Ein Dienstplan unterliegt gewisser Normen und Regeln. Die Arbeitszeit für einen Arbeitnehmer auf eine Serviette schreiben und diesem die zu übergeben zählt nicht zu einem Dienstplan.
Im ersten Schritt gilt es die Übersicht und Verständlichkeit zu gewährleisten. Die Größe des Dienstplans sollte daher angemessen sein. Ebenso gehören sämtliche Symbole und Abkürzungen zu erläutern.
Inhaltlich gehören verschiedene Angaben in den Dienstplan wie: Vor- und Nachnahme des Arbeitnehmers, seine Qualifikation, die Sollarbeitszeit, Nachweis über Überstunden usw., der Dienstplanzeitraum, Unterschrift des Vorgesetzten, geplanter Dienst etc.
Es ist zu beachten, dass ein Dienstplan rechtliche als Urkunde eingestuft wird. Aufgrund dessen müssen Eintragungen und Änderungen jederzeit zweifelsfrei nachvollziehbar sein. Auch dürfen weder Tipp-Ex® oder Bleistifte verwendet werden. Ansonsten kann die Echtheit angezweifelt werden. Zudem dürfen keine Daten bis zur Unkenntlichkeit durchgestrichen werden.
Häufig wird ein Dienstplan auch als Dokumentationsgrundlage für Abrechnungen verwendet. Um diesen als solches zu verwenden ist es zwingend erforderlich die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von der geplanten unterscheiden zu können. So kann am Ende des Planungszeitraums die tatsächlich geleistete Arbeitszeit unter Berücksichtigung von beispielsweise evtl. geleisteten Überstunden erfolgen. Ein Übertrag auf den Folgezeitraum kann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer in Gleitzeit arbeitet.
Letztendlich kommt es auf eine genaue Dokumentation an. Die Webseite http://www.dienstplan-programm.de/ kann helfen den optimalen Dienstplan zu erstellen und zu verwalten. Dabei kann mit Hilfe von dinstplan-programm.de jegliche Gesetzesvorgaben berücksichtigt und umgesetzt werden damit der Dienstplan eine gültige Urkunde darstellt und rechtens ist. So kann der Dienstplan im vollen Umfang genutzt werden.