Wer schon mal einen Bürojob hatte, besonders in einem der kreativen Bereiche wie Grafik, Fotografie oder Marketing, der wird die alltäglichen Probleme bei der internen Datenverwaltung kennen. Gemeint sind fehlende Ablagestrukturen, eine klare Ordnerhierarchie oder der allgemeine Zugriff auf gewisse Verzeichnisse.
Dadurch kommt es bei vielen Unternehmen regelmäßig vor, dass Mitarbeiter auf der Suche nach Bild-, Layout- oder Videodaten sind, welche jedoch nirgends auffindbar sind. Zwar weiß man wonach man sucht, jedoch nicht wo man danach suchen soll. Folglich kann eine vermeintlich “schnelle Bildsuche” gut und gerne mal eine halbe Stunde oder mehr beanspruchen. Zumal die meisten Grafiker oder Marketer mehr als nur eine einzige Datei pro Tag benötigen, weshalb man mit einer schlappen Bildsuche am Tag nicht hinkommt.
Das ständige Suchen (und nicht-finden) von Daten wiederum geht nicht nur auf die Uhr, sondern auch auf die Nerven der Angestellten. Schließlich würden die Kreativen die Zeit lieber produktiv nutzen, als stundenlang nur Daten zu suchen. Das wiederum ist ja schließlich auch der Anspruch der Vorgesetzten, auf denen die Projektverantwortung liegt. Schließlich kümmern sich Kunden oder Vorgesetzte nicht darum, weshalb Sie Ihre Projekte nicht rechtzeitig fertigstellen konnten. Am Ende des Tages zählen nur Ergebnisse.
Damit Datenchaos und frustrierte Mitarbeiter der Vergangenheit angehören, setzen immer mehr Unternehmen auf sogenannte Digital Asset Management Systeme. Die Softwarelösungen wurden speziell für die Anwendung in Unternehmen entwickelt, um die Arbeit mit Mediendaten jeglicher Art gezielt zu verschlanken. Im deutschsprachigen Raum spricht man auch häufig von “Mediendatenbanken” oder “Bilddatenbanken”. Die Besonderheit von Digital Asset Management Lösungen ist die zentrale und einheitliche Datenhaltung, welche mithilfe sogenannter Metadaten (Metainformationen) erfolgt.
Beim Prozess des Meta-Tagging (“Verschlagwortung”) werden individuelle Informationen (Schlagworte) an einer Datei gespeichert, wodurch diese im Bildpool intern kategorisiert wird und somit zu einem späteren Zeitpunkt kinderleicht auffindbar wird. Dabei war die Grundidee zunächst sich von der ordnerbasierten Datenverwaltung zu verabschieden und die Verwaltung mithilfe einer Datenbank zu lösen, die per Stichwortsuche bedienbar ist. Folglich entstanden die ersten DAM Systeme, die ihren Benutzern eine selbsterklärende Ablage von Dateien ermöglichten.
Der größte Vorteil dieser Systeme ist jedoch die maximale Flexibilität und Skalierbarkeit. So kann man DAM Lösungen in sämtlichen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens einsetzen, ohne dabei Kompromisse eingehen zu müssen. Durch die hohe Personalisierbarkeit können Suchmasken, Prozesse und Automationen exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
Möchten Sie mehr Informationen zu diesem Thema enthalten, werfen Sie doch einen Blick in unserem Blogbeitrag zum Thema Digital Asset Management Systeme. Dort erklären wir Ihnen detailliert, worauf man bei der Auswahl einer passenden Lösung achten sollte und welche 5 Einsatzmöglichkeiten für massive Kosteneinsparungen im Geschäftsalltag sorgen können.