Gesetzliche Anforderungen verpflichten Unternehmen, jegliche geschäfts- und vertragsrelevante E-Mail-Korrespondenz revisionssicher sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Verantwortlich ist die Geschäftsführung des Unternehmens; Verletzungen der Archivierungspflicht können steuerrechtlich oder auch zivilrechtlich geahndet werden. Hilfe bietet eine E-Mail-Archivierungslösung.
Die E-Mail ist heute eines der wichtigsten Kommunikationsmedien und wertvolle Informationsressource, Geschäftsverhandlungen und –abschlüsse per Mail sind selbstverständlich. Noch nicht in jeder Firma bekannt sind allerdings die gesetzlichen Vorschriften (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB), wonach Unternehmen jegliche E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufbewahren müssen. Die Verantwortung für die Umsetzung dieser Anforderungen trägt die Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann steuerrechtlich, in bestimmten Fällen auch zivilrechtlich verfolgt werden.
Eine technische Lösung für dieses Problem bietet eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung. Dies ist ein hochspezialisiertes Speichersystem, mit dem große und stark steigende Datenvolumen zuverlässig verwaltet werden können. Mit Hilfe des E-Mail-Archivs sichert ein Unternehmen alle vorhandenen und zukünftigen Mails so, dass diese weder gelöscht noch manipuliert werden können. Wichtig ist zudem ein komfortabler und schneller Zugriff aller Anwender auf das Archiv, denn die Daten sollen ja weiterhin genutzt werden.
Neben den rechtlichen Aspekten einer zuverlässigen Erfüllung der geltenden gesetzlichen Anforderungen sowie der Nutzungsmöglichkeit von revisionssicher archivierten E-Mails bei gerichtlichen Auseinandersetzungen bietet eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung dem Unternehmen eine Reihe von weiteren Vorteilen. Aus wirtschaftlicher Sicht ist eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch einen schnellen und komfortablen Zugriff auf einen 100% vollständigen E-Mail-Bestand zu nennen. Wirtschaftliche Schäden durch Datenverluste werden zuverlässig verhindert, auch können Mitarbeiter keine E-Mails mehr versehentlich oder absichtlich (z.B. beim Verlassen des Unternehmens) löschen. Postfachbegrenzungen der Mitarbeiter werden überflüssig. Vorteile aus technischer Sicht bieten vor allem dauerhafte Kostensenkungen durch reduzierte Storage-Anforderungen sowie durch eine verminderte Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server. Auch verringert sich die Belastung der IT-Abteilung, da die Endanwender verlorene E-Mails selbständig wiederherstellen können. Die durch die E-Mail-Archivierungslösung eingesparten IT-Kosten erlauben in der Regel schon nach kurzer Zeit einen Return-on-Investment (ROI).
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter http://www.hollmann-it.de/email-archivierung.html