In der aktuell herrschenden Pandemie-Krise sind viele Unternehmen in der Situation, Audits trotz Kontaktbeschränkung durchführen zu müssen. Mit Hilfe von orgavision ist es einem mittelständischen Unternehmen in Baden-Baden, der Buchholz Textilpflege GmbH & Co. KG, in Zusammenarbeit mit ihrem externen Qualitätsmanagementberater (Peter Fischer, pfqm) sowie Auditor Roland Schamberger gelungen, ein kombiniertes Audit remote durchzuführen.
Berlin, 05.05.2020. Mit Hilfe von der Berliner orgavision GmbH entwickelten, gleichnamigen Lösung (https://www.orgavision.com) konnte die Buchholz Textilpflege GmbH & Co. KG (https://www.buchholz-textil.de/de/) Ende März 2020 erstmals von einem Remote-Audit und der daraus folgenden vorläufigen Zertifizierung profitieren.
Die Buchholz Textilpflege GmbH & Co. KG aus Baden-Baden wurde 1934 gegründet und beschäftigt rund 240 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Audits und die daraus folgenden Zertifizierungen spielen in unserem Unternehmen eine sehr wichtige Rolle“, erläutert Geschäftsführer Patrick Buchholz. „Wir waren darum sehr froh, dass dank aller Beteiligten und der von uns schon seit Jahren erfolgreich eingesetzten Software orgavision ein virtuelles Audit möglich war. Die Prüfung verlief aus unserer Sicht sehr effizient und konzentriert. Ich könnte mir gut vorstellen, dass auch künftig ein Großteil der Auditierungen über diesen Weg stattfindet.“
Einen ähnlichen Eindruck hat der von der Firma Buchholz Textilpflege beauftragte Qualitätsmanager Peter Fischer (https://www.pfqm.de/kontakt/), der das Wäschereiunternehmen bereits seit über zehn Jahren begleitet. „Um ein Haar wäre ich aufgrund der Corona-Krise in Australien festgesessen“, erinnert sich Fischer. „Zum Glück war ich dann doch rechtzeitig zum Audit-Termin wieder in der Heimat. Aber selbst wenn das nicht gelungen wäre, hätte das Audit problemlos virtuell stattfinden können.“
Geplant und durchgeführt wurde ein kombiniertes Audit: ein Überwachungsaudit nach ISO 9001 sowie die Neuzertifizierung nach ISO 14001 (Umweltmanagement) und RABC EN 14065 (Hygienemanagement). „Wir konnten mit Hilfe geteilter Bildschirme integriert arbeiten“, ergänzt Fischer. „Auf diese Weise erörterten wir alle relevanten Punkte. Da beispielsweise die Maßnahmen zu vorrangegangenen internen und externen Audits sowie Nachweise zu Hygienekontrollen oder entsprechenden Schulungen in orgavision lückenlos dokumentiert und damit für die Auditoren nachvollziehbar waren, ging das alles zügig und reibungslos.“
Im Ergebnis wurde das Zertifikat für die ISO 9001 problemlos verlängert sowie die Neuzertifizierung zunächst für sechs Monate festgelegt. Im Anschluss muss ein persönliches Audit die virtuelle Sitzung ergänzen, da bestimmte Prozesse nur vor Ort kontrolliert werden können.
Auch aus Sicht des für eine große deutsche Zertifizierungsgesellschaft tätigen Auditors Roland Schamberger (https://www.cleantextile.de/unternehmerprofil/ ) war das erste virtuelle Audit mit orgavision ein voller Erfolg.
„Aus meiner Sicht lief das Audit sehr positiv“, fasst er zusammen. „Orgavision wird im Unternehmen stark genutzt, darum ist die Dokumentation der Firma Buchholz vorbildlich. Zusätzlich leistet Herr Fischer einen wichtigen Beitrag in seiner Position als Moderator. Sollten doch einmal Schwachstellen sichtbar werden, sind diese schnell behoben.“
Aus seiner Sicht eignet sich ein Remote-Audit insbesondere bei Kunden, die er schon besser kennt.
„Bei Erst-Audits von neuen Mandanten ist sicher ein persönliches Audit zunächst einmal besser, um sich einen Eindruck zu verschaffen“, sagt Schamberger. „Danach könnte ich mir gut vorstellen, einen Großteil der Auditierung virtuell durchzuführen und nur den Teil, der meine Anwesenheit erfordert, persönlich abzuhalten.“
Auf diese Weise ließe sich der Gesamtaufwand von Auditierungen inklusive Reisezeit und -spesen deutlich reduzieren. Herr Schamberger sieht hier erhebliche Potenziale beispielsweise auch bei größeren Organisationen: „Gerade für große Konzerne, die von mehreren Auditoren überprüft werden, eröffnen sich hier neue Möglichkeiten. So könnten beispielsweise ein oder zwei Auditoren den Mandanten vor Ort überprüfen und die anderen Kollegen oder Fachexperten verfolgen das Audit virtuell und prüfen in der Zeit die Dokumente. Auf diese Weise lässt sich für alle Beteiligten viel Zeit und Geld sparen. Voraussetzung dafür ist jedoch der Einsatz einer prozessunterstützenden Managementsoftware, die alle erforderlichen Dokumente enthält. Orgavision ist hier sehr gut geeignet. Damit lassen sich 70 -75 % der Tätigkeiten virtuell prüfen.“
Die verbleibenden 25 % müssten auch weiterhin im Unternehmen selbst geprüft werden. Gemeint sind hier beispielsweise Betriebsbegehungen, um sicherzustellen, dass die theoretischen Sachverhalte im Unternehmen auch wirklich gelebt werden.
Auch nach der Corona-Krise sieht Schamberger großes Potenzial. „Ich denke, Remote-Audits werden künftig eine größere Rolle spielen. Auch in der DIN EN ISO 19011 – der Richtlinie zum Auditieren von Managementsystemen – ist erstmalig von Remote Auditmethoden die Rede. Laut der Norm können sich Art und Umfang der Remote-Methodik im Audit unterscheiden und unter Einhaltung der Normenvorgaben genehmigt auch die DAKKS, als übergeordnete Behörde, die Remote-Audits. Bis zur Corona-Krise waren sowohl Zertifizierungsstellen als auch die Behörde sehr vorsichtig, wenn es um virtuelle Audits ging. Ich denke, nach der Krise wird sich das ändern. Vielleicht ist das auch ein Stück weit ein Testfeld aktuell. Man beobachtet auf Behördenebene zurecht sehr genau: Was kommt dabei raus? Sicherlich werden die Auditoren und Zertifizierungsstellen ihre positive Rückmeldung an die DAKKS weitergeben. Auf diese Weise wird das Vertrauen in Remote-Audits wachsen“, so Schamberger.
In einem Punkt wird sich seiner Einschätzung nach in jedem Fall etwas ändern: „Es gibt nicht nur Zertifizierungsaudits (3rd Party Audit), sondern auch interne Audits (1st Party Audit) und Lieferantenaudits (2nd Party Audit). 1st Party und 2nd Party Audits haben kein festgelegtes Format und können, wenn das Unternehmen es als sinnvoll erachtet, als Remote-Audit stattfinden.“
Die Software orgavision hat ihren Schwerpunkt in der Unternehmensdokumentation, der Abbildung von Normen und Regelwerken, der Erstellung von QM-Handbüchern, der Organisationsentwicklung, dem Ausbau des Wissensmanagements sowie der Stärkung der internen Kommunikation für Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Ein integriertes Managementsystem (IMS) hilft den Nutzern diverse organisatorischen Aufgaben schnell und strukturiert zu bearbeiten.
Unternehmen, die noch nicht mit orgavision arbeiten, können die Software schnell und unkompliziert einführen.
Mehr Informationen: http://www.orgavision.com
orgavision kostenfrei testen: https://www.orgavision.com/testen
Über orgavision:
Das Berliner Unternehmen orgavision wurde 2008 gegründet und brachte 2009 eine gleichnamige Software-Lösung für Qualitätsmanagement, Organisation und Zusammenarbeit auf den Markt. Der Fokus der Anwendung liegt auf der Unternehmensdokumentation, Abbildung von Normen und Regelwerken, der Erstellung von QM-Handbüchern, der Organisationsentwicklung, dem Ausbau des Wissensmanagements sowie der Stärkung der internen Kommunikation für Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Das integrierte Managementsystem (IMS) unterstützt seine Benutzer schnell und strukturiert bei der täglichen Bearbeitung von diversen organisatorischen Aufgaben. Die Anwendung kann als SaaS-Service sowie als On-Premises-Lösung integriert werden und wird derzeit von über 120.000 Anwendern in rund 500 Organisationen genutzt.
Weitere Informationen über orgavision finden Sie auf http://www.orgavision.com und den orgavision-Profilen auf Xing, LinkedIn und Twitter.
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