Auch wenn der Messebesuch laut AUMA zu einem der wichtigsten Kommunikationsinstrumente gehört, so ist die Planung dennoch äußerst aufwendig. Zahlreiche Schritte müssen bei der Planung beachtet werden. Diese enorm aufwendige aber wichtige Planungsphase wird dadurch bedingt, dass extrem viele Ziele mit einem einzigen Messebesuch erfüllt werden können und daher zahlreiche Bereiche berücksichtigt werden müssen.
Nicht nur die Auswahl eines passenden und erfolgreichen Messestandkonzeptes muss geschafft werden, sondern auch die Auswahl der Exponate sowie die Gestaltung der Druckunterlagen und die Realisation eines erfolgreichen Aufbaus. Zudem muss das Standpersonal eingesetzt und verteilt werden. Zum Schluss muss sogar nach Ende der Messe die Messenachbereitung im eigenen Unternehmen koordiniert werden, um die gewonnenen Kontakte auch in eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung zu verwandeln.
Die Plattform messestand.de bietet für die unterschiedlichen Planungsbereiche eines Messebesuchs die unterschiedlichsten Ratgeber und Whitepaper. Diese können einen Überblick über die wichtigsten Fragestellungen geben und dadurch einen Leitfaden bei der Konzepterstellung bieten. Gleichzeitig stellen sie alle Punkte vor, die beachtet werden müssen. Eine individuelle Ausgestaltung der Fragen in Bezug auf die eigenen Ziele und Wünsche ist dabei unerlässlich.
Insgesamt bietet die messestand.de fünf Whitepaper, welche von der Erstellung eines Messekonzeptes bis hin zum Einsatz des Standpersonals reichen.
Der erste Ratgeber beschäftigt sich mit dem erfolgreichen Aufbau eines Messesystems. Der Faktor „Aufbau“ wird häufig unterschätzt, obwohl er einen großen Kosten- und Zeitfaktor darstellt. Mit der ersten Checkliste werden alle Schritte berücksichtigt, die zu einem erfolgreichen Aufbau führen. Neben der Möglichkeit das System durch einen Messebauer montieren zu lassen, können mobile Systeme auch vom eigenen Personal montiert werden. Dazu müssen allerdings Aufbauhilfen in Form von Anleitungen oder Aufbauvideos geliefert werden.
Die zweite Checkliste befasst sich mit der Frage, ob und wie das Standpersonal sinnvoll am Messestand eingesetzt werden kann. In fünf Abschnitten werden nicht nur kurz die möglichen Einsatzgebiete angesprochen, sondern auch die notwendigen Voraussetzungen für den Personaleinsatz. Denn die Einsatzmöglichkeiten gehen weit über Promoter und Hostessen hinaus. Allerdings werden diese beiden Gebiete häufig schon unterschätzt. Der erste Eindruck, der über dieses Personal zustande kommt, trägt wesentlich zum positiven Gesamtbild des Messeauftrittes bei.
Mit den sechs wichtigsten Fakten über mobile Messestände werden die mobilen Systeme von dem konventionellen Messebau unterschieden. Dadurch kann die wesentliche Entscheidung vor Beginn einer Messeteilnahme mit diesem Ratgeber unterstützt werden. Durch ihn werden die Kernelemente und Besonderheiten von mobilen Systemen herausgestellt, aber auch in Bezug zu anderen möglichen Alternativen abgegrenzt.
Die letzen beiden Whitepaper beschäftigen sich mit der Konzeptionierungsphase. Sowohl die Findung eines Messestandkonzeptes wie auch einer erfolgreichen Standgestaltung, werden mit den zwei unterschiedlichen Ratgebern abgehandelt.