Iron Mountain zeigt, worauf sich Verantwortliche schon heute einstellen sollten
Hamburg, 24. Januar 2012 – Eine strengere EU-Datenschutzrichtlinie könnte Unternehmen in ganz Europa schon bald dazu zwingen, ihre Informationsmanagement-Prozesse neu aufzusetzen oder zu verbessern. Darauf weist Iron Mountain , weltweiter Anbieter von Services für das Dokumentenmanagement , anlässlich des diesjährigen europäischen Datenschutztages (European Data Protection Day, EDPD) am 28. Januar hin. Ziel des EDPD ist es, die Öffentlichkeit und Wirtschaft für das Thema Datenschutz zu sensibilisieren und Handlungsempfehlungen für den täglichen Umgang mit Daten zu geben.
Die Pläne für die neuen Bestimmungen waren Ende 2011 durchgesickert und sollen die EU-Datenschutzrichtlinie 95/46 ablösen, die seit 13 Jahren für europäische Unternehmen gilt. Zwar wird sich wohl der Bürokratie-Aufwand zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien durch die neue Regelung reduzieren – gleichzeitig werden Unternehmen aber mit großer Wahrscheinlichkeit stärker in die Pflicht genommen, ihre Daten zu schützen und Sicherheitsvorfälle zu bestätigen beziehungsweise zu melden. Zudem kommen mit der neuen Verordnung härtere Strafen auf diejenigen zu, die gegen die Bestimmungen verstoßen.
Der durchgesickerte EU-Vorschlagsentwurf umfasst drei Hauptanforderungen und würde bei Aufnahme in die endgültige Richtlinie weitreichende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse vieler europäischer Unternehmen nach sich ziehen. Iron Mountain zeigt, auf welche Anforderungen sich Verantwortliche besonders vorbereiten sollten:
1. Meldepflicht für Sicherheitsvorfälle: Laut dem Vorschlag müssten die zuständigen Datenschutzbehörden sowie sämtliche betroffene Personen innerhalb von 24 Stunden von einem Sicherheitsvorfall in Kenntnis gesetzt werden. Dazu zählen auch die unbefugte Vernichtung und der Verlust von Daten. Die Datenschutzbehörden müssen selbst dann informiert werden, wenn bei einem Vorfall kein unmittelbares Risiko für die Daten besteht.
Dabei stellt sich die Frage, ob sich Unternehmen vollständig selbst kontrollieren können oder wollen. Wenn sie dazu nicht in der Lage sind, müssen sie in Zukunft mit regelmäßigen Prüfungen durch Aufsichtsbehörden rechnen. Darüber hinaus ist der Begriff „Sicherheitsvorfall“ in dem neuen Gesetzesentwurf nicht genau definiert. Noch ist also offen, ob es auf die Anzahl gestohlener Datensätze oder Dokumente ankommt oder auf die Art der Informationen. Unternehmen sollten für beide Möglichkeiten gerüstet sein.
2. Ernennung von Datenschutzbeauftragten: Alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und alle öffentlichen Einrichtungen wären EU-weit dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen.
In Deutschland ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten bereits im Bundesdatenschutzgesetz verankert. Die Regelung betrifft Firmen, in denen personenbezogene Daten wie beispielsweise Adress- oder Kontoinformationen automatisiert verarbeitet werden und durch die Hände von mindestens zehn Mitarbeitern gehen. Obwohl die Vorschrift das Thema Datenschutz sogar zur Chefsache erklärt, ist die Regelung in zahlreichen Unternehmen noch nicht umgesetzt. Die neue EU-Richtlinie wird der Ernennung eines Datenschutzbeauftragten zusätzliches Gewicht verleihen und Verantwortliche hier noch stärker in die Pflicht nehmen. Deshalb sollten Unternehmen für die Aufgabe des Datenschutzes bereits jetzt einen geeigneten Verantwortlichen benennen.
3. Deutlich höhere Strafen: Mit der neuen Richtlinie könnten Regulierungsbehörden bei Verstößen in Zukunft deutlich höhere Strafen verhängen. Bei öffentlichen Institutionen und Behörden sind Bußgelder von bis zu einer Million Euro geplant, bei Unternehmen sollen sogar Strafen von bis zu fünf Prozent der weltweiten Einnahmen verhängt werden können. Für viele Unternehmen wäre das sogar Existenz gefährdend. Hier zeigt sich, welch hohen Stellenwert der Datenschutz in der EU künftig einnehmen wird.
„Die geplante Datenschutzrichtlinie ist in vielerlei Hinsicht positiv für die Verbraucher. Sie zwingt Unternehmen aber auch dazu, ihr bestehendes Informationsmanagement und die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen kritisch unter die Lupe zu nehmen“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH. „Zahlreiche Unternehmen jeder Größe erfüllen die Anforderungen eines verantwortungsvollen Informationsmanagements bislang nicht. Angesichts immer häufigerer Kontrollen sind solide, gesetzeskonforme Unternehmensrichtlinien aber ein absolutes Muss. Verantwortliche sollten deshalb unabhängig von Umsatz, Branche oder Land dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter- und Kundeninformationen geschützt sind. Unternehmen müssen keine Angst vor der neuen EU-Verordnung haben – sollten aber gut vorbereitet sein. Wer bereits jetzt klare Richtlinien zur Datenerfassung und Nutzung einführt und die eigenen Mitarbeiter entsprechend schult, ist in Sachen Datenschutz schon heute auf dem richtigen Weg, der voraussichtlich bald gesetzlich vorgeschrieben ist. Unternehmen, die nicht wissen, wo sie ansetzen sollen, können sich dabei an den Empfehlungen der ISO-Norm 27002* orientieren oder die Hilfe eines externen Dienstleisters in Anspruch nehmen, der auf das Management von Informationen spezialisiert ist.“
Weitere Informationen zu Iron Mountain finden sich unter www.ironmountain.de.
*ISO 27002 ist eine Norm zur Informationssicherheit, die von der Internationalen Organisation für Normung (ISO, International Organization for Standardization) unter dem Titel Informationstechnik – IT-Sicherheitsverfahren – Leitfaden für das Informationssicherheits-Management herausgegeben wurde. Die Norm bietet Best-Practice-Empfehlungen zum Informationssicherheits-Management und soll allen, die für die Einführung, Implementierung oder Wartung von Informationssicherheits-Managementsystemen (ISMS) verantwortlich sind, als Orientierungshilfe dienen. Weitere Informationen unter www.27000.org/iso-27002.htm.
Über Iron Mountain
Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, geeignete Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit 60 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab – von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 3,1 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 643.
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