Obwohl uns die Wirtschaftskrise eine Kehrseite der Globalisierung vor Augen geführt hat – nämlich weltweite Abhängigkeiten, die erst angesichts von Schwierigkeiten augenfällig werden -, ist die Internationalität von Unternehmen nach wie vor unabdingbar, um am „globalen Markt“ zu reüssieren. Dazu sind Kommunikation, Koordination und die Effizienz dezentraler Strukturen entscheidend. Das gilt vor allem auch für das Projektmanagement.
=== Hintergrund ===
Auftraggeber: Südafrika; Konsortialpartner: Österreich, Deutschland, USA; Lieferanten: Südafrika, Österreich, Deutschland, USA, Indien; Fünf Länder in unterschiedlichsten Zeitzonen, noch mehr Standorte und Unternehmen, ein Projekt. Und das alles vor dem Hintergrund steigenden Kostendrucks und ambitionierter Deadlines in einem komplexen Projektumfeld.
Unternehmen, die international tätig sind, kennen diese Herausforderungen und begegnen ihnen, um Kosten und Ressourcen zu sparen, mit der Aus- bzw. Verlagerung von Services, die das Kerngeschäft entweder betreffen oder unterstützen. Das kann beispielsweise die Verlagerung der Produktion in ein Land mit niedrigeren Lohnkosten sein, aber auch die Ausgliederung klassischer unterstützender Prozesse.
Die Globalisierung bzw. Liberalisierung des Welthandels unterstützt diesen Trend und ist die wesentliche Ursache für die zunehmende Standortunabhängigkeit von Unternehmen und die Entstehung internationaler Kooperationen.
So werden etwa in der Automobilindustrie bereits bis zu 70% der Wertschöpfungskette an andere Unternehmen ausgelagert. Zahlreiche andere Branchen, darunter der Anlagenbau, verfolgen seit Jahren – sehr erfolgreich – eine ähnliche Strategie.
Diese bedingt allerdings einen erhöhten Aufwand an Kommunikation und Koordination. Denn Menschen müssen informiert und eingebunden werden, wenn man von ihnen Produktivität erwartet.
=== Bedeutung für die Projektarbeit ===
Für die Projektarbeit ergeben sich daraus neue Herausforderungen, vor allem im Hinblick auf die Organisation zeitlich und räumlich voneinander getrennter Projekt-Teams. Das betrifft die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen „Kulturen“ mit verschiedenen Sprachen und möglicherweise divergierenden Herangehensweisen an berufliche Aufgabenstellungen.
In diesem Zusammenhang ist ein gemeinsames, klares (Projekt-)Ziel ebenso wichtig wie das Vorhandensein einer einheitlichen Arbeitsumgebung mit einem aktuellen und jederzeit zugänglichen Datenbestand.
Studien zeigen, dass rund 17% der Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen verbracht wird – unabhängig davon, ob diese Informationen auch tatsächlich aktuell sind.
Um die Informationssuche zu erleichtern und gleichzeitig die permanente Aktualität der Informationen zu gewährleisten, ist eine zentrale Arbeitsumgebung für dezentrale arbeitende Projekt-Teams unabdingbar.
Nur auf diese Weise können alle Projektbeteiligten – unabhängig von Standort und Unternehmen – eingebunden werden.
=== Zentrale Arbeitsumgebungen als Fundament ===
Getrennte Arbeitsumgebungen und unterschiedliche Speicherorte erhöhen den Koordinationsaufwand durch das Abgleichen von Informationen sowie den Kommunikationsaufwand durch das Verteilen von Informationen.
Daher sind für den Erfolg dezentral abgewickelter Projekte zentrale Arbeitsumgebungen maßgeblich. Sie erhöhen die Effizienz und reduzieren die Fehleranfälligkeit, die durch unterschiedliche Ablagesysteme fast zwangsläufig entsteht. Sie dienen der Übersichtlichkeit und der Nachvollziehbarkeit gleichermaßen, erleichtern die Projektdokumentation und steigern das Verständnis für Zusammenhänge. Damit erhöht sich auch die Akzeptanz für das Projekt.
Unternehmen sind also gut beraten, einheitliche Planungs-, Steuerungs-, und Ablagesysteme zu implementieren. Und gerade im Projektmanagementbereich -wenn unternehmensinterne Sicherheitsrichtlinien die Einbindung externer Projektmitarbeiter erschweren – stellen unabhängige, webbasierende Plattformen eine geeignete Alternative für die standort- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit dar.
=== Neue Technologien für eine sichere und effiziente Zusammenarbeit ===
Webtechnologien und diverse Software-Tools ermöglichen heutzutage einen grenzenlosen Informationsaustausch und unterstützen die Kommunikation und Zusammenarbeit in Projekten. Virtuelle Arbeitsräume bieten dem gesamten Projekt-Team eine zentrale Arbeitsumgebung – unabhängig vom Standort oder Unternehmen des Einzelnen.
Ein besonderes Beispiel dieser neuen Technologien sind sogenannte „Software as a Service“ (SaaS)-Plattformen. Webbasierende Applikationen, die auch und gerade im Projektmanagement eine immer größere Rolle spielen. Die Vorteile liegen auf der Hand:
– Die Software wird für die Dauer der Projekte angemietet
– Der Einsatz erfolgt meist ohne zusätzliche Investitionen in Hard- und Software
– Der Zugriff auf alle Projektinformationen erfordert nur einen Internetanschluss
– Die Kosten sind transparent, leicht kalkulierbar und dem Projekt und den Teilnehmern direkt zurechenbar
– SaaS bedeutet außerdem eine Entlastung für das interne IT-Personal und ermöglicht eine einfache und gesicherte Einbindung aller Projektbeteiligten
Der direkte, zeit- und ortsunabhängige Zugriff auf alle Projektinformationen (Dokumente, Terminplan, Aufgaben etc.) ermöglicht allen Beteiligten einen aktuellen, umfassenden Projektüberblick. Resultat ist eine beachtliche Reduktion des Koordinationsaufwands und damit eine wesentliche Erleichterung aller projektrelevanten Arbeitsabläufe.
Allerdings sollten bei Interesse an derartigen Lösungen folgende Kriterien berücksichtigt werden:
– Kann die Software einfach und schnell an unterschiedliche Bedürfnisse (unternehmens- und/oder projektspezifische Anforderungen) angepasst werden?
– Ist die Benutzeroberfläche intuitiv und einfach zu bedienen?
– Erfüllt die Software moderne Sicherheitsstandards (Zugriffskontrolle, Berechtigungskonzept, Verschlüsselung etc.)?
– Ist sie permanent verfügbar (Hosting, Rechenzentrum, Datenbankanbindungen)?
– Welche Leistungen beinhaltet die Miete und welche Leistungen werden extra verrechnet (gibt es verdeckte Kosten, etwa in Form zusätzlicher Speicherplatzabrechnung)?
– Welche Support-Leistungen bietet der SaaS-Anbieter?
Werden diese Kriterien erfüllt, steht einer Umsetzung vom technischen bzw. organisatorischen Standpunkt nichts mehr im Wege.
=== Nachsatz ===
Was die Technik jedoch nicht immer kompensieren kann, ist der Faktor Mensch. Jede Software ist nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Beteiligten nicht nur entsprechend zu schulen, sondern auch die notwendige Disziplin bei Datenpflege einzuhalten.
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