Rechtssichere E-Mail Archivierung – sind Sie bereit?

Seit 1. Januar 2017 ist das letzte Hintertürchen geschlossen und Unternehmen müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ uneingeschränkt erfüllen. Ist Ihr Unternehmen gewappnet und verfügt über eine rechtskonforme E-Mail – Archivierungslösung?

Die GoBD formulieren die Anforderungen an die Nutzung von IT-gestützter Buchführung und allen damit verbundenen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen, unter anderem auch per E-Mail versendete oder empfangene Daten, wie Angebote, Rechnungen etc. Lesen Sie im Dokument der Bitkom die 10 Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD, das sehr verständlich erklärt, wann und in welchem Umfang archiviert werden muss. Das Dokument kann unter https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html (Link zur Seite der BITKOM) heruntergeladen werden.

Elektronische Archivierung ist Pflicht

Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die GoBD noch einmal deutlich, was im Grunde schon vorher galt: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften. Die bloße Ablage im Dateisystem widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Im Einzelfall ist auch die E-Mail selbst als Geschäftsbrief aufzubewahren. Digitale Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Damit ist klar: Sie haben dringenden Handlungsbedarf, wenn Ihr Unternehmen noch nicht über eine professionelle E-Mail Archivierungslösung verfügt!

Weitere Vorteile von E-Mail Archivierung

E-Mail Archivierung schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor handels-, steuer- und strafrechtlichen Konsequenzen, sondern bietet einen echten Mehrwert für Anwender und auch Unternehmen. Denn E-Mails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, wenn sie bereits archiviert wurden. Sie sparen damit teuren Speicherplatz und reduzieren die Last auf den Mail-Servern. Zusätzlich verringern sich dadurch die Wiederherstellungszeiten in einem Datennotfall, womit die Anforderung jederzeitiger Verfügbarkeit und Lesbarkeit sowie die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet ist.

Ihre Lösung zur rechtskonformen E-Mail Archivierung

Mit dem Barracuda Message Archiver sind Sie beim Thema Compliance auf der sicheren Seite: Der Barracuda Message Archiver bietet ein E-Mail Archivierungssystem gemäß aller für Deutschland geltenden Gesetze und Vorschriften. Zu seinen Kernfunktionen gehören revisionssichere Archivierung einschließlich Suchfunktion, Exportmöglichkeit und redundanter Speicherung.

Der Barracuda Message Archiver entspricht allen in Deutschland geltenden Archivierungsvorschriften:

1. Rechtsakten, die Archivierungspflichten vorsehen

• Abgabenordnung (AO)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Aktiengesetz (AktG)
• Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung

2. Rechtsakten, die die Datenarchivierung beschränken

• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Telekommunikationsgesetz (TKG)
• Telemediengesetz (TMG)

Mehr dazu auch auf der offiziellen Barracudar Webseite oder lesen Sie das Barracuda Whitepaper zur rechtskonformen E-Mail Archivierung.

 Die technischen Vorteile im Überblick:

Mobile Applikationen für Zugriff jederzeit und überall

• Outlook-Add-in für kombinierte Suche im Posteingang und Archiv
• Automatische Erkennung und Import von PSTs
• Stubbing von Anhängen und ganzen Nachrichten
• Einzellösung für E-Mail und Instant Message Archivierung
• Physische und virtuelle Lösungsoptionen für On-Premise-, Private- und Public-Cloud Umgebungen

Melden Sie sich noch heute bei uns und wir machen Ihr Unternehmen fit für die GoBD unter:

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