Mit Managed Services Lizenzen optimieren
IT-Verantwortliche sollten das Thema Lizenzmanagement nicht unterschätzen: Es ist komplex und aufwändig und im Falle von Unterlizenzierung drohen Strafzahlungen. Der Windenergieanbieter SOWITEC setzt auf den Managed Service SAM Live! von Asset Consult GmbH.
Mit der steigenden Zahl von Softwarelizenzen wachsen auch die Ansprüche an deren Verwaltung. Gerade Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Tochterunternehmen sollten das Software Asset Management (SAM) nicht unterschätzen. Diese Erfahrung machte auch die SOWITEC Group, einer der größten Windkraftentwickler weltweit. Das Unternehmen hat Tochterfirmen in 13 Ländern gegründet und gliedert sich in mehrere Geschäftsbereiche, die zusammen alle Bereiche der Windkraftentwicklung abdecken: von der Planung und Konzeption über Baubetreuung, Vertrieb und Finanzierung bis hin zur technischen und kaufmännischen Betriebsführung von Windparks inklusive der Vermarktung der CO2-Zertifikate und Stromerträge. Für die zentrale IT bedeutet das über 250 Anwender über alle Niederlassungen hinweg zu betreuen und dabei auch den Überblick über alle verwendeten Lizenzen zu behalten. Die Herausforderung des SAM wurde den Verantwortlichen klar vor Augen geführt, als Microsoft bei einer der Tochterfirmen eine Lizenzprüfung veranlasste: „Es gab keinerlei Beanstandungen und wir konnten diese Prüfung erfolgreich abschließen, aber der Zeitaufwand war erheblich“, erinnert sich Daniel Köck, Leiter IT-Services bei SOWITEC.
Aufwand und Risiken in der Lizenzverwaltung
Ohne ein dezidiertes Software Asset Management müssen bei einer kurzfristig anberaumten Prüfung unter Umständen Dokumente und Unterlagen aus länger zurückliegender Zeit erst aus den Archiven gesucht werden. Das korrekte Ausfüllen und Erstellen der umfangreichen und komplizierten Prüfungsunterlagen kostet ebenfalls Zeit. All das bindet Ressourcen, die ursprünglich gar nicht eingeplant waren – und im Falle der unangekündigten Prüfungen auch grundsätzlich nicht planbar sind. Fällt die Lizenzüberprüfung also in eine Zeit, in der ohnehin alle Mitarbeiter stark in einem Projekt gebunden sind, so kommt es zu erheblichen Doppelbelastungen.
Noch ein anderer Punkt wurde den IT-Verantwortlichen durch die Prüfung bewusst: das hohe Risiko. Ohne entsprechendes Lizenzmanagement ist es praktisch kaum möglich, den Überblick über bestehende und verwendete Lizenzen über alle Niederlassungen hinweg zu behalten und deren Nutzung optimal zu gestalten. Eine Überlizenzierung ist unrentabel: Werden nicht alle ursprünglich erworbenen Lizenzen genutzt, entstehen unnötige Ausgaben. Noch gefährlicher ist die Unterlizenzierung, wenn versehentlich mehr als die vorhandenen Lizenzen verwendet werden. Das hat bei einer Prüfung empfindliche Strafzahlungen zur Folge. „Das sind erhebliche Mehrausgaben, die für das Unternehmen unerwartet kommen und im schlimmsten Fall sogar zur Insolvenz führen könnten“, weiß Köck.
Deshalb entschloss sich die IT-Leitung der SOWITEC für eine nachhaltige Lösung zum Management der Microsoft-Lizenzen. Dazu wurden zunächst intern alle Lizenzen inventarisiert, bevor man sich auf die Suche nach einem externen Lösungsanbieter machte, um nicht interne Ressourcen für diese Aufgaben binden zu müssen. Den geeigneten Partner fand man in der Asset Consult GmbH. Der Dienstleister mit Microsoft Gold Kompetenz in Software Asset Management überzeugte mit langjährigem Know-How und seinem umfassenden Betreuungsangebot. Seit 2013 unterstützt die Asset Consult GmbH die SOWITEC nun beim Microsoft-Lizenzmanagement und seit 2015 kommt dabei auch die Managed Service Plattform von SAM Live! GmbH, einer Technologie und Service Tochter des Dienstleisters, zum Einsatz. Unter anderem werden durch SAM Live! alle fortlaufenden Änderungen der Nutzungsrechte für Microsoft-Software automatisch erfasst und mit den bereits erworbenen Rechten abgeglichen.
Jährliche SAM-Zertifizierungen geben Sicherheit und reduzieren den Aufwand
SOWITEC nutzt die Form der freiwilligen Zertifizierung. Diese Zertifizierung findet regelmäßig einmal pro Jahr zu einem festen Termin statt. Die notwendigen Nachweise werden aufwandsoptimiert geprüft und der optimale Lizenzbedarf berechnet. Nach der Prüfung und Bereinigung werden alle Dokumente an Microsoft geschickt. Durch das saubere Pflegen und managen der Software Titel im Kontext der IT-Infrastruktur, ist die Abnahme der Lizenzbilanz durch Microsoft unkompliziert und erfolgreich.
In der IT-Abteilung von SOWITEC ist man sehr zufrieden mit dieser Lösung: „Die Zertifizierungen liefen reibungslos, durch die planbare Projektorganisation sparen wir Zeit und sind sicher in der Nutzung unserer Lizenzen“, so Daniel Köck.
Das ist umso wichtiger, als die Wahrscheinlichkeit einer Lizenzprüfung durch Microsoft in den letzten Jahren gestiegen ist, da der Anbieter Lizenzverstöße inzwischen auch stärker verfolgt, wie Köck weiß. Auch das Verfahren selbst wurde anspruchsvoller und die Umsetzung zeitaufwendiger. „Die kontinuierliche Pflege und die jährlichen Audits mit Hilfe von SAM Live! verursachen weit weniger Aufwand als mögliche ungeplante Prüfungen. Dadurch haben wir die Möglichkeit, unsere Lizenznutzung fortlaufend zu optimieren“, fasst Köck zusammen. Für die Zukunft könne man sich daher auch die Ausweitung der Zusammenarbeit auf das Management von Lizenzen anderer Anbieter vorstellen
Die SAM Live! GmbH ist spezialisiert auf Managed Services für IT-Asset Management. Die modular aufgebauten SAM Services ermöglichen es Channelpartnern wie Systemhäusern, Resellern, Systemintegratoren oder Outsourcern, ihr Portfolio mit SAM as a Service zu erweitern. Abgesehen vom IT-Asset Management erstellt SAM Live! auch Risikoanalysen für die Bereiche Compliance und Budget sowie Szenarienanalysen für geplante Beschaffungen. Zusätzlich zählt zum Portfolio des SAM-Spezialisten Services im Bereich Cloud-Migration und Machbarkeitsanalysen für Cloud- und Hybridszenarien.
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