aufgrund schnellerer Zahlungen verbessern“ sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
Weitere Informationen zum Scanning-Portfolio von Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de.
Über Iron Mountain
Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die für sie geeigneten Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit 60 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab – von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 3,1 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 643.
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