Sekretärin für Private
Jeder Manager hat eine, Chefs haben eine, Vorstände manchmal sogar zwei – Sekretärinnen sind heute nicht mehr wegzudenken aus Unternehmen. Oft erfüllen sie wichtigste Aufgaben, sind Assistentinnen, Ratgeber und Vertraute. Doch was ist im Privatbereich?
Zuhause bleiben die Büroarbeiten der Geschäftsführer, Vorstände, Manager oder anderer oft liegen. Termintreue ist gefährdet, die Papierablage ist unstrukturiert und wahre Berge türmen sich auf. In der elektronischen Ablage ist ein heilloses Durcheinander. Daraus hat eine findige Unternehmerin eine erfolgreiche Geschäftsidee entwickelt: Die Privatsekretärin.
Wenn Judith Kneiding erzählt, kommt sie schnell ins schwärmen. „Ich liebe meinen Beruf, weil ich jeden Tag wieder etwas Neues erlebe und mit neuen Menschen in Kontakt komme“, erzählt die 49-Jährige. Die Stuttgarterin ist seit vielen Jahren als Privatsekretärin unterwegs. Sie managt die Büroarbeit für Privatpersonen, die gerne Unterstützung annehmen, oder die es gewohnt sind, eine professionelle Kraft zur Seite zu haben. „Oft buchen mich ehemalige Chefs, die ihre eigenen Immobilien verwalten oder für ihren Verein arbeiten“, berichtet Judith Kneiding.
Professionelle und diskrete Unterstützung für „Privatiers“
Früher gab es den Begriff des Privatiers, der heute nicht mehr geläufig ist. Gleichwohl gebe es eine ganze Menge Menschen in gehobenen Haushalten, die das erarbeitete oder ererbte Vermögen der Familie verwalten. In manchen Kreisen werden beispielsweise regelmäßig gesellschaftliche Veranstaltungen durchgeführt. Dies vorzubereiten erfordert fingerfertiges Organisationstalent. Das und vieles mehr leistet eine Privatsekretärin neben den klassischen Sekretariatsarbeiten. Allgemeine Korrespondenz erledigen, Organisatorisches bewältigen, Präsentationen oder Steuerunterlagen vorbereiten gehört dazu. Judith Kneiding begleitet ihre Kunden auch zu wichtigen Terminen, gibt hilfreiche Tipps oder schult auch schon einmal das eine oder andere Computerprogramm.
Ein gut organisiertes Büro kann bis zu 20 Prozent effizienter sein
Die Kunden sind meist erleichtert, wenn sich zum Beispiel durch einfach strukturierte Organisation die Ablage von 100 auf 70 Ordner reduziert. So wollte ein Kunde alle Angelegenheiten klar und ersichtlich für die Nachkommen geregelt haben und hat die Privatsekretärin zunächst drei Wochen gebucht. Begeistert sprach er danach von der „wundersamen Heilung seines Bürochaos“. Heute ist sie alle zwei Wochen einen Tag vor Ort und bereitet zum Beispiel die Steuerunterlagen vor. „Ein Freund hat sein aufgeräumtes Büro gesehen und war so begeistert, dass er mich gleich selber für seine Privatangelegenheiten gebucht hat“, lacht Kneiding. Ihn hat sie dann bei Gesellschaftertreffen begleitet und die gesamte Verwaltung der Familienunterlagen erledigt. Also Mietverträge vorbereitet, Nebenkostenabrechnungen aufbereitet oder Kündigungen formuliert.
Vertrauen und absolute Verschwiegenheit sind dabei ganz wichtig. Für Judith Kneiding ist dies uneingeschränkt selbstverständlich. „Kunden legen mir oft ihre gesamten Finanzverhältnisse offen, da müssen sie sicher sein können, dass diese Vertraulichkeiten im Haus bleiben. Für mich ist die Diskretion und Vertrauenswürdigkeit der Grundsatz meines Arbeitens“, erklärt die Unternehmerin und ist schon wieder auf dem Weg zu einem ihrer Kunden.
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Büroorganisation und Sekretariat fürs Geschäft und Privat
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