bpi solutions führt E-Mailarchivierung dg mail bei Heinze Kunststofftechnik ein
(NL/1629905358) Heinze Kunststofftechnik GmbH & Co. KG, führendes Unternehmen für Kunststofftechnik und Oberflächentechnologien hat sich für die Einführung der E-Mailarchivierungslösung dg mail entschieden. Das Software- und Beratungshaus bpi solutions aus Bielefeld wurde mit der Implementierung beauftragt.
Das Unternehmen wurde 1931 durch Richard Heinze in Herford gegründet und fertigte zunächst Möbelscharniere und Metallbeschläge. In den fünfziger Jahren erweitert der Bereich Kunststoffspritzguss das Portfolio. Durch gezielte Firmenzukäufe wird der Umfang der Leistungen konsequent weiterentwickelt. Ferner werden die Bereiche Forschungs- und Entwicklung, Werkzeug- und Vorrichtungsbau erweitert, sowie neue Oberflächentechnologien eingeführt. Heute bietet der Bereich Kunststofftechnik und Oberflächentechnologien bei Heinze Kunststofftechnik GmbH & Co. KG eine Wertschöpfungstiefe an, die in Deutschland einmalig ist.
Heinze Kunststofftechnik setzt seit Jahren die Archivlösung dg hyparchive erfolgreich ein. Aus dem ERP-System Baan werden die erzeugten Dokumente wie Lieferscheine, Warenbegleitscheine und Speditionsaufträge über autoconnect automatisch generiert. Anschließend werden die relevanten Felder ausgelesen, mit weiteren Index-Werten aus der Datenbank angereichert und archiviert. Jetzt hat sich das Unternehmen entschieden seine bestehende DMS- und Archiv-Lösung weiter auszubauen und bezieht die E-Mailkommunikation in das Informationsmanagement ein. Heinze Kunststofftechnik setzt Outlook Exchange unternehmensweit als E-Maillösung ein. Die guten Erfahrungen mit dg hyparchive und die langjährige, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit bpi solutions haben neben den funktionalen Anforderungen zur positiven Entscheidung für dg mail bei Heinze Kunststofftechnik geführt.
Die Einführung der E-Mailarchivierungslösung soll die MS Exchange-Server entlasten sowie die Postfachgröße der jeweiligen User deutlich verringern. Dank des Real Single Instancing wird das Volumen durchschnittlich um 80 % reduziert, Anhänge der E-Mails, die z.B. an mehrere Empfänger gesendet wurden, werden nur einmal archiviert. Für eine bedienerfreundliche Handhabung sorgen vordefinierte E-Mail-Archivierungs-Policies sowie das unkomplizierte Archivierungskonzept. Sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden E-Mails und deren Anhänge werden im Unternehmen mit Hilfe regelbasierender Kriterien revisionssicher archiviert. Jede E-Mail wird auf einen Link von 2 KB reduziert und überflüssige Kopien von Anhängen werden entfernt. Die abgelegten Informationen werden mit der intelligenten Volltext-Suche schnell wiedergefunden und bei Bedarf auf Knopfdruck wiederhergestellt.
Heinze Kunststofftechnik wird mit dem Einsatz der E-Mailarchivierung sowohl den rechtlichen als auch den organisatorischen Anforderungen moderner E-Mailkommunikation gerecht, optimiert die Geschäftsprozesse, reduziert die Kosten und schafft gleichzeitig mehr Transparenz in der E-Mailkommunikation.
Die bpi solutions gmbh & co. kg, Software- und Beratungshaus in Bielefeld, unterstützt ihre Kunden seit 20 Jahren erfolgreich mit einem unternehmensübergreifenden Lösungskonzept von einfach zu bedienender Standardsoftware und branchenorientierten Lösungen in der Möbelindustrie, Logistik und anderen Branchen. Das Leistungsspektrum reicht von der Beratung, über die Konzeption und die Entwicklung bis zur Integration neuer Anwendungen. Schwerpunkte sind die Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse in Marketing, Verkauf und Service. Grundlage sind die eigenen Produkte und Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Management, Cross Media Publishing, Supplier Relationship Management und integrierten Portallösungen. Die Lösungen helfen schnelle Kommunikationswege aufzubauen und umfassende Informationen sowohl dem Innen- und Außendienst als auch Kunden, Lieferanten und Partnern zur Verfügung zu stellen.
Darüber hinaus ist bpi solutions als Systemintegrator in den Bereichen Geschäftsprozessintegration, Dokumenten Management und Archivierung tätig. Ausgangspunkt sind die auf Standardtechnologien basierenden Lösungen führender Hersteller wie dataglobal GmbH, Insiders Technologies GmbH, INSPIRE TECHNOLOGIES GMBH, OPTIMAL SYSTEMS GmbH die nicht nur IT-Systeme integrieren, sondern auch die Geschäftsprozessmodellierung ermöglichen, Prozesse überwachen und Ergebnisse auswerten, sowie Echtzeitinformationen zur Optimierung der Geschäftsprozesse zur Verfügung stellen. Durch innovative Prozessintegration, effektives Datenmanagement und revisionssicheres Archivieren erreichen Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen und sichern durch vorausschauendes Handeln ihren Wettbewerbsvorsprung.
Henning Kortkamp
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