Sicherer gesetzkonformer E-Mail-Versand von Rechnungen und Lohndokumenten
Bei ByteActionMail verfasst der Sender seine Nachricht zunächst als herkömmliche E-Mail, bei ByteActionPay und ByteActionBill benötigt er ein PDF der entsprechenden Rechnung bzw. des Lohn-/Gehaltsdokumentes. Die elektronische Nachricht, bestehend aus Text und ggf. Anhängen, wird verschlüsselt, komprimiert und dann als konventionelle E-Mail versendet. Angehängt ist dabei eine automatisch generierte Datei, die die Inhalte der E-Mail in verschlüsselter Form enthält. Der Provider des Absenders übermittelt den zugehörigen Nachrichtenschlüssel sicher an den unabhängigen Clearing-Service.
Anschließend kann der Empfänger der E-Mail die Nachricht entweder über das Webportal oder mittels Client Software öffnen. Damit stellt der Provider des Empfängers zusammen mit der Clearing-Stelle sicher, dass es sich um den korrekten Empfänger handelt, und sendet ihm oder ihr daraufhin den Nachrichtenschlüssel zu. Der Empfänger kann nun die angehängte verschlüsselte Datei öffnen und die Inhalte anzeigen oder speichern. Die Übermittlung des Schlüssels teilt der Provider der Clearing-Stelle mit, die wiederum den Provider des Absenders verständigt, der eine E-Mail-Bestätigung über die vollständige und korrekte Übermittlung der Nachricht an den Sender verschickt.
ByteActionMail gewährleistet sichere Businessmails
Mit ByteActionMail wandelt der Anwender eine konventionelle E-Mail in einen sicheren elektronischen Brief (elektronisches Einschreiben) um. Die automatische Empfangsbestätigung sorgt dabei für Sicherheit und Klarheit. Mittels des Transaktionsregisters sind alle Nachrichtenvorgänge dokumentiert. Da ByteActionMail die Datenschutzgesetze einhält, stehen Unternehmen in puncto Rechtskonformität auf der sicheren Seite.
Rechnungsstellung gemäß der Gesetzesregelung mit ByteActionBill
Mit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes im Juli 2011 müssen Unternehmen neue Anforderungen in Bezug auf elektronisch übermittelte Rechnungen erfüllen. Beispielsweise ist vorgeschrieben, dass die Dokumente mindestens zehn Jahre lang lesbar sein müssen. Unter Einsatz von ByteActionBill ist dies möglich. Außerdem sind Firmen mit dieser Lösung in der Lage, rechtskonforme Rechnungen ohne digitale Signatur sowie ohne Zertifikate per E-Mail zu übermitteln. Des Weiteren sorgt ByteActionBill für einwandfreie Überprüfbarkeit des Rechnungsversenders und stellt sicher, dass die Unversehrtheit gegenüber der Originalrechnung jederzeit nachgewiesen werden kann.
ByteActionPay übermittelt sicher Lohn- und Gehaltsunterlagen
Speziell auf die elektronische Versendung von Lohn- und Gehaltsdokumenten ist ByteActionPay ausgelegt. Die Lösung hält die Datenschutzgesetze sowie die Anforderungen in Bezug auf das Arbeitsrecht ein. Mit ihrer Hilfe lassen sich Papier- und Druckkosten sparen, indem die Personalabteilung die Abrechnungen elektronisch an die privaten E-Mail-Adressen der Empfänger versendet.
Die neuen Modullösungen bietet ByteAction im Rahmen eines Partnerabkommens mit dem internationalen Dienstleistungsunternehmen regify an. Alle Services lassen sich nachträglich in bereits bestehende E-Mail-Umgebungen wie Microsoft Outlook oder Lotus Notes bzw. in vorhandene Systeme zur Rechnungslegung oder Lohn-und Gehaltslösungen einsetzen. Dadurch müssen keine zusätzlichen Soft- oder Hardware-Ausgaben getätigt werden. Versand und Empfang der speziell verschlüsselten Nachrichten sind dabei mit jeder E-Mail-Adresse möglich. Darüber hinaus ist problemlos eine Stellvertreterregelung aktivierbar. Je nach Wunsch können Unternehmen die Module als Software-as-a-Service (SaaS) buchen oder über eine Web-Oberfläche nutzen. Dadurch sind die Lösungen auch für den Einsatz auf Smartphones und Tablet-PCs geeignet.
Weitere Informationen unter www.byteaction.de.
Über ByteAction GmbH
Die 1992 gegründete ByteAction GmbH ist ein Full-Service-IT-Dienstleister im Bereich E-Mail-Management für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei fungiert ByteAction zum einen als Software-Hersteller, zum anderen als erfahrenes Systemhaus. Das Leistungsspektrum der eigenentwickelten Lösungen reicht von Spamfilter über Virenschutz und Content-Filter bis hin zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung. Kernkompetenzen sind zudem ganzheitliche Planung, Konzeptionierung sowie Implementierung von Netzwerken und Sicherheitspaketen sowie die Programmierung und Anbindung von Datenbanken und Internetlösungen. Alle Produkte sind modular aufgebaut, unternehmensweit skalierbar und bieten dem Kunden eine hohe Investitionssicherheit. Die E-Mail-Archivierungslösung BytStorMail® z.B. wird als vorkonfigurierte plug&play-fähige Appliance, via Virtualisierung oder als SaaS geliefert. ByteAction entwickelt ausschließlich in Deutschland und mit dem Fokus auf die lokalen Anforderungen und Vorgaben des Gesetzgebers (Compliance). Das Unternehmen verfügt über qualifizierte Partnerschaften mit renommierten Herstellern, u.a. EMC, Fujitsu, IBM, Juniper, Microsoft, Oracle/Sun Microsystems und Telekom Deutschland. Weitere Informationen unter www.byteaction.de.
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