Auf die persönliche Entwicklung, die selbstbestimmte Teilhabe und die Lebensqualität der Mitarbeiter legt die Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH (kurz CBW) großen Wert: „Soziale Kompetenz, Selbstbestimmtheit, Selbstwertgefühl und Lebensqualität rücken in den Mittelpunkt.“
Seit 1999 unterstützt DOBRICK + WAGNER die CBW in Eschweiler mit der umfassenden Softwarelösung „VIA-S“ diesen Leitspruch umzusetzen; mit schlanken Prozessen und überall schnell und einfach verfügbaren Informationen für alle Mitarbeiter. Damit die Zeit für das Wesentliche genutzt werden kann – Den Menschen.
Persönlichkeitsunterstützende Teilhabe ermöglichen
Spannende und herausfordernde Aufgabengebiete in 20 verschiedenen Arbeitsbereichen – Die CBW bietet für jeden Betreuten ein individuelles Umfeld. Von der Schreinerei oder Metallverarbeitung, über Bürodienstleistungen oder Druckerei bis hin zur Arbeit an der frischen Luft im Garten- und Landschaftsbau; bei der Auswahl des Arbeitsbereichs werden die besonderen Wünsche der Menschen mit Behinderung berücksichtigt. Besonders stolz ist die Werkstatt auf die Bereiche Automotive und Medizinprodukte, speziell der Reinigung und Sterilisierung medizinischer OP-Geräte.
Seit 1999 setzt die Einrichtung in ihren sieben Werkstätten die Softwarelösung VIA-S ein. Egal ob neue Herausforderungen durch das Bundesteilhabegesetz (BTHG) oder Anpassungen in der Entgeltabrechnung für Menschen mit Behinderung – die CBW kann sich auf die spezialisierte Lösung verlassen und sich um die persönlichkeitsunterstützende Teilhabe ihrer Beschäftigten kümmern.
Spezialisierung von der Auftragsbearbeitung bis hin zum Rechnungswesen
Die eingesetzte Softwarelösung hat sich über viele Jahre bei der CBW bewährt. VIA-S ist vor allem auf die Anforderungen der Eingliederungshilfe abgestimmt, so dass Verwaltungsprozesse 1:1 und mit möglichst geringem Aufwand abgebildet werden können. Allgemeine ERP-Anbieter können das nicht leisten, weiß Lars Rausch, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens. Umso erfreuter sind die Mitarbeiter der CBW, dass sie mit DOBRICK + WAGNER einen IT-Dienstleister gefunden haben, der die Besonderheiten kennt und in der Softwarelösung abbildet. „Wenn neue Anforderungen beispielsweise durch das Bundesteilhabegesetz auf uns zukamen, brauchten wir nicht erst bei einem Softwarehaus anfragen und die Problemstellung umfangreich beschreiben“, erklärt Lars Rausch. „In VIA-S wurden automatisch Änderungen umgesetzt und Lösungsmöglichkeiten vorgeschlagen.“
Dem stimmt auch Aline Scholl zu, Leiterin der Beschäftigtenverwaltung sowie Controlling: „Im Werkstattbereich setzen wir seit kurzem die VIA-S Teilzeitsteuerung ein. Dadurch können wir individuelle Betreuungszeiten in den Klientenstammdaten hinterlegen. Die Auswirkungen in der Lohn- und Leistungsabrechnung berücksichtigt VIA-S ohne Mehraufwand.“ Durch die Integration der Leistungsabrechnung und der WfbM-Lohnabrechnung wirken sich Teilzeitbetreuungen in VIA-S beispielsweise auf Abwesenheiten, Urlaubsanspruch, die Essensverwaltung oder den anteiligen Steigerungsbetrag im Lohn aus.
Komplexe Anforderungen übersichtlich umsetzen
Informationen müssen zentral zur Verfügung gestellt werden und je nach Berechtigung für jeden Mitarbeiter sofort zugänglich sein. Die Zugriffsrechte waren in der Vergangenheit jedoch unübersichtlich geworden. Durch das Unternehmenswachstum und auch neu hinzugekommene Programmmodule wurde die Berechtigungsvergabe immer komplexer. CBW entschied sich deshalb im Jahr 2020, in eine neue Systemversion von VIA-S zu investieren. Diese Entscheidung hat sich in jedem Fall gelohnt. Die CBW vertraut nun auf das neue rollenbasierte Berechtigungssystem, das mit dem VIA-S Systemmanager M7 umgesetzt wurde. Je nach Aufgabengebiet wurden entsprechende Rollen angelegt, so dass Mitarbeiter schnell und einfach einem Bereich zugeordnet werden können – egal ob Abrechnung, Controlling oder Finanzbuchhaltung. Durch das rollenbasierte Konzept können die Zugriffsrechte nun übersichtlich gestaltet und auf Knopfdruck neuen Mitarbeitern zugewiesen werden.
So leicht wie das neue System in der Finanzbuchhaltung Schritt für Schritt umgesetzt wurde, war die Fortführung in der Auftragsbearbeitung dann allerdings nicht. „Die Rollen wurden leider nicht sofort in der Auftragsbearbeitung übernommen.“ Nach Analyse von DOBRICK + WAGNER stellte sich schnell heraus, dass veraltete Berechtigungsdaten nicht entfernt worden waren und so konnte das Problem sofort behoben werden. „Der Support von DOBRICK + WAGNER ist extrem schnell und zielführend. Unsere Mitarbeiter können sich jederzeit direkt an das Supportteam wenden und sicher sein, dass Ihnen weitergeholfen wird. Das wissen wir an der Zusammenarbeit mit DOBRICK + WAGNER sehr zu schätzen“, betonen Lars Rausch und Aline Scholl.
Durchgängige Prozesse ohne Schnittstellen
Ein Pluspunkt von VIA-S sind die integrierten Sachgebiete für alle Aufgabenbereiche, so dass fehleranfällige Schnittstellen auf ein Minimum reduziert werden. Die Lösung unterstützt die Digitalisierung und bietet viele Arbeitserleichterungen. „Als wir vor drei Jahren das Bankenclearing in der Finanzbuchhaltung eingeführt haben, war die Zeitersparnis enorm“, betont Lars Rausch.
Das Rechnungswesen profitiert bei der CBW außerdem vom Einsatz der VIA-S Auftragsbearbeitung, denn Buchungen werden automatisch in die Finanzbuchhaltung übergeben. Den Vorteil der zentralen Datenhaltung in einem System möchte die Einrichtung zukünftig auch in der Dokumentation nutzen, so dass alle relevanten Bereiche zentral in einer Softwarelösung verwaltet werden können. Klientendaten werden dann direkt aus der Dokumentation aufrufbar sein und somit u.a. auch die Lohnbewertung mit Informationen aus der Dokumentation angereichert werden.
Über die Caritas Betriebs- und Werkstätten GmbH
Die CBW mit Hauptsitz in Eschweiler gehört zu den klassischen Werkstätten für Menschen mit Behinderung und beschäftigt knapp 300 hauptamtliche Mitarbeiter. Gegründet wurde die Einrichtung 1976 und betreibt mittlerweile 7 Werkstätten an sechs verschiedenen Standorten im Raum Aachen. Hier werden insgesamt 1.330 Menschen mit Behinderung beschäftigt. Zu den Aufgabenbereichen gehören neben der klassischen Montage und Verpackung, der Garten- und Landschaftsbau, die Schreinerei, der Automotive- und viele weitere Bereiche. Die Betreuten können somit vielfältig eingesetzt und auf ihre individuellen Wünsche eingegangen werden. Die Herstellung, Reinigung und Sterilisierung von Einmalinstrumenten in der Medizin sind besonders hervorzuheben.