Mit 3 wichtigen Schritten die Projektplanung strukturieren.
Gerade in der Online-PR ist eine sorgfältige Projektplanung für den Erfolg einer Kampagne äußerst wichtig. Eine gute Projektplanung kann helfen, die Ressourcen effektiv einzusetzen und schafft Freiräume für kreative Ideen. 3 Tipps von PR-Gateway unterstützen Unternehmen dabei, den Erfolg ihrer Maßnahmen langfristig zu sichern.
Tipp 1: Online-PR nachhaltig planen
Seien wir ehrlich: Auch dieses Jahr wird Weihnachten wieder früher kommen. Damit Unternehmen nicht von den Themen und Termine des laufenden Jahres überrascht werden, sollten sie sich spätestens jetzt mit der Jahresplanung befassen. Dabei können sie sich an Großereignissen orientieren und auch die Mediapläne studieren – sicher finden sich so Anknüpfungspunkte für die Online-PR. Vorab sollten Unternehmen die verschiedenen Formate festlegen, die sie in ihren Kampagnen nutzen wollen. Außerdem ist es wichtig im Rahmen der Projektplanung zu überlegen, welcher Vorlauf für die Erstellung und für Freigabeschleifen nötig ist. Urlaubszeiten von Kollegen und Kunden, wenn diese für die Prozesse wichtig sind, sollten zusätzlich in die Projektplanung integriert werden. Auch wenn Unternehmen jetzt schon die Themen und die Ressourcen planen, sollten sie sich immer Raum für spontane Ideen und Entwicklungen lassen.
Tipp 2: Jeden Schritt der Online-PR in der Projektplanung einzeln takten
Wenn der Jahresplan steht, geht es an die Projektplanung der Einzelkampagnen. Eine gute Taktung ist hier besonders wichtig und sollte bereits im Vorfeld festgelegt werden. Wie ein gutes Musikstück, sollte jede Kampagne einer klaren und sorgfältigen Komposition folgen. Den Auftakt macht die Ankündigung. Im Vorfeld des eigentlichen Events oder dem eigentlichen Start einer Kampagne können Unternehmen bereits über eine Vorankündigung Aufmerksamkeit erzielen. Anschließend sollten sie gezielt die Spannung steigern, indem sie mehr und weiterführende Inhalte anbieten. Dabei können Unternehmen mit verschiedenen Formaten spielen und unterschiedliche Medien nutzen, um auf ihre Kampagne aufmerksam zu machen und ihr Thema immer wieder mit neuen Facetten anzureichern. Den Ausklang bildet der Nachklapp: Unternehmen sollten ihre Inhalte noch einmal so aufbereiten, dass sie für die Nutzer langfristig nützlich sind. So erreichen Unternehmen, dass ihr Content nachhaltig immer wieder gefunden wird.
Tipp 3: Prioritäten, Meilensteine und Zuständigkeiten in der Projektplanung regeln
Meilensteine helfen, auch größere Projekte zu strukturieren und Ziele fristgerecht zu erreichen. Dazu können Unternehmen jedes Projekt in Unterprojekte einteilen und Zwischenziele setzen. Für alle Beteiligen sollte immer ersichtlich sein, welchen Status die einzelnen Schritte haben und mit welcher Priorität die nächsten Arbeiten zu behandeln sind. Auch die Zuständigkeiten und Ansprechpartner sollten für die einzelnen Teilprojekte immer klar benannt werden. Regelmäßige kurze Meetings helfen, den Gesamtfortschritt im Auge zu behalten und auftretende Verzögerungen schnell zu erkennen. So sollte der Projektleiter immer genügend Puffer einplanen, damit jeder schnell und gezielt reagieren kann.
Natürlich ist niemand vor Überraschungen gefeit und jede Online-PR Kampagne folgt eigenen Regeln. Verzögerungen oder unvorhersehbare Ereignisse gehören zum Alltag in der Öffentlichkeitsarbeit und im Marketing. Eine sorgfältige Jahres- und Kampagnenplanung hilft dabei, die zeitlichen, personellen und finanziellen Kapazitäten im Blick zu behalten und PR-Maßnahmen erfolgreich umzusetzen.
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