Langzeitstudie beweist: Büro-Effizienz um 50 Prozent niedriger als vor 10 Jahren
Stuttgart/Giengen – Zu den größten Problemen der Wirtschaft in Deutschland gehört derzeit der Fachkräftemangel. Eine neue Studie zeigt nun: Es gibt genügend Fachkräfte – sie verschwenden allerdings ein Drittel ihrer Arbeitszeit, vor allem wegen eines ineffizienten Umgangs mit der Digitalisierung. „Und das Schlimmste: Das Problem hat sich in den vergangenen zehn Jahren noch verschärft“, sagt Jürgen Kurz, Geschäftsführer der Büro-Kaizen® GmbH, die diese Studie unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Dr. Daniel Markgraf von der AKAD Hochschule Stuttgart bereits zum dritten Mal seit 2013 durchgeführt hat. Dabei lasse sich die Zeitverschwendung mit einfachen Methoden minimieren, so Jürgen Kurz.
Erstaunlicherweise sind trotz oder wegen der Digitalisierung die Suchzeiten im Büro extrem gestiegen. Kostete das Aufspüren von Dateien und Papieren vor 10 Jahren noch gut 13 Prozent der Arbeitszeit, so sind es nun fast 20 Prozent. Das heißt: Statistisch verbringen Mitarbeiter einen ganzen Tag pro Woche ausschließlich mit Suchen. Drei Viertel dieser Zeit geht für die digitale Suche drauf.
Die tägliche Arbeitszeit für E-Mails hat seit 2013 um 60 Prozent zugenommen und liegt nun bei 163 Minuten. Bei der Online-Befragung bezifferten die 850 Teilnehmer – davon zwei Drittel Führungskräfte – alleine hier den Anteil verschwendeter Zeit auf fast 20 Prozent. Noch gravierender wird die Ineffizienz von Besprechungen eingestuft. Ihr Anteil an der Arbeitszeit ist um fast 40 Prozent gestiegen, sie machen jetzt ein Viertel der Arbeit aus. Weil beschlossene Ergebnisse nur unzureichend protokolliert und deshalb auch kaum umgesetzt werden, stieg die verlorene Arbeitszeit durch Meetings im Vergleich zu 2013 um 72 Prozent, so das Ergebnis der Studie.
Jürgen Kurz, Chef der Büro-Kaizen® GmbH, hält die Ergebnisse für erschreckend: „Wir leben in der größten Wirtschaftskrise seit der Gründung der Bundesrepublik und leisten es uns trotzdem, jede dritte Arbeitsstunde im Büro zu verschwenden. Führungskräfte müssen hier die Reißleine ziehen, damit sich Mitarbeiter wieder um den Unternehmenserfolg kümmern und nicht um die stundenlange Suche nach Papieren und Dateien, das Abarbeiten sinnloser E-Mails oder das Absitzen ineffizienter Meetings.“ Die Corona-Pandemie habe in vielen Organisationen zu einem Digitalisierungsschub geführt, die Effizienz dabei aber verringert.
Das zeigt sich der Befragung zufolge auch beim Projektmanagement. Unklare Absprachen, Probleme an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen und Inkonsequenz bei der Umsetzung von Aufgaben führen dazu, dass viele Projekte inhaltlich, kostenmäßig und terminlich nicht wie geplant durchgeführt werden können. „Fast 40 Prozent der Projekte laufen aus dem Ruder, was Verzögerungen, Mehrkosten und verschenktes Potenzial zur Folge hat“, erläutert Jürgen Kurz.
Büro-Experte Kurz hält die Zeitverschwendung für ein Organisationsproblem. Die Gesamtorganisation brauche ein einheitliches Vorgehen und eine einheitliche Arbeitsweise. Dazu gehörten klare Regeln bei der Nutzung von Software und beim Ablagesystem. Dafür müssten die Mitarbeiter trainiert werden. „Der Wandel hin zu Büro-Effizienz muss begleitet werden, denn in stressigen Situationen neigt der Mensch dazu, es so zu machen, wie er es immer gemacht hat“, resümiert Kurz.
Hinweis: Die komplette Studie können Sie downloaden unter:
www.buero-kaizen.de/presse/studienergebnisse/studie-2022/
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