Leipzig, 07.10.2024. ALVARA | Digital Solutions schafft mit Fakturio bereits seit Jahren die Möglichkeit, den gesamten Abrechnungsprozess für Wertdienstleister und Bargeldservicegesellschaften von Finanzinstituten zu rationalisieren. Im Mittelpunkt steht dabei die automatische Rechnungsstellung, die neben Effizienzgewinn, Fehlerreduktion und mehr Sicherheit vor allem den Überblick über sämtliche erbrachte Leistungen gewährleistet. Die Vorteile erkannt, stellte in diesem Jahr die Bargeld – Logistik Allgäu GmbH auf eine komplett automatisierte Fakturierung durch Implementierung des Tools Fakturio um. Überzeugen konnte in der Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller aus Leipzig vor allem die einfache, transparente und schnelle Umstellung auf E-Rechnungen.
Wirft die Bargeld – Logistik Allgäu GmbH einen Blick in die Vergangenheit, ergibt sich wie in vielen Unternehmen ein wenig effizientes Rechnungsstellungsbild. Die Basis für die Abrechnungen bildeten damals noch selbst gebaute Excel-Tabellen. „Potenziell fehleranfällig und aufwendiger zu pflegen – das beschreibt die damalige Arbeit unserer Mitarbeiter im Rechnungswesen wohl am treffendsten. Vor allem das Ermitteln der abrechnungsrelevanten Posten sowie der kundenindividuellen Konditionen, das Erstellen der Anhänge und der Versand der Dokumente an die Rechnungsempfänger kosteten Zeit“, erinnert sich Alexander Pachinger, Geschäftsführer, Bargeld – Logistik Allgäu GmbH. „Ein Vorgehen, das sich mit knappen Personalressourcen auf Dauer nicht stemmen lässt.“
Um Mitarbeitern die gesamte Rechnungsstellung zu erleichtern, Fehlerquellen durch die manuelle Tätigkeit zu reduzieren und von einem Mehr an Effizienz im Prozess zu profitieren, suchte die Bargeldservicegesellschaft der Sparkasse Allgäu nach digitalen Lösungen. „Unsere Entscheidung fiel auf Fakturio von ALVARA | Digital Solutions, weil der Anbieter weitergedacht hat. Die Abrechnungssoftware erleichtert auch die Pflege von Vertragsstammdaten und schafft durch das Reporting zu erbrachten Leistungen maximalen Überblick – für uns und unsere Kunden. Das benutzerfreundliche Design und der übersichtliche Aufbau der Lösung sorgen dafür, dass Mitarbeiter die sonst als recht komplex wahrgenommenen Aufgaben schnell übernehmen können. Vertretungen im Falle von Urlaub oder Krankheit bereiten uns heute kein Kopfzerbrechen mehr“, so Alexander Pachinger.
Der Umstieg auf Fakturio und die Einarbeitung in das neue System sind auf Kundenseite mit wenig Zeit und Aufwand verbunden. „Im ersten Schritt ermitteln wir die bisherigen Rechnungslayouts und implementieren sie in Fakturio“, erklärt Robert Wolf, Geschäftsführer von ALVARA | Digital Solutions. „Schulungen und die Begleitung des Rollouts erfolgen, verteilt auf mehrere Termine. So halten wir kontinuierlichen Kontakt zum Kunden während der Einführungsphase und schaffen offene Fragen schnell aus der Welt. Ist die Bedienung vollständig geklärt und ist die korrekte Anlage der Daten geschaffen, steht der Nutzung nichts mehr im Weg.“
Ein Blick in die Lösung: Fakturio unterstützt bei der Abrechnung aller erbrachten Leistungen. Dafür bündelt die Software abrechnungsrelevante Posten und spezifische Kundenkonditionen. Die Verbindung zum Pecunia Cash Center – ebenfalls aus dem Hause ALVARA | Digital Solutions – eröffnet weitere Benefits. So lassen sich in Pecunia gespeicherte Stammdaten und Leistungen automatisch in die Abrechnungssoftware überführen. Das spart Zeit, denn die Erfassung muss lediglich einmal erfolgen – Verluste von Informationen und Unstimmigkeiten in Datensätzen sind ausgeschlossen.
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Über ALVARA | Digital Solutions (eine Marke der ALVARA Holding GmbH):
ALVARA | Digital Solutions ist eine Marke der ALVARA Holding GmbH. Der Unternehmensverbund versteht sich als führender europäischer Anbieter für Track & Trace-Softwarelösungen rund um den Bargeldkreislauf und die -logistik – von der Bargeldbearbeitung über das Monitoring und die Prozessautomatisierung bis hin zum Clearing. Mit ihren maßgeschneiderten Lösungen zur Erfassung und Nachverfolgung von Zahlungsströmen ermöglicht die Unternehmensgruppe Retailern, Wertdienstleistern und Finanzinstituten, ihre Bargeldmanagementabläufe zu optimieren und ihre Prozesskosten zu senken. Zu den Kunden von ALVARA | Digital Solutions zählen Unternehmen aus dem Wertdienstleister-, Retail- und Bankensektor weltweit. www.digital.alvara.eu
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