Was Mitarbeiter und deren Vorgesetzte beachten sollten um das Modell erfolgreich zu nutzen
Düsseldorf, 30.01.2013 — Viele Unternehmen sind sich der Vorteile des mobilen Arbeitens bewusst: z.B. der Einsparungen bei den Immobilienkosten, verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit und gesteigerten Produktivität. Dennoch benötigen sie eine Strategie, um ihre mobile Arbeiterschaft in optimaler Weise zu führen und zu unterstützen: Für Manager ist das richtige Führen von Mitarbeitern, die nicht ständig präsent sind, eine Herausforderung. Die mobilen Mitarbeiter wiederum müssen sich das Vertrauen in ihre Produktivität und ihre Arbeit erarbeiten.
Regus ( www.regus.de ), der führende Anbieter flexibler Arbeitsplatzlösungen, hat sechs Tipps zusammengestellt, die Unternehmen, Managern sowie Mitarbeitern helfen können, die Vorteile des Modells optimal zu nutzen.
1. Angemessene Ausrüstung für mobile Mitarbeiter
Mitarbeiter benötigen eine gute und geeignete Technologie, damit sie auch Remote effizient arbeiten können. Dazu gehört z. B. ein Smartphone, Laptop und Internetzugriff. Dabei muss gewährleistet sein, dass für mögliche Problemfälle ein IT-Helpdesk erreichbar ist.
2. Vermeidung der Isolation von Mitarbeitern, die nicht im Büro präsent sind
Mitarbeiter im Home Office oder mit mobilem Arbeitsplatz sollten die Möglichkeit haben, kurzfristig ein Arbeitsplatz im Büro oder in einem Business Center zu nutzen. Außerdem ist es sinnvoll, mindestens einmal pro Woche persönlichen Kontakt mit den Kollegen und dem Vorgesetzten zu haben. Der jeweilige Vorgesetzte wiederum sollte regelmäßige das Gespräch mit dem Mitarbeiter suchen, um dessen Bedürfnisse zu kennen, aber auch gleichzeitig die eigene Präsenz zu zeigen.
3. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz – auch Zuhause
Nicht nur die technische Ausstattung ist von Bedeutung, auch die Büroeinrichtung darf nicht vernachlässigt werden. Dazu gehören ergonomisch geformte Büromöbel ebenso wie Empfehlungen zur richtigen Handhabung der Einrichtung, z.B. Informationen zum Einstellen des Bürostuhls auf die richtige Höhe.
4. Klare Regeln für besondere Situationen am mobilen Arbeitsplatz
Mitarbeiter mit mobilem Arbeitsplatz sollten wissen, wie sie sich in den besonderen Situationen, die sich für ihren Arbeitsalltag ergeben, verhalten können: z.B. eine Besprechung mit einem Kunden an einem öffentlichen Ort, Entgegennahme von Anrufen in öffentlichen Verkehrsmitteln und das Arbeiten in den Räumlichkeiten des Kunden.
5. Sorgfältige Wahl des mobilen Arbeitsplatzes
Geschäftstätigkeit und die bunte „Café-Latte-Kultur“ passen nicht immer gut zusammen. Mobile Arbeitnehmer sollten Zugang zu einem ruhigen Arbeitsort haben um produktiv arbeiten können, z. B. zu einer professionellen Business Lounge.
Auch die privaten Räumlichkeiten sind eine geeignete Alternative.
6. Trennung von Beruf und Privat
Gerade für Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, ist die klare Abgrenzung zwischen beruflichen und privaten Themen wichtig. Dazu gehört zum Einen die räumliche Trennung in Form eines separaten Büros. Der Raum ermöglicht es, Geräusche von außen bzw. aus der Wohnung zu minimieren und sorgt gleichzeitig für die Möglichkeit, vom Arbeitsalltag abzuschalten, wenn die Unterlagen nicht ständig im Wohnzimmer oder der Küche präsent sind. Zum Anderen sollten auch die Familienmitglieder und Freunde in das Konzept „Home Working“ einbezogen werden – Ablenkung ist tabu, auch die Übertragung von zusätzlichen Aufgaben mit der Begründung „Du bist ja ohnehin zuhause…“ sollte möglichst vermieden werden.
7. Vertrauenswürdige Umgebung bei vertraulichen Inhalten
Privatgespräche an öffentlichen Orten sind niemals privat. Geht es um vertrauliche Themen ist es gerade für Arbeitnehmer mit mobilem Arbeitsplatz wichtig, sich in Räumlichkeiten zurückziehen zu können, in denen sie ungestört wichtige Gespräche führen können. Bereits in jeder größeren Stadt weltweit stehen hierzu z. B. Business Center mit Privatbüros zur Verfügung. Muss dennoch ein Anruf in der Öffentlichkeit entgegengenommen werden, sollte dem Anrufer mitgeteilt werden, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet, und dass er zurückgerufen wird.
Regus ist der weltweit führende Anbieter von innovativen Arbeitsplatzlösungen. Die Produkte und Dienstleistungen von Regus reichen von komplett ausgestatteten Büros über professionelle Konferenzräume und Business Lounges bis hin zum größten Netzwerk von Videokonferenzstudios. Regus ermöglicht eine ganz neue Art des Arbeitens – egal ob im Home-Office, unterwegs oder im Büro.
Kunden wie Google, GlaxoSmithKline und Nokia sowie Tausende von aufstrebenden kleinen und mittelständischen Unternehmen setzen auf Regus. Sie profitieren vom Outsourcing ihrer Büro- und Arbeitsplatzanforderungen an Regus und können sich so auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Über 1.000.000 Kunden nehmen täglich die Dienstleistungen von Regus in Anspruch. Das Unternehmen ist an mehr als 1.200 Standorten in 98 Ländern und über 550 Städten präsent und erlaubt Einzelpersonen und Unternehmen zu arbeiten, wo, wie oder wann sie möchten. Regus wurde 1989 in Brüssel gegründet, hat seinen Sitz in Luxemburg und ist an der Londoner Börse notiert. In Deutschland betreibt Regus 42 Business Center in 12 Städten.
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