SAP-integrierte Vertragsakte von nextevolution statt Excel-basiertem Verzeichnis
Für den Erftverband ist die Einführung von nextPCM Contract Management ein wichtiger Baustein für mehr Kostenstabilität. Wirtschaftliche Risiken aus Verträgen und Dauerschuldverhältnissen lassen sich damit schnell erkennen und vermeiden. Die Folge: Der Verband kann seine Beiträge konstant halten.
Der Erftverband ist ein wasserwirtschaftliches Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Bergheim. Mit seinen rd. 500 Beschäftigten plant, baut und betreibt der Verband Grundwassermessstellen, Kläranlagen, Regenüberlauf- und Hochwasserrückhaltebecken. Das Verbandsgebiet entspricht dem Einzugsgebiet der 104 km langen Erft und umfasst mit deren zahlreichen Nebengewässern eine Fläche von 1.900 km2.
Um bestehende Ansprüche besser durchzusetzen und unberechtigte Ansprüche von Dritten abwehren zu können, müssen der Inhalt eines Vertrags und der damit verbundene Schriftverkehr verfügbar sein. Dies ermöglicht der Verband seit kurzem mit nextPCM Contract Management, der elektronischen Aktenlösung für das Vertragsmanagement von nextevolution.
Die elektronische Vertragsakte bietet dem Erftverband strukturierte Zugriffsmöglichkeiten auf Vertrags-Dokumente. Alle betriebsrelevanten Vertragsdaten werden strukturiert und auswertbar zentral vorgehalten und beteiligten Fachabteilungen zur Verfügung gestellt. Die Vertragsakte ermöglicht einerseits die Verschlankung von Verwaltungsprozessen und verbessert andererseits die Datenqualität und den Datenschutz. Die Dokumente werden im zentralen Archiv gemäß den GoBS-Richtlinien abgelegt. Dadurch kann ein wesentlicher Vorzug der elektronischen Vertragsakte voll genutzt werden. Die Anbindung von nextPCM Contract Management an das vorhandene SAP-System und die Workflow-Steuerung ermöglichen die automatisierte Aktenpflege und eröffnen neue Einsparpotenziale.
Mit über 100 Mitarbeitern zählt nextevolution zu den größten ECM-Beratungshäusern in Deutschland. Zu den Kunden zählen mittlere und große Unternehmen aus ganz Europa, der Branchen: Industrie, Handel, Finanzdienstleistung, Telekommunikation, Immobilienwirtschaft sowie des Öffentlichen Sektors. Neben seinem Hauptsitz in Hamburg hat das Unternehmen weitere Standorte in Berlin, Frankfurt am Main, Köln, Mainz, München, Mannheim und Wien. Die modulare nextPCM Produktfamilie bildet eine anwendungsübergreifende, strategische Plattform zur SAP-Erweiterung im Bereich Dokumentenmanagement mit integrierten Geschäftsprozessen.
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