Interview mit Henri Adreit, IT Programs Director bei Manutan, von Philippe Nieuwbourg
Seit Einführung der STEP-Lösung von Stibo Systems 2008 hat Manutan entscheidende Maßnahmen ergriffen, um Master Data Management (MDM) zum Mittelpunkt seines Informationssystems zu machen. Der in ganz Europa vertretene Distributor für Betriebsausstattung nutzte die MDM-Technologie erfolgreich für die Umstellung vom Kataloggeschäft auf ein E-Commerce Modell.
Erläutern Sie uns doch bitte kurz die Partnerschaft zwischen Manutan und Stibo Systems und warum Master Data Management so wichtig war.
Die Zusammenarbeit mit Stibo Systems begann 2008. Bis 2011 nutzten wir die STEP-Plattform ausschließlich für die Publikation von Content. Auf ihr wurde unsere Produktdatenbank gehostet, die die Ausgangsbasis für den Export von Daten für die Katalogerstellung und den Upload von Daten auf die Webplattform für den Onlineverkauf bildete. Wir haben unser IT-Gesamtkonzept bereits zur Hälfte umgesetzt und konzentrieren uns aktuell darauf, die 300 Applikationen, mit denen wir gestartet sind, auf nur 70 zu reduzieren. Einer der Kernbereiche, die wir anhand unseres Bestandes an Applikationen ausmachen konnten, war Master Data Management oder kurz MDM.
Von unserem europäischen Hauptsitz im französischen Gonesse aus koordiniert die Unternehmensgruppe verschiedene organisatorische Funktionen, wie zum Beispiel die Logistik oder auch die Publikation unseres beliebten Papierkatalogs – Leib und Seele unseres Unternehmens.
Unser Unternehmenswachstum basiert zum Teil auf Akquisitionen. Daraus resultierten viele verschiedene, sich häufig überschneidende Informationssysteme. Bis vor kurzem hatten wir sehr wenige Mitarbeiter in abteilungsübergreifenden Funktionen, insbesondere in den Bereichen IT und Content Management.
Wir wollten Manutan als europäisches Omni-Channel-Handelsunternehmen positionieren. Das bedeutete natürlich, dass wir unsere Produkte europaweit anbieten mussten, was bislang nicht der Fall war, da jede Niederlassung ihren eigenen Produktkatalog hatte. Also haben wir im letzten Jahr ein Projekt begonnen, um Produkte in ganz Europa anbieten zu können – mit der Folge, dass wir nicht nur unsere Prozesse und die Art, wie wir arbeiteten, effizienter gestalten mussten, sondern auch unsere Einkaufsmengen.
Genau das haben Auftraggeber und Großkunden – mit denen wir in Belgien, Frankreich und den Niederlanden Rahmenverträge geschlossen haben – von uns gefordert. Sie konnten nicht verstehen, warum Manutan nicht in der Lage war, in Deutschland oder Spanien die gleichen Produkte wie in Frankreich anzubieten. Aus den 25 Niederlassungen der Unternehmensgruppe in 19 europäischen Ländern haben sich für diese Initiative etliche Personen aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen zusammengeschlossen.
Was waren für Manutan die größten Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf die „Digitalisierung“?
Es gab einige größere Herausforderungen. Zunächst die Tatsache, dass das Web unsere primäre Publikationsplattform geworden war. Das bedeutete, dass wir die Vollständigkeit und Aktualität der Produkte auf der E-Commerce Website sicherstellen, mit kürzeren Release-Zyklen Schritt halten und Inhalte von verschiedenen Content-Management-Tools aus praktisch sofort publizieren mussten. Wir wollten in erster Linie, dass alles schnell ins Web gestellt wird. Das beeinflusste auch unsere Arbeitsweise, denn das ganze Unternehmen war darauf ausgerichtet, den Papierkatalog nur einmal im Jahr zu produzieren. Wir wollten die Seele unseres Unternehmens nicht einstellen, aber wir brauchten eine sehr viel größere Präsenz über alle Vertriebskanäle hinweg. Wir mussten schnellstmöglich auf ein Web-basiertes Modell umsteigen, um nicht das gleiche Schicksal wie zum Beispiel La Redoute zu erleiden, deren Website lange dem Papierkatalog hinterherhinkte.
Die MDM-Lösung STEP von Stibo Systems hilft uns dabei, diese Aufgabe zu meistern. Wir sind immer noch dabei, Altanwendungen stillzulegen und einige Funktionen auf die STEP-Plattform zu übertragen. Mitte 2014 haben wir eine MDM-Abteilung ins Leben gerufen, die weder der IT noch dem Produktmarketing, sondern direkt dem Topmanagement unterstellt ist.
Was bedeutet MDM für Sie? Inwieweit unterscheidet es sich von einer Stammdatenbank?
Tatsächlich kannten wir zu Beginn den Unterschied zwischen Master Data Management und einer Stammdatenbank nicht wirklich. Unsere Anstrengungen basierten mehr oder weniger auf den Praxisanforderungen und das veranlasste uns, die neueste Version der STEP-Plattform zu installieren, die seit 2008 nicht mehr aktualisiert wurde.
Wir haben schnell erkannt, dass wir nur einen Bruchteil der umfangreichen Funktionalitäten, die diese Lösung bietet, tatsächlich nutzten. Somit war dieses Upgrade absolut notwendig, bevor wir unser MDM-Team etablieren konnten.
Heute unterstützen unsere MDM-Aktivitäten vier Komponenten:
Unsere Unternehmensstruktur-/Organisationsdatenbank, die bis jetzt noch nicht in STEP integriert ist.
Die Produkt-, Kunden- und Lieferantendatenbank. Bislang konzentrierten sich unsere Maßnahmen ausschließlich auf Produkte; wenn wir bei Manutan also von MDM sprechen, sprechen wir über unsere Produktdatenbank.
Wie schwierig war es, diese Produktdatenbank zu erstellen? Es mag ein klein wenig übertrieben klingen: Man sagt, dass eine gut strukturierte Excel-Datei alles ist, was man braucht.
Diese Produktdatenbank dient vielen Personen als Grundlage für ihre Arbeit: Unternehmen entlang der Lieferkette, Einkäufern, Produktmanagern, Verkäufern und Merchandisern, die Produktbeschreibungen für unseren Katalog schreiben. In den verschiedenen Funktionsbereichen war jeder es gewohnt, die Aufgaben auf seine eigene, persönliche Weise zu erledigen, aber der Launch unseres europaweiten Produktangebotes zwang uns dazu, diesen Ansatz zu überprüfen. Wir erkannten, dass das mit einer simplen Excel-Datei nicht zu schaffen war. Es dauerte beispielsweise bis zu 3 Jahre, um ein neues Produkt bei Manutan zu referenzieren. Das ist ein Produktlebenszyklus, der absolut nicht mehr den Markterfordernissen entspricht! Wir konnten also durch die Reorganisation dieser Schritt-für-Schritt-Arbeitsweisen unsere Produkteinführungszeit erheblich reduzieren.
Ist es das Tool, das dem Unternehmen bei den Veränderungen hilft oder bestimmen die Änderungen innerhalb des Unternehmens die Konfiguration des Tools?
Ein bisschen von beidem, aber es ist eher das erste Szenario: Das Tool hilft dem Unternehmen dabei, sich zu verändern. Manutan ist eine zu 100 Prozent kunden- und vertriebsorientierte Organisation. Unsere Informationstechnik gibt es nur, weil sie einen bestimmten Zweck erfüllt – wir entwickeln Tools nicht um ihrer selbst willen. Während unsere Entwicklungsteams sich auf die Schnittstellen konzentrierten, wurden alle anderen Tools wie ERP, CRM, MDM und so weiter meistens im IST-Zustand, „out of the box“, eingesetzt. Und das ist eine vom Topmanagement festgelegte Strategie. Wir sind eine von vielen Organisationen im Markt, die sich eher an das anpassen, was das jeweilige Tool zu bieten hat, als andersherum.
Von wenigen Ausnahmen abgesehen, schauen wir uns alle erforderlichen Änderungen oder spezifischen Entwicklungen wirklich extrem genau an, damit wir auch das volle Potenzial der Standardkonfigurationen eines Tools ausschöpfen.
Können Sie den Datenfluss innerhalb der Plattform beschreiben? Woher stammen die Daten und welche anderen Applikationen versorgt STEP mit Daten?
Die meisten Informationen erhält STEP von Menschen! Wir haben die Lieferantendatenbank, die Daten direkt in STEP einfließen lassen würde, bislang noch nicht eingebunden. Dieses Projekt ist in der Pipeline. Ich spreche aber nicht davon, Daten Zeile für Zeile einzugeben; wir importieren Daten, die zuvor in Excel eingegeben wurden. STEP ist somit an der Spitze der Applikationskette. Am Back-End versorgt STEP das gesamte ERP-System des Unternehmens sowie verschiedene Distributionskanäle. Das umfasst natürlich die E-Commerce Plattform ebenso wie die E-Procurement Lösung, die wir einigen unserer Kunden zur Verfügung stellen. Über ein hier bei Manutan entwickeltes Interface füttert STEP schließlich noch Adobe InDesign direkt mit Daten, das wir für die Produktion unseres Papierkatalogs einsetzen. Somit versteht es sich von selbst, dass alle Updates über die STEP-Plattform laufen und dann an die anderen beteiligten Applikationen weitergegeben werden. Ist das immer der Fall? Im Allgemeinen ja, insbesondere in der Druckvorstufe. Diese Abläufe sind sehr gut eingerichtet.
Allerdings muss ich in Bezug auf das ERP-System zugeben, dass es immer noch eine Debatte über die Handhabung bestimmter Länder oder Regionen gibt. Organisationen sind unterschiedlich. Abhängig von der Größe oder der Entfernung der Niederlassung müssen wir manchmal ein bisschen flexibel sein. Im Idealfall ruft uns die Niederlassung an und erläutert uns die Probleme sowie ihre Gründe für das Umgehen des Prozesses. Dann können wir in der Unternehmenszentrale entsprechende Korrekturen in STEP vornehmen. Aber mit diesen kleineren Sonderfällen werden wir ziemlich leicht fertig.
Haben Sie auch BI-Tools auf Ihre Stammdatenbank aufgesetzt, damit Sie die Verwendung verfolgen und überwachen können?
Wir haben ein BI-Tool für die Gruppe, das über eine Schnittstelle direkt mit der MDM-Plattform verbunden ist. Das ist ein weiterer Kanal, an den STEP Daten ausgibt: Daten, die in unser Data-Warehouse geladen werden. Wir haben Reports und Dashboards entwickelt, um Informationsupdates verfolgen zu können und dabei besonderes Augenmerk auf die Sicherstellung vollständiger Daten gelegt. Wenn zum Beispiel von meinen 100.000 Produkten in der Datenbank 98 Prozent alle Attribute zugewiesen haben, so ist das eine Größe, der ich nachgehen muss. Übrigens hat die neueste von uns installierte STEP-Version eine integrierte Reporting-Funktion, die wir aber bis jetzt noch nicht realisiert haben.
Zum Abschluss: Welchen Rat würden Sie jemandem geben, der einen ähnlichen Ansatz für die Einführung einer MDM-Lösung erwägt?
Der wichtigste Ratschlag, den ich geben würde, ist der, nicht zu übersehen, dass eine sorgfältige Überprüfung und Analyse des eigenen Datenmodells durchgeführt werden muss.
Welche Informationen sollen von meinem MDM tatsächlich unterstützt werden?
Die Integrationsfunktionen von STEP sind sehr leicht zu nutzen, es ist fast lachhaft. Es ist beinahe schon zu einfach. Eine Datenreihe muss nicht zwangsläufig in einem Datensilo enden! Deshalb ist es so wichtig, die vorbereitende Analysephase nicht zu unterschätzen.
Ein weiterer Punkt: festlegen, wer Eigentümer“ jedes Datenwertes ist. Wir haben ein Data Governance Komitee eingerichtet, in dem wir an der Verbesserung unseres Datenmodells praktisch jeden Tag mit großer Sorgfalt arbeiten.
Das Datenmodell von STEP wurde zum Datenmodell von Manutan.
Die einzige Schwachstelle für uns bei STEP ist der Prozess für das Preismanagement, der für unser Onlinegeschäft nicht so gut geeignet zu sein scheint. Wir haben das mit Stibo Systems besprochen und ich hoffe, dass sie dies zukünftig weiterentwickeln werden.
Stibo Systems ist der weltweit führende Anbieter für Multi-Domain Master Data Management (MDM) Lösungen. Branchenführer vertrauen auf Stibo Systems bei der Verbindung von Produkt-, Kunden-, Lieferanten- und anderen Unternehmensdaten für eine kanalübergreifende Konsistenz. Dies ermöglicht Unternehmen effektivere Entscheidungen, Umsatzsteigerungen und eine Mehrwertgenerierung. In den vergangenen 30 Jahren hat Stibo Systems international führende Unternehmen dabei unterstützt, eine einzige vertrauenswürdige Quelle für strategische Informationen zu schaffen. Stibo Systems ist Teil des 1794 gegründeten Privatkonzerns Stibo A/S mit der Konzernzentrale in Aarhus, Dänemark. Weitere Informationen finden Sie auf http://www.stibosystems.de
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