Verschärfte Anforderungen an ordnungsgemäße Buchführung im Handel – BMF kippt Vereinfachungsregelungen
Roland Franz
Essen, 25. Oktober 2011****Dass eine nicht ordnungsgemäße Buchführung dazu führen kann, dass die Besteuerungsgrundlagen von den Finanzbehörden mit oftmals unkalkulierbaren Folgen für das Unternehmen geschätzt werden, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Mit Schreiben vom 26.11.2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) aber die Gangart vor allem für den Handel verschärft. Denn das BMF hat die bisherigen Vereinfachungsregelungen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Buchführung bei elektronischen Kassensystemen gekippt. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, weist darauf hin, dass ab sofort alle Daten des elektronischen Kassensystems so gespeichert werden müssen, dass ein Betriebsprüfer die Daten direkt aus der Kasse auslesen kann.
„Die Aufbewahrung des Kassenbons alleine reicht jetzt nicht mehr aus. Und die mit der vermeintlich großzügigen Übergangsregelung bis Ende 2016 verbundenen Anforderungen dürften für viele Unternehmen eine nur mit einem finanziellen Kraftakt zu überwindende Hürde darstellen“, so Steuerberater Roland Franz.
Bereits seit dem 01.01.2002 sind Unterlagen im Sinne des § 147 Satz 1 AO, welche mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Dies bezieht sich insbesondere auf elektronische Registrierkassen. Diese Geräte, sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen, müssen seit diesem Zeitpunkt neben den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS vom 07.11.1995) auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU vom 16.07.2001) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO).
Mit Schreiben vom 26.11.2010 (IV A4 S 0316/08/10004-07) hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anforderungen an Kassensysteme insgesamt erheblich verschärft. Im Grundsatz stehen die dort beschriebenen Anforderungen zwar schon seit vielen Jahren, durch bestimmte Erleichterungsregelungen und auch der bisherigen Auslegung der Vorschriften im Rahmen der Betriebsprüfungen sah die Praxis bei den Anwendern elektronischer Kassensysteme jedoch anders aus. Aufgrund einer Anweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 1996 (BMF-Schreiben vom 09.01.1996 BStBl 1996 I Seite 34) gab es eine Vereinfachungsregelung dahingehend, dass die Daten der Einzelbons nicht aufbewahrt werden mussten, wenn die Tagesendsummenbons (Z-Bons) lückenlos vorgelegt werden konnten. Durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 wurde diese Vereinfachungsregelung nunmehr aufgehoben.
„Ab sofort müssen sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems unverdichtet gespeichert werden. Es ist unzulässig, Einzelbons zu Gunsten des Tagesendsummenbons zu löschen. Ebenfalls ist es unzulässig, aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ausgedruckter Form vorzuhalten. D.h. die alleinige Aufbewahrung der Bons auf Papier ist nunmehr nicht mehr ausreichend. Dem Betriebsprüfer muss ein Auslesen der Daten direkt aus der Kasse ermöglicht werden. Wie bisher sind auch sämtliche Organisationsunterlagen rund um die Kasse wie z.B. Bedienungsanleitung und Programmieranleitung, Protokolle von Umprogrammierungen, wozu Artikelstammdatenänderungen, Bedieneinrichtungen und Kellnereinrichtungen gehören, aufzubewahren. Was durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 neu hinzugekommen ist, ist die Tatsache, dass daneben auch für jede einzelne Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiträumen eine Kasse an welchem Ort eingesetzt wurde. Für den Fall, dass die Kassensysteme eines Steuerpflichtigen diese Forderung nicht erfüllen können, ist bereits dadurch die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt. Im Falle einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung ist einer Schätzung der Einnahmen durch die Betriebsprüfung mit unkalkulierbaren Folgen für das Unternehmen Tür und Tor geöffnet“, erklärt Steuerberater Roland Franz.
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