Schweizer Holding spart dank digitalisiertem Workflow Zeit und Kosten
Zürich, 22. März 2012 – Die Arcplace AG, Schweizer Spezialist in den Bereichen Scanning, Archivierungs- und Backup-Lösungen, unterstützt Valora bei der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Dank der Lösungen und Services von Arcplace ist Valora zukünftig in der Lage, die Kosten sowie die Dauer ihrer Rechnungsverarbeitung zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit des Prozesses zu erhöhen.
Dirk Mühlhäuser, Head of Corporate Applications & Business Applications Services bei Valora, bewertet den erfolgreichen Abschluss der ersten Projektphase wie folgt: „Dank des engagierten Einsatzes aller Beteiligten konnten wir planmässig mit der Lösung live gehen. Die Performance der Workflow-Prozesse entspricht absolut unseren Erwartungen. Wir sind sehr zufrieden und haben mit Arcplace den richtigen Partner für die Optimierung unserer Rechnungsverarbeitung gefunden.“
Im ersten Projekt-Schritt wurde bei Valora die Applikation Basware Invoice Processing (IP) mit Anbindung an SAP eingeführt und am Hauptsitz in Muttenz eine neue Scanning-Lösung implementiert. Die papierbasierten Rechnungen werden nun im Rahmen des Workflows bei Valora zunächst In-house digitalisiert und verarbeitet. Die extrahierten Rechnungsdaten werden anschliessend dem Basware Workflow übergeben. Für die OCR-Erkennung und die Extraktion der Rechnungsdaten sowie deren Verifikation vertraut Arcplace auf die Lösung von AnyDoc Software.
Nach der Extraktion der Rechnungsdaten werden die Rechnungen im Basware Workflow kontiert, geprüft und genehmigt. Die Mitarbeiter der Valora werden regelmässig per Email über ihre ausstehenden Aufgaben informiert. Die standardisierte Schnittstelle zum SAP-System dient dazu, die Stammdaten in Basware zur Verfügung zu stellen und die genehmigten Rechnungen zur Zahlung zu übergeben. Am Ende des Workflows werden die Rechnungen als digital signierte PDF-Dateien hochsicher und rechtskonform archiviert. Neben dem Rechnungsbild sind auch die Kontierungsinformationen sowie die Rechnungshistorie (Umlaufprotokoll) in der PDF-Datei abgebildet. Hierbei wird eine unsichtbare digitale Signatur direkt auf dem PDF-Ausgabedokument aufgebracht und somit die Integrität des Dokuments sichergestellt sowie der Archivzeitpunkt festgehalten.
Auch Robbert Spierings, Managing Director der Arcplace AG, ist sehr zufrieden mit dem Projektverlauf: „Wir freuen uns mit Valora über den erfolgreichen Abschluss der ersten Projektphase. Die Technologie zur Automatisierung der Kreditorenrechnungsverarbeitung ist soweit fortgeschritten, dass Sie effizient und mit einem schnellen ROI eingesetzt werden kann.“
In Phase zwei und drei des Gesamtprojekts erfolgen der Anschluss weiterer Gesellschaften und Abteilungen der Valora an die elektronische Rechnungsverarbeitung sowie die Einführung von E-Rechnungen.
Über Arcplace AG
Die Schweizer Arcplace AG beschäftigt sich als Dienstleister mit den Bereichen Scanning, Archivierung und Backup für Unternehmen. Durch die Kombination neuester Technologie mit innovativen Servicemodellen wie Online, Cloud oder Managed Services, ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse hochwertige Lösungen zu attraktiven Preisen bereitzustellen. Es ist das Ziel von Arcplace, Lösungen zu schaffen um die Produktivität der Benutzer zu erhöhen, Risiken zu senken und die IT-Gesamtkosten zu reduzieren. Arcplace bietet auch spezifische Beratungsdienste an, welche Unternehmen in allen Phasen eines Projektes unterstützen.
Als private und unabhängige Firma mit einem Aktienkapital von CHF 1’000’000 verfügt Arcplace über ein erfahrenes Team von Spezialisten mit umfangreicher Erfahrung in der Entwicklung, der Implementierung und dem Betrieb von IT Lösungen in der Schweiz und im Ausland. Seit der Gründung im Jahre 2006 hat Arcplace erfolgreich Lösungen in den Bereichen Archivierung und Backup für 200 Firmen in der Schweiz umgesetzt und ein einzigartiges Portfolio von Scanning-, Archivierungs- und Backupservices entwickelt. Weitere Informationen unter: www.arcplace.ch
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