Pflegedienste und Krankenkassen haben für die Fahrten zu den Patienten pauschale Beträge vereinbart. Diese sind jedoch nach Berechnungen von Mitgliedern des VKAD wegen der steigenden Kraftstoffkosten bei weitem nicht mehr kostendeckend. Ambulante Pflegedienste haben angesichts hoher Personal- und Fahrzeugkosten nur eine geringe Marge. Jede optimierte Fahrt wirkt sich deshalb unmittelbar auf das Betriebsergebnis aus. Die PROCURA Ambulante Pflege aus Essen hat in einer internen Untersuchung berechnet, dass sie mit Hilfe von GPS-Ortungssystemen im Jahr über 200.000 Euro einspart. Die Anschaffung der Geräte hat sich innerhalb von nur drei Monaten gerechnet.
„Beim Einsatz der Fahrzeuge gibt es viele Einsparpotenziale“ erläutert Frank Gaertner, Geschäftsführer der PROCURA Ambulante Pflege. Als Beispiel nennt er zwei Mitarbeiter, die für das gleiche innerstätische Ziel ganz unterschiedliche Strecken nutzen. Sie unterscheiden sich um volle 30 Minuten Fahrzeit. „Hier ist das Potenzial offensichtlich“, so Frank Gaertner. Im ambulanten Außendienst rechnet er die Fahrtkosten zu den indirekten Lohnkosten. Die Durchschnittsanfahrtszeit pro Einsatz wirkt sich daher maßgeblich auf die Stückkostenrechnung aus. Manche Mitarbeiter würden aus Unkenntnis der örtlichen Lage ungünstige Strecken wählen oder in der Hauptverkehrszeit in Staus geraten. Mithilfe der Daten des GPS-Ortungssystems kann er den Weg des Fahrzeugs genau nachvollziehen und die Strecken optimieren.
Ansatzpunkt Tourenoptimierung
Das Ortungssystem liefert anhand der GPS-Positionsdaten laufend Informationen über die Fahrzeugposition und den Fahrtverlauf. Erfasst werden Datum, Uhrzeit, Fahrzeugposition, Geschwindigkeit und die Entfernung vom Startpunkt der Tour. Die Daten werden gespeichert und können z. B. alle 30 Sekunden abgerufen werden. Damit sind alle Daten vorhanden, um die Anfahrt-Logistik zu verbessern und die Touren zu optimieren. „Der ortsunkundige Mitarbeiter hat beim Streckenvergleich gesehen, dass nicht die Hauptverkehrsstraße die schnellste Verbindung bringt, sondern die Nutzung ausgewählter Nebenstrecken“, berichtet der Geschäftsführer.
Im ambulanten Pflegedienst von PROCURA sind alle 30 Fahrzeuge mit einem GPS-Ortungssystem ausgestattet. Das Unternehmen nutzt die Daten stichprobenartig, um die gefahrenen Touren nochmals zu checken. Dafür liefert das System eine Tageshistorie. Die gefahrenen Strecken und gespeicherten Haltepunkte können dann anhand der Karte mit den Wohnorten der Patienten abgeglichen werden. Ungünstige Strecken werden so schnell erkannt, ein permanenter Verbesserungsprozess.
Abrechnung von Privat- und Geschäftsfahrten
Die korrekte Abrechnung von Privat- und Geschäftsfahrten ist bei PROCURA heute kein Thema mehr. Früher hatte es immer wieder Konflikte gegeben, wie der letzte Kilometerstand zu interpretieren sei. „Die bewusste Falschangabe der Privat-km durch einen Mitarbeiter war immer die Ausnahme. Es ist für die Mitarbeiter allerdings lästig, jede kleine Fahrt aufzuschreiben. Die häufig erst nachträglich geschätzten Eintragungen führten dann zu unnötigen Konflikten“, so Frank Gaertner. Die GPS-Daten und die automatisch erstellten Berichte liefern jetzt die korrekten Informationen. Der größte wirtschaftliche Faktor liegt für das Unternehmen allerdings nicht in der Verrechnung der km-Pauschalen für private Fahrten, sondern in der exakten Abrechnung der Dienstzeiten am Monatsende.
Der Geschäftsführer berichtet, dass jeder Mitarbeiter im Vorstellungsgespräch über den Einsatz des GPS-Systems für die Routenoptimierung und für die Abrechnung der Fahrten informiert wird. Nach Einbau der Ortungssysteme sei der Umfang der Privat-km um den Faktor vier gestiegen. „Für uns geht es dabei nicht um die Kontrolle der Mitarbeiter, sondern um deren optimalen Einsatz. Wenn wir uns weiter die gleiche Zeit für unsere Patienten nehmen, aber die Tourenzeiten minimieren können, senken wir unmittelbar die Einsatzkosten. Reduzieren wir die durchschnittliche Anfahrtszeit nur um 1 Minute, sparen wir pro Jahr Lohnkosten in Höhe von 242.000 Euro ein“, bilanziert der Geschäftsführer.
Die Auswahl eines geeigneten Systems
Das Unternehmen PROCURA hatte für den ambulanten Pflegedienst im Internet nach einer geeigneten Ortungslösung gesucht und war zunächst auf eine verwirrende Vielfalt an Angeboten gestoßen. „Viele Anbieter haben aus Sicht eines kleinen Unternehmens utopische Kostenvorstellungen. Für ein mittelständisches Unternehmen mit 53 Mitarbeitern und den typischen Anforderungen eines Pflegedienstes sind die meisten Angebote völlig überzogen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis passt nicht“, berichtet Frank Gaertner von der Suche. Statt eines sehr teuren und komplexen Fuhrparkmanagements hatte er sich für ein einfacheres und funktionsgerechtes Ortungssystem für kleine und mittelständische Unternehmen entschieden. Er hatte mehrere Anbieter angerufen und ein weiteres wichtiges Kaufkriterium ausgemacht: die Beratungsqualität. Seine Auswahl fiel deshalb bewusst auf einen deutschen Anbieter, der auch mit einer kostenlosen Beratung geworben hatte. Eine gute Wahl, wie sich später herausstellte, denn nach einem Rechnerabsturz war kompetente Hilfe gefragt. Der erbetene Rückruf kam sehr schnell und der Support erwies sich als ausgesprochen freundlich und sehr kompetent.
GPS-Ortungssystem rechnet sich in wenigen Monaten
Ein GPS-Ortungssystem für die Fahrzeugortung bringt auch für kleine und mittelständische Ambulante Pflegedienste große Vorteile. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung sind aber große Unterschiede in Preis, Leistung, Bedienbarkeit und Serviceunterstützung zu beachten. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen ein einfaches, leistungsfähiges und kostengünstiges System mit einer leicht zu erlernenden Bedienung. Für das Preis-/Leistungsverhältnis sind auch der Serviceumfang und die Qualität zu bewerten.
„Wir empfehlen jedem Anwender vor dem Kauf die Erreichbarkeit der Hotline, die Qualität der Beratung und die Eignung des Systems für kleinere Unternehmen zu prüfen“, empfiehlt Jörn Schilling, Geschäftsführer des Spezialisten für GPS-Ortung TaskX aus der Nähe von Frankfurt. Sein Unternehmen legt besonderen Wert auf einen sehr guten Service, „denn wir leben von der Weiterempfehlung unserer zufriedenen Kunden“, so Jörn Schilling.
Fazit
„Das GPS-Ortungssystem ist ein einfaches und kostengünstiges System mit einer überschaubaren und leicht zu erlernenden Handhabung und einer erstaunlich kurzen Amortisationszeit“, bestätigt der Geschäftsführer des ambulanten Pflegedienstes. Für sein Unternehmen habe es sich gelohnt, zu hinterfragen, wie viel Zeit in den Touren steckt und wie sich diese optimieren lassen. So habe man etliche Touren für weitere Patienten geöffnet. Die Abrechnung von Privat- und Dienstfahrten sei jetzt ein entspanntes Thema und durch die jederzeit überprüfbaren Daten habe sich auch das Vertrauen in die Mitarbeiter gefestigt.
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* 9 ct/Min aus dem Festnetz der Deutschen Telekom, aus Mobilfunknetzen max. 42 ct/Min
TaskX aus der Nähe von Frankfurt ist Spezialist für GPS-gestützte Systeme zur Fahrzeugortung, elektronische Fahrtenbücher sowie Software zur Reisekostenabrechnung. Das Unternehmen liefert vorrangig für kleine und mittelständische Unternehmen einfache, leistungsfähige und kostengünstige Systeme mit einer leicht zu erlernenden Bedienung. TaskX verfügt über langjähriges System- und Software-Know-how und positioniert sich durch einen sehr guten Kundenservice und einem der besten Hotline- und Fernwartungsangebote.
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