Wenn einer eine Dienstreise unternimmt und seine Spesen abrechnen möchte, dann kann er was erzählen – etwa seiner Buchhaltung, der eigenen Firma und zwar wo denn nur die ganzen Belege geblieben sind.
Es geht auch anders: Das Portal Dienstreise-Online nimmt allen Beteiligten viel Arbeit ab. Die Mitarbeiter können alle Daten zu ihrer Dienstreise bereits unterwegs erfassen. Und die Buchhaltung bekommt die Daten so vorgeführt, dass sie sich gleich weiter verwenden lassen.
Geschäftsreisen wären so schön, wenn im Anschluss nicht die „Zettelwirtschaft“ auf die Beteiligten warten würde. Beide Seiten – reisende Mitarbeiter ebenso wie die Buchhaltung – wünschen sich eine probate Lösung, die auch die aktuelle Gesetzgebung mit berücksichtigt.
Dienstreise-Online ist eine Browser und Cloud-Lösung, die einen großen Vorteil mitbringt: Alle Beteiligten können von jedem Computer der Welt aus auf die Dienstleistung der Software zugreifen – es muss dafür nur ein Web-Browser vorhanden sein. Dabei haben die Entwickler vor allem an die mobilen Endgeräte gedacht und Dienstreise-Online für Smartphones, Tablets und Tablet-PCs angepasst.
Rouwen Stallwanger von der verantwortlichen Firma stallwanger IT.dev aus München: „Viele Außenmitarbeiter und Mitarbeiter auf Dienstreise wünschen sich eine mobile Lösung, da sie so alle Ausgaben sofort erfassen können und nichts mehr in Vergessenheit gerät. Lästige Wartezeiten beim Kunden, in der Bahn oder im Stau können so gleich effizient genutzt werden.“
Dienstreise-Online nimmt alle Kerndaten zu einer Reise entgegen, notiert den Reisegrund und erfasst die Fahrt-, Hotel- und Bewirtungskosten, wobei die Belege (Zugtickets, Taxi-Rechnungen, Bewirtungsbelege) auch gleich fotografiert und in die Abrechnung integriert werden können.
Das Online-Portal kennt die aktuelle Gesetzgebung, sodass automatisch die richtigen Verpflegungspauschalen berechnet und die verschiedenen Gesetze angewendet werden. Auf diese Weise entsteht eine komplette Reisekostenabrechnung, die sich gern als PDF speichern und ausgeben lässt, auf die aber auch die Buchhaltung der Firma Zugriff hat.
Rouwen Stallwanger: „Dienstreise-Online ist ein Employee Self Service (ESS). Jeder Mitarbeiter erhält hier einen eigenen Account und erfasst auch die Daten selbst. So reduziert man den Aufwand bei der Personalverwaltung, schafft Transparenz für den Betriebsrat und entlastet sowohl die Buchhaltung als auch die IT. Vor allem sorgt die Verwendung des Portals für eine große Zeitersparnis und für deutlich weniger Stress.“
Die Buchhaltung selbst hat jederzeit einen Überblick über die Dienstreisen der Mitarbeiter. Problemlos lassen sich die wichtigen Daten extrahieren und für das eigene Buchhaltungssystem oder die Lohnbuchhaltung verwenden.
Bezugsquelle
In der Firma lässt sich Dienstreise-Online als Client-User-Package oder als Firmen-Intranetlösung buchen unter:
Unternehmensprofil
stallwanger Consulting ist ein IT-Beratungsunternehmen für individuelle und agile IT-Lösungen. Das Unternehmen bietet seit über 25 Jahren mit seinen zertifizierten Beratern (ITIL, Prince2) Prozess-Lösungen an im Bereich Prozess-Digitalisierung, Change-Management für Geschäftsprozesse, Personalmanagement und Finanzcontrolling.
stallwanger IT.dev | process and controlling
FI-Controlling
Heilmannstraße 7
81479 München
info@stallwanger.net