Confluence: QM-Systeme ISO 9001 in einem Firmen-Wiki

Nutzung von Web-2.0 Technologien, automatische Revisionierung, Workflows zur Dokumentenfreigabe und vieles mehr für Ihre QM-Dokumentation

Bei der Nutzung von Web-2.0 Technologien spielt die aktive Beteiligung der Nutzer, in dem Fall Ihre Mitarbeiter, eine entscheidende Rolle. Wer hat nicht auch schon frustiert die Suche nach Informationen und Dokumenten in großen Datenbeständen aufgegeben? Wikis ermöglichen schnelles Navigieren und Zugriff auf die benötigten Informationen. Häufig benötigte Wiki-Seiten können in der persönlichen Wissensablage auf Änderungen hin überwacht werden. In einer QM-Dokumentation sind viele verschiedene Informationen, Vorlagen, Checklisten und Verfahrensanweisungen enthalten, die es gilt, in der aktuellen Version schnell zu finden.

Durch verschiedene Interaktionsmöglichkeiten, wie Kommentieren, Diskutieren, Seiten beobachten oder durch eigene Blogs (Web-Log) kann jeder aktiv am QM-System mitwirken. Damit wird die Aktualität bei steigendem Nutzen des Systems ebenso sicher gestellt, wie die Akzeptanz der Mitarbeiter – die Grundvoraussetzung für ein sinnvolles QM-Wiki.

Änderungen werden automatisch revisioniert:

Gerade für QM-Systeme besteht ein wesentlicher Vorteil in einem QM-Wiki darin, dass alle Bearbeitungsstände der Dokumente – hier Wiki-Seiten – mit Datum/Uhrzeit und Autor gespeichert werden, wodurch auch die notwendige Transparenz zur Änderung der Inhalte nachvollziehbar gegeben ist, somit entfällt eine händische Pflege zur Revision. Anpassungen des QM-Systems werden automatisch übersichtlich auf der Einstiegsseite gelistet.

Workflows sichern definierte Prüfungen, Verantwortungen und Freigaben:

Die Möglichkeiten eines Workflows sind bei einem QM-Wiki über PlugIn“s möglich. Diese sichern wie beim Dokumenten-Managementsystem den Status Ihrer Dokumente, von der Idee des Mitarbeiters, bis zur Freigabe. Der Mitarbeiter kann mit geringem Aufwand bspw. Änderungen und Verbesserungen vorschlagen. Das Dokument bekommt dann zwangsläufig einen anderen Status z.B. „IDEE“. Jetzt spielt ein QM-Wiki eine seiner Stärken aus: ein definierter Personenkreis kann in einem vorgegebenen Prozess diese Idee kommentieren, bewerten und weiterentwickeln. Der Prozessverantwortliche ist über alle Abläufe informiert und kann die Änderungen am Ende freigeben – oder auch ablehnen. In der Workflow-Verfolgung kann jederzeit der Status der Freigabe (und auch die internen Laufzeiten dazu) nachvollzogen werden. Das Ganze lässt sich auch mit dem E-Mail-Client Koppeln, um auch zeitnah Informationen zu Änderungen und Entscheidungsanforderungen zu verteilen. Trotzdem bleibt für alle Mitarbeiter das aktuell freigegebene Dokument immer sichtbar.

Verlinkte Ablaufgrafiken und Texte:

Neben den Standardtextverlinkungen können darüber hinaus verlinkte Ablaufgrafiken im QM-Wiki direkt abgebildet und online geändert werden. Wiki-PlugIns erlauben in den Prozessgrafiken einzelne Prozessschritten mit Unterseiten oder Dokumente direkt zu verlinken und auch zu ändern. In anderen Systemen entsteht bei Änderungen erheblicher manueller Aufwand allein für die Pflege der Ablaufgrafiken und eine zusätzliche Fehlerquelle beim Hochladen. Die Revisionierung erfolgt bei kompletten Dateien und Seitenanhängen in einem QM-Wiki ebenfalls automatisch.

PDF-Ausdrucke im Corporate Design:

Auch eine QM-Dokumentation mit Verfahrensanweisungen usw. kann sehr gut aus dem System heraus gedruckt werden. Seiten und Unterseiten werden individuell exportiert, sodass der zusammenhängende Druck von Prozessen überhaupt möglich wird. In das System wird Ihr Corporate Design ein gepflegt. Werden Dokumente aus dem QM-Wiki gedruckt, erhalten alle Seiten über individuelle Fußzeilen z.B. Verantwortlichkeiten, Druckdatum, Stand und die entsprechende Revisionierung.

Web 2.0 Funktionalität:

Teilen Sie die Informationen Ihrer Firma über ein eigenes RSS-Feed mit Ihren Kunden, der allgemeine E-Mail-Newsletter -oft als Spam ausgefiltert – hat ausgedient, denn der Kunde abonniert selbst die Informationen nach Themen, die Ihn interessieren.
Profitieren Sie vom vernetzten Wissen Ihrer Mitarbeiter und indem Sie es auf eine moderne Art mit dem Qualitätsmanagement Ihres Unternehmens verbinden. Finden Sie Ihre Dokumente und Wissensthemen durch Wiki-Funktionalitäten, wie Schlagwörter und einer ausgereifte Suche über Inhalte angehangener Dateien. Dabei schaffen klare Regelungen hinsichtlich firmeninterner Nutzung, personenbezogener Nutzerrechte, Zugangskontrolle für zugelassen Kunden, weiterhin Einschränkung des IP-Nummern-Kreises und verschlüsselte Verbindung usw. die notwendige Sicherheit innerhalb des eigenen Netzwerkes, wie auch bei einem Cloud-Server. Das Nutzerkonzept wird auf Ihre Bedürfnisse angepasst – die jeweils beteiligten Personenkreise schränken Sie ein: bspw. bestimmte Abteilungen oder bestimmte Projektbeteiligte.

Informationen online, ohne html-Kenntnisse:

In einer guten Wiki-Software benötigt der Anwender keine speziellen Kenntnisse für eine Wikisprache oder gar html-Programmierung. Vielmehr bewegen Sie sich in einer einfachen Textverarbeitungsumgebung, jedoch mit den Web-2.0-Möglichkeiten, Verlinkungen und Grafikerstellungen. Bei jeder Prozessbeschreibung können die mitgeltenden Unterlagen, Vorlagen, Unterprozesse und weitere zugehörige Informationen thematisch zugeordnet bzw. verlinkt werden. Für eine QM-Dokumentation insgesamt beste Voraussetzungen für eine ansprechende Oberfläche.

Integration bestehender QM-Systeme:

Vorhandene Texte lassen sich einfach in die Editoren hineinkopieren, den Aufwand für die Umsetzung der verlinkten Ablaufgrafiken schafft dann aber auch eine intuitive Bedienbarkeit des QM-Systems von der Prozesslandschaft bis zu den Beschreibungen.
In einer QM-Dokumentation gilt es lange scrollbare Texte mit vereinzelten Grafiken zu vermeiden, dies ist online 1:1 übertragen, noch unübersichtlicher zu lesen, als in der Papiervariante. Deswegen sind einige Gedanken zur Seitenstrukturierung und Navigation notwendig. Zur Vermeidung eines langen immer weiter aufklappenden linken Menü, ist es hilfreich, die obere und seitliche Navigation nur für Haupt- und ersten Unterthemen zu nutzen und dann in die Seitenoberfläche zur Navigation direkt zu gehen. Eigene Navigationsfelder z.B. zum Ablauf zurück und Home auf die Prozesslandschaft erleichtern dann die intuitive Navigation. Die komplette Seitenhierarchie wird beim Drucken über automatische Inhaltsverzeichnisse wieder sinnvoll gezeigt.
Von Vorteil kann es sein, alle Werkzeuge und Vorlagen des QM-Systems in einem Bereich gebündelt zu speichern und von den Abläufen weg, dorthin zu verlinken. Weiterhin gilt es zu überlegen, was in neuen oder im gleichen Fenster geöffnet wird, um beim Beenden eines Anhanges nicht versehentlich immer gleich das Gesamtsystem zu schließen.
Bestehende Verfahren sind in einem QM-Wiki gut integrierbar: Vorschlagswesen, Firmenbibliotheken, Maßnahmenverfolgung, Terminkoordination, Kommunikation und Information (Top-down und Bottom-up), Fehler und Reklamationsbearbeitung, Kundenfeedback usw.

Aufgrund der Flexibilität, Vielfalt und nicht zuletzt der günstigen Anschaffung kann ein QM-Wiki für jedes Unternehmen skaliert werden.

Beratung im Bereich Qualitätsmanagement, Erstellung und Visualisierung von QM-Systemen für KMU nach ISO 9001 in Confluence.

Kontakt:
MaxMel GmbH
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