6 Tipps wie man das tägliche Arbeitspensum, die Komplexität der Aufgaben und einen gesunden Umgang mit der Berufs- und Privatzeit bewerkstelligen kann
Dr. Dirk Bendig
Düsseldorf, 20. Oktober 2011*****Planung ist nur eine Facette von erfolgreicher Organisation. Darin eingeschlossen sind auch Managementaufgaben der Synchronisation, umfassender Kommunikation und Harmonisierung der Ziele. Für Dr. Dirk Bendig, Geschäftsführer der patenstatt GmbH, steht dabei fest, dass die persönliche Selbstorganisation der Schlüssel für Erfolg und Sinn im Leben ist. Arbeitstechniken, die gar nicht zu einem oder zum persönlichen Umfeld passen, zählen nicht unbedingt dazu.
„Wir treffen in unserer Projektarbeit jeden Tag sehr flexible Menschen, die mit ihrer Spontanität sehr erfolgreich sind. Dagegen tragen Bücher über Zeitmanagement oder die Inhalte der vielen Beratervorträge und Trainings nicht sonderlich zum Erfolg bei. Es sind oft übergeordnete Stellgrößen, die den meisten Einfluss ausüben. Wir haben einige (Überlebens-)Ratschläge komprimiert, eigene Erkenntnisse hinzugefügt und daraus sechs Tipps formuliert, wie man das tägliche Arbeitspensum, die Komplexität der Aufgaben und einen gesunden Umgang mit der Berufs- und Privatzeit bewerkstelligen kann“, erklärt der patenstatt-Geschäftsführer.
Nicht überall Feuerwehr spielen
In vielen Unternehmen gibt es routinemäßig immer dieselben Spiele: Ein Projekt „brennt“ an, etwas wird sehr dringlich oder „muss noch heute raus“. Wer kennt die Situation nicht. Dieses Spiel wird in fast allen Unternehmen und Organisationen gespielt. Aber: Kein Projekt bringt die Welt ins Wanken, das Unternehmen zum Aussterben oder das eigene Leben zum Erliegen. Wir können alle – sofern es nicht wirklich überlebensrelevant ist – einen Gang zurückschalten und fragen: Was passiert, wenn ich diese Aufgabe/Projekt liegen lasse? Für wen ist es wichtig oder besser: überlebenswichtig? Wird es in einem Monat überhaupt noch jemanden interessieren? Wenn dann die Antwort „niemanden“ heißt, dann hat vermutlich ein Vorgesetzter oder das Management die gesamte Organisation mit Nebensächlichkeiten beschäftigt, die von vornherein schlecht bis rudimentär durchdacht waren.
Auf das Wesentliche beschränken
Viel zu viele – Führungskräfte wie Mitarbeiter – sind zu sehr in Nebensächlichkeiten gefangen. Ärzte sind zu sehr mit Textverarbeitung beschäftigt, Erzieher im Kindergarten zu sehr mit Verhaltensdokumentationen, der Buchhalter mit ständig neuen Gesetzesanforderungen, der Geschäftsführer zu sehr mit Feuerwehrspielen usw. Definieren Sie für sich strikt, was zu Ihrem Kerngeschäft gehört: Wofür werde ich in diesem Unternehmen eigentlich bezahlt? Wenn Sie selbst Inhaber sind, lautet Ihre Frage: Wofür bezahle ich mir mein Geschäftsführergehalt eigentlich? Gehen Sie dann Ihren Tag durch und streichen, wo immer es möglich ist.
Den Genuss planen
Es macht keinen Sinn, nur für den Sommerurlaub zu leben und den Alltag irgendwie zu überstehen. Wir brauchen Zeitinseln, auf denen wir uns regenerieren, die Sie sich aber freischaufeln müssen. Was entspannt Sie? Was wollen Sie unbedingt (mal wieder) für sich, Ihre Familie oder Partnerschaft tun? Für viele hat der Beruf einen extrem hohen Stellenwert im Leben bekommen, der ihm nicht gebührt. Es klingt nach einer Binsenweisheit, ist im Hamsterrad des Alltags aber umso wichtiger, tatsächlich geplant und dann auch umgesetzt zu werden.
Die eigenen Stärken einbringen
Wenn Sie jeden Tag die Gelegenheit haben, Ihre Stärken einzubringen, macht Ihre Arbeit für Sie Sinn. Sie erleben Flow und quälen sich nicht nur irgendwie durch. Sie brauchen eine Arbeit, die zu Ihnen passt, sonst kündigen Sie innerlich, werden von der Arbeit krank und Ihr Privatleben leidet merklich darunter. Suchen Sie sich deshalb Möglichkeiten, sich auszuprobieren, Ihre Stärken kennenzulernen und Ihrem Flow zu folgen. Arbeit macht nicht immer Spaß. Überzogene Erwartungen sind nicht angebracht.
Nebenwirkungen bedenken
Erstaunlich viele Menschen wundern sich über die Doppelarbeit in ihrem Betrieb. Hätten sich die Kollegen mehr untereinander abgesprochen, hätte man selbst viel Zeit gespart, besser Hand in Hand gearbeitet und wäre schneller ans Ziel gekommen. Wie oft behindern wir uns gegenseitig, wenn wir zu wenig kommunizieren, von Selbstverständlichkeiten ausgehen, die keine sind und Ziele nicht synchronisieren oder harmonisieren. Deshalb: Bedenken Sie, wer von Ihrer Arbeit „betroffen“ ist und sprechen Sie offen mit der Person, um den Fluss leichter zu machen. Reden Sie mit den Leuten, die Ihnen Aufgaben geben oder Vorprojekte bearbeiten, ob sich ein alternativer Weg nicht besser anlassen würde. Beachten Sie immer auch den Nutzen für Ihre Kollegen und welche Wirkungen Ihre Arbeit auf andere hat.
Prioritäten setzen – das Wenigste ist wirklich essentiell
Das lernen Sie in jedem Zeitmanagement-Kurs. Es ist eine Binsenweisheit. Wer diese Selbstverständlichkeit allerdings beherzigt, sortiert Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und macht es genau richtig. Diese Prioritäten werden dann wichtig, wenn von allen Seiten neue Aufgaben kurzfristig eingeschoben werden. Dann ist es wichtig, sich zu entscheiden, welche Aufgabe mehr Wert (Mehrwert) hat. Diese Beurteilung ist oft ein Drahtseilakt, weil im Unternehmen selbst oft keine Priorisierung vorgenommen wird und alles „irgendwie“ wichtig oder dringlich ist. Steuern Sie aber selbst Ihren Verantwortungsbereich und fragen Sie aktiv nach Priorität fürs Unternehmen. Wenn alles gleich viel Wert ist, erntet man zu viel Streuverluste. Das kostet zu viel Geld und zu viel Zeit, die für Ihr Privatleben zum Ausgleich besser investiert wäre.
Über „die patenstatt“
die patenstatt wurde 2001 gegründet und berät Unternehmen in Führungsfragen. Die Beratungsschwerpunkte liegen in der Reifegradanalyse von Führungsstrukturen und in zentralen Führungsthemen wie z.B. der Strategieerarbeitung und -umsetzung, Führungs- und Steuerungsprozessen sowie der Durchführung von Führungs-Audits und Coachingprogrammen. Zum Beraterstab der inhabergeführten Gesellschaft gehören 15 Betriebswirte, Ingenieure und Sozialwissenschaftler mit langjähriger Berufserfahrung. Zu den Kunden zählen internationale Konzerne ebenso wie mittelständische Firmen und Dienstleistungsanbieter.
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