Vorgesetzte bieten ihren Mitarbeitern zunehmend ein begrenztes Home-Office an. So kann sich der Mitarbeiter z. B. an Tagen mit prekärer Verkehrssituation die Fahrt ins Büro sparen, zwischendurch unkompliziert einen privaten Termin wahrnehmen oder hat die Möglichkeit, neben der Arbeit ein erkranktes Kind zu Hause zu pflegen. Nicht immer wird von der Firma ein Notebook zur Verfügung gestellt. Wird im Büro z. B. noch mit einem immobilen PC gearbeitet, nutzen Mitarbeiter oftmals zu Hause ihren privaten Laptop oder ihren privaten PC, um für die Firma Aufgaben zu erledigen. In diesem Fall spricht man steuerlich betrachtet von einer gemischten Nutzung, die anteilsmäßig absetzbar ist.
Nutzungsanteile ermitteln
Wird der private Laptop betrieblich mitgenutzt, können die Kosten der Anschaffung und des Unterhalts des eigenen Gerätes entsprechend dem Anteil des betrieblichen Gebrauchs bei der Einkommensteuer als Werbungskosten geltend gemacht werden. „Das ist unter Umständen sogar möglich, wenn die Anschaffung des privaten Gerätes schon vor der betrieblichen Nutzung erfolgte“, erklärt Mark Weidinger, Vorstand der Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e. V.). „Voraussetzung ist, dass die gewöhnliche Nutzungsdauer noch nicht überschritten wurde.“ Die Abschreibungszeit für Notebooks, Laptops oder PCs liegt regelmäßig bei drei Jahren. Der noch nicht abgeschriebene Restwert kann dann noch anteilig abgesetzt werden.
Büroberufe haben gute Karten
Es gibt zahlreiche Büroberufe, bei denen eine 50-prozentige Nutzung gegeben ist. In diesem Fall werden die Kosten zur Hälfte bei der Einkommensteuer angesetzt. Ein höherer Nutzungsanteil ist z. B. bei Grafikern, Redakteuren, Lehrern oder Wissenschaftlern oft möglich. Wird der PC zu neunzig Prozent oder mehr beruflich genutzt, entfällt der private Nutzungsanteil steuerrechtlich und der PC ist zu hundert Prozent absetzbar. Schlechte Karten haben Steuerpflichtige, deren Beruf keinen PC erfordert. Nutzen beide Ehepartner gemeinsam einen PC beruflich, können beide eine anteilige Nutzung absetzen.
Nachweis beruflicher Nutzung
Um dem Finanzamt die berufliche Nutzung glaubhaft zu machen, gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder ist Home-Office im Arbeitsvertrag festgehalten oder es liegt diesbezüglich ein Schriftstück vom Vorgesetzten vor. Sind keine Nachweise vorhanden, muss bei der Einkommensteuer alljährlich detailliert angeführt werden, welche Aufgaben zu Hause am PC erledigt werden. Etwas aufwendiger ist das dreimonatige Führen eines Nutzungstagebuchs, das Datum, Uhrzeit, Dauer und Zweck der Nutzung dokumentiert und untermauert. Ähnlich wie bei einem Fahrtenbuch.
Höhe des Kaufpreises relevant
Liegt der Kaufpreis des Notebooks unter 952 Euro inklusive der Mehrwertsteuer, kann das Gerät im Anschaffungsjahr sofort steuerlich abgesetzt werden. Wird für das Notebook gleichzeitig noch Zubehör, wie z. B. ein Laserdrucker samt Druckpatronen, angeschafft, kann es passieren, dass der Anschaffungspreis für das Gesamtpaket über 952 Euro brutto, der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter, liegt. Dann sind die gesamten Kosten über die gewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren zu verteilen, wobei sie im Jahr der Anschaffung nur anteilig nach Monaten berücksichtigt werden.
Die Lohi (Lohnsteuerhilfe Bayern e. V.) mit Hauptsitz in München wurde 1966 als Lohnsteuerhilfeverein gegründet und ist in über 300 Beratungsstellen bundesweit aktiv. Mit über 650.000 Mitgliedern ist der Verein einer der größten Lohnsteuerhilfevereine in Deutschland. Die Lohi zeigt Arbeitnehmern, Rentnern und Pensionären – im Rahmen einer Mitgliedschaft begrenzt nach § 4 Nr. 11 StBerG – alle Möglichkeiten auf, Steuervorteile zu nutzen.
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