Um EMCS effizient handhaben zu können, benötigen Unternehmen eine sinnvolle IT-Lösung, die in bereits vorhandene Systeme integriert werden kann. Die dbh Logistics IT AG hat kürzlich für die Bitburger Braugruppe GmbH eine effiziente Lösung zur EMCS-Abwicklung in SAP realisiert und die papiergestützten Verfahren durch eine elektronische Lösung ersetzt.
Die neue Gesetzeslage hat es der Wirtschaft mit der Pflicht zur elektronischen Abwicklung von EMCS und daraus resultierenden Umstellungen von internen Prozessen nicht leicht gemacht. Dennoch bietet die elektronische Abwicklung viele Vorteile. Sie erspart vor allem Zeit und dadurch Kosten und ermöglicht eine bessere Überwachung und Steuerung aller Vorgänge.
Die EMCS-Lösung der dbh wurde als eine der ersten ECMS-Softwares überhaupt vom Zoll zertifiziert und ist eingebunden in die praxisbewährte Zolllösung Advantage Customs. Sie kann aber auch in andere ERP-Systeme, wie SAP, integriert und über Schnittstellen mit dem Zollsystem verbunden werden. Mit einer Schnittstelle zu SAP kann eine EMCS-Zollabfertigung auf Knopfdruck ermöglicht werden. Zugeschnitten auf individuelle Unternehmensprozesse werden die Daten aus dem SAP-System an die Advantage Customs übermittelt und dort weiterverarbeitet. Der Kunde bestimmt dabei selbst, ob Advantage Customs als Blackbox die Daten direkt von SAP an das Zollsystem weiterreicht oder ob sie manuell in SAP kontrolliert und ggf. korrigiert werden sollen.
Punktlandung auf der Zielgeraden
Für die Bitburger Braugruppe wurde genau diese Variante gewählt. Weiterhin wird im bestehenden SAP-System gearbeitet und per EMCS-Schnittstelle die Daten an den Zoll weitergeleitet. „Seit Einführung der EMCS-Lösung der dbh haben wir sämtliche Vorgänge zuverlässig über die neue Lösung abbilden können. Die deutlich gestiegenen Anforderungen des Zolls konnten durch die gute Integration in die bestehenden Prozesse aufwandsneutral abgebildet werden. Sendungen sind nun viel einfacher nachzuverfolgen“, berichtet Jochen Weyandt, Bitburger Braugruppe GmbH.
Eine doppelte Dateneingabe oder -pflege wird durch die Integration einer Schnittstelle im SAP-System der Bitburger Braugruppe vermieden. Sie ermöglicht weiterhin eine automatisierte Arbeitsweise und vollständige Verarbeitung aller Vorgänge. Die Sachbearbeiter können sich jederzeit über den Status aller Warensendungen informieren – im bisherigen Papierverfahren war dies nicht der Fall.
Eine individuelle Anpassung der EMCS-Lösung der dbh an die bestehende Systemlandschaft im Unternehmen ist jederzeit möglich. „Innerhalb kürzester Zeit können wir eine automatisierte EMCS-Abwicklung schaffen, die neue zolltechnische Anforderungen erfüllt und bestehende Strukturen im Unternehmen berücksichtigt“, erzählt Martin de Vries, Bereichsleiter Customs Solutions der dbh Logistics IT AG.
Glossar EMCS
EMCS, Excise Movement and Control System, heißt das EU-weite IT-System zur Kontrolle des Transports von verbrauchsteuerpflichtigen Waren unter Steueraussetzung. Das gilt zum Beispiel für die Hersteller von Spirituosen, Tabakproduzenten, Mineralölhändler oder Bierbrauer. Seit dem 1. April 2010 hat Deutschland EMCS eingeführt, bereits seit diesem Stichtag können Unternehmen das Verfahren nutzen, verpflichtend wurde es allerdings erst zum 1. Januar 2011. Das Verfahren läuft elektronisch ab: Neue elektronische Verwaltungsdokumente („e-VD“) ersetzen dann die alten Papierversanddokumente (BVD – Begleitende Verwaltungsdokumente).