Was ist die beste Dokumentenmanagement Lösung, was sind die Vorteile von Dokumenten Management und warum sollten Unternehmen eine DMS Lösung einsetzen?
Als Spezialist für prozessorientierte IT Lösungen hat sich die Neininger Solutions schon sehr früh mit Dokumentenmanagement Lösungen und Enterprise Content Management Lösungen auseinander gesetzt. Das Ziel war es dabei immer, die beste Dokumentenmanagement Lösung für die Anforderungen der Kunden zu finden und einzuführen. Denn Gründe für ein intelligentes Dokumenten Management in Unternehmen gibt es viele.
Warum Dokumenten Management
Betrachtet man als Geschäftführer oder Entscheider die Unternehmens eigenen Prozesse, so landet man früher oder später bei einer, oder all diesen Fragen:
– Warum Dokumenten Management
– Was nützt Dokumenten Management
– Was sind die Vorteile durch Dokumenten Management
– Ergeben sich Einsparungen durch Dokumenten Management Lösungen
Um diese Fragen zu beantworten, müssen wir diese im Einzelnen betrachten.
Warum Dokumenten Management? Was nützt Dokumenten Management?
Die herkömmliche, Papier gebundene Dokumentenablage wird bei der zunehmenden Flut an Informationen und Dokumenten immer komplexer. Falsch abgelegte oder verloren gegangene Dokumente verursachen hohe finanzielle Schäden. Hinzu kommen unnötige Personalkosten für die Suche nach Dokumenten.
Trotz der aufwendigen Verwaltung der Papierdokumente bleiben bis zu 30% der Dokumentenzugriffe erfolglos. Einfach nur, weil das gesuchte Dokument falsch abgelegt wurde oder sich in Bearbeitung befindet und somit für einen zweiten Mitarbeiter nicht im Zugriff befindet.
Um dies nach Möglichkeit zu vermeiden, haben sich in Unternehmen komplexe Ablagestrukturen entwickelt. Um diese zu bedienen, müssen bis zu 50% der Dokumente kopiert werden und in mehreren Ordnern abgelegt werden. Durchschnittlich werden diese Dokumente 2 bis 3 mal kopiert.
Bei aller Mühe, welche in die manuelle Verwaltung von Unternehmensinformationen gesteckt wird, werden Sie dennoch immer wieder feststellen, dass Arbeitsprozesse unübersichtlich sind und oftmals niemand weiß, wo sich die gesuchte Information gerade befindet.
Darüber hinaus begeben sich Unternehmen ohne Dokumenten Management Lösungen oder Enterprise Content Management Lösungen in eine unnötige Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern, welche Projekt- oder Unternehmenswissen bei sich horten und anderen Mitarbeitern nicht zugänglich machen.
Dies gilt natürlich nicht nur für die Verwaltung von Papierdokumenten. Auch die unkontrollierte elektronische Dokumentenablage auf Fileservern ist unübersichtlich und grenzt in vielen Fällen an Wildwuchs. Ohne Vorgaben, welche die Mitarbeiter bei der Ablage unterstützen bauen sich Abteilungen oder gar einzelne Mitarbeiter eigene Strukturen auf, in welchen andere kaum etwas finden werden. Hinzu kommt, dass eine Änderungskontrolle oder Versionierung von Dokumenten kaum möglich ist.
Vorteile durch Dokumenten Management und digitale Archivierung
Vieles spricht also für die Einführung eines Dokumenten Management Systems. Denn neben sofort messbaren Kostensenkungen durch die Optimierung von Prozessen spielen auch weiche Faktoren eine große Rolle. Durch den schnellen und gezielten Zugriff auf Dokumente sind die Mitarbeiter eines Unternehmens gegenüber Kunden und Geschäftspartnern schneller auskunftsfähig und steigern somit die Kundenzufriedenheit. Aber nicht nur die Betriebskosten sinken. Auch die Motivation der Mitarbeiter steigt, weil diese ihre Arbeitszeit effektiv und sinnvoll einsetzen können, ohne diese für die Suche nach Informationen aufwenden zu müssen.
Die Vorgänge im Unternehmen werden durch DMS Lösungen transparenter und die Controllingmöglichkeiten steigen. Vorgegebene Ablagestrukturen unterstützen die Mitarbeiter beim schnellen ablegen, suchen und finden von Dokumenten. Wiederkehrende Aufgaben können durch automatisierte Workflows effizienter gestaltet werden und Verteilerkopien fallen komplett weg. Die Ablage eines einzelnen Dokumentes kann so gesteuert werden, dass genau die jeweilige Sicht der Mitarbeiter auf ein Dokument unterstützt wird.
Ergeben sich Einsparungen durch Dokumenten Management Lösungen?
Ein verlorenes oder falsch abgelegtes Dokument wiederzubeschaffen kostet laut Pricewaterhouse-Coopers im Schnitt $120,-. Die herkömmliche Ablage von Dokumenten wird mit durchschnittlich $20,- pro Dokument beziffert.
Laut Gartner kostet die herkömmliche, manuelle Dokumentenablage und -verwaltung 40-60% der Arbeitszeit von Büromitarbeitern, macht 20-45% der Gehaltskosten, sowie 12-15% des Unternehmensumsatzes aus.
Alleine diese Zahlen belegen das hohe Einsparpotential welches die Einführung einer Dokumenten Management Lösung mit sich bringt. Noch deutlicher wird das Einsparpotential durch DMS Lösungen auf der Basis von Zahlen, welche die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung ermittelt hat. Demnach können Sie von folgenden Werten ausgehen:
– 50-90 % Reduzierung der Bearbeitungszeit (Transport, Liegezeiten, Recherche, Administration, Verwaltung, Fehlerbehebung etc.)
– 20-40 % Verringerung der Arbeitsschritte (Dokumentenentnahme, Überbringung, Verteilung, Abheften, Register einlegen, Dokument suchen etc.)
– 20-40 % Senkung der Bearbeitungskosten (Mehrkosten für Arbeitskräfte und Arbeitszeit herkömmlicher Dokumentenverwaltung)
loboDMS – für Neininger Solutions die beste Dokumentenmanagement Lösung
lobodms ist ein vollwertiges Dokumenten Management System. Seine stateless Technologie erlaubt auch dann einen Zugriff auf Dokumente, wenn schlechte Leitungen oder zu geringe Bandbreiten herkömmliche Dokumenten Management Systeme in ihre Grenzen verweist.
lobodms gibt es als kostengünstiges Starter Paket, als Mittelstandslösung mit sehr gutem Preis-Leistungs-Verhältnis oder als unternehmensweite, strategische Enterprise Dokumenten Management Lösung. Klein anfangen und gesund wachsen. lobodms ist 100% skalierbar.
Mobile DMS – Dokumenten Management Lösung für iPad, iPhone und Co.
Selbstverständlich ist loboDMS auch eine mobile Dokumenten Management Lösung. Mit loboDMS greifen Sie mobil von Ihrem Smartphone oder Tablet PC auf alle Ihre Daten zu. Auch wenn Sie unterwegs sind kommen Unternehmensprozesse nicht ins Stocken. Sie sind wie gewohnt in die Prozesse und Workflows eingebunden und können Dokumente bearbeiten und freigeben.
loboDMS live erleben
Machen Sie sich selbst ein Bild von der zukunftsweisenden DMS Technologie von loboDMS und vereinbaren Sie jetzt einen Präsentationstermin. Die DMS Spezialisten der Neininger Solutions kommen gerne zu Ihnen. Vorab stehen Ihnen hier viele relevante Informationen rund um loboDMS zum Download zur Verfügung.
Die Neininger Solutions ist ein Geschäftsbereich des traditionsreichen IT-Systemhauses Bürotechnik Neininger GmbH, welcher sich auf IT Lösungen in den Bereichen Enterprise Content Management (ECM), Dokumenten Management Systeme (DMS), E-Mail Management, E-Mail Archivierung, Backup, Storage, Virtualisierung und IT Security spezialisiert hat. Das Unternehmen mit Sitz in Donaueschingen ist überregional tätig und betreut mittelständische Unternehmen vorwiegend in den Regionen Freiburg, Konstanz (Bodensee), Tuttlingen, Villingen-Schwenningen, Rottweil, Balingen, Stuttgart.
Kontakt:
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