Organisation, Technik und Personal sind Erfolgsfaktoren
Konferenzen, Tagungen, Symposien und Meetings gehören zum Geschäftsalltag. Für die Teilnehmer sind Veranstaltungen in der Regel mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Hoch sind deshalb die Ansprüche an solche Events. Inhalte und Teilnehmerauswahl müssen stimmen. Das Ergebnis zählt. Dazu sind jedoch Rahenbedingungen notwendig, die oft unterschätzt werden. Die erfolgsrelevanten Voraussetzungen für eine Veranstaltung werden im Hintergrund geschaffen, ohne dass Veranstalter und Teilnehmer davon Notiz nehmen. Das erklärt auch, warum dieses Thema oft unterschätzt wird. Dass Organisation und Technik funktionieren wird als selbstverständlich vorausgesetzt. Aufmerksamkeit wird erst erregt, wenn etwas schief läuft.
Organisationstalent und Erfahrung sind notwendig um Meetings erfolgreich zu organisieren. Doch insbesondere kleinen und mittelständischen Firmen fehlen Mitarbeiter, die dieses Geschäft beherrschen. Bei nur wenigen Veranstaltungen pro Jahr ist es unwirtschaftlich, ein eigenes Event-Management zu unterhalten. Eine gute Lösung ist die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, der sich auf die Organisation und Durchführung von Tagungsveranstaltungen spezialisiert hat. Auswahlkriterium ist die nachweislich langjährige Erfahrung im Tagungsgeschäft und gute Referenzen. Event-Agenturen decken häufig das ganze Spektrum von Events ab. Tagungen erfordern jedoch Spezialwissen in diesem Marktsegment und geeignetes Personal. Diese Anforderungen gelten auch für Technikfirmen. Unter dem Oberbegriff Veranstaltungstechnik agieren auch Anbieter, denen die Ausstattung von Open-Air Konzerten oder Messeständen näher liegt, als eine Vorstandskonferenz. Der Roadie in seinem typischen Outfit ist zwar gefragter Spezialist für Bühnenmusiker, aber nicht der richtige Gesprächspartner für den CEO in einer Business-Konferenz.
Die erfolgreiche Tagungsorganisation beginnt mit einem qualifizierten Briefing. Für alle Beteiligten muss das Unternehmen einen Ansprechpartner (Ansprechpartnerin) benennen, der ggf. auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist. Ausgangpunkt ist das Programm der Veranstaltung und eine klar definierte Zielsetzung. Mangels detaillierter Kenntnisse über Anforderungen und Möglichkeiten der Konferenztechnik, sind technische Vorgaben vom Veranstalter selten oder nur unvollständig zu erwarten. Hier liegt der Vorteil in der Zusammenarbeit mit einem erfahren Technik-Anbieter. Die Frage nach der technischen Ausstattung (Licht, Bühne, Multimedia, Beschallung Dolmetschertechnik etc.) ergibt sich zwangsläufig aus dem Veranstaltungsprogramm. Die reibungslose fachgerechte Umsetzung ist Sache der Techniker. Anspruchsvolle Tagungstechnik wird deshalb auch von einem erfahrenen Techniker während der gesamten Veranstaltung betreut. Er ist der Garant für den reibungslosen Ablauf, verhindert unangenehme Rückkopplungen der Mikrofontechnik, sorgt für die Sprachverständlichkeit bis zum letzten Teilnehmerplatz und ist zuverlässiger Partner der Referenten. Manche Präsentation wurde durch das schnelle Eingreifen des anwesenden Technikers gerettet, wenn Laptop und PowerPoint mal wieder nicht so wollten, wie vorgesehen.
Die möglichst frühe Einbindung von externen Fachleuten kann die Qualität einer Veranstaltung maßgeblich positiv beeinflussen. Beschallung, Leinwand, Laptop und Beamer gehören selbstverständlich zur technischen Ausstattung einer Tagungsveranstaltung. Technik erfordert jedoch bestimmte räumliche Voraussetzungen um optimal zu funktionieren. Helle, Licht durchflutete Tagungsräume, sind für Teilnehmer sicher angenehm. Sonnenlicht auf der Leinwand lässt jedoch PowerPoint Präsentationen bis zur Unkenntlichkeit verblassen. Die Höhe der Decke eines Tagungsraumes bestimmt die Montagehöhe und Größe der Leinwand, ein Kriterium für die gute Erkennbarkeit der Präsentation auch aus der Sicht des Teilnehmers in der letzten Reihe. Das Vorhandensein eines W-Lans ist noch keine Garantie dafür, dass jeder Teilnehmer mit seinem Laptop barrierefreien Zugriff auf das Internet mit der erforderlichen Geschwindigkeit hat. Die Aufzählung ließe sich fortsetzen. Zur Feststellung der Eignung eines Tagungshotels sollte deshalb auch der verantwortliche Tagungstechniker einen Locationcheck durchführen.
Skepsis ist angesagt, wenn sich ein Hotel „modernster technischer Ausstattung“ rühmt. Die Realität sieht leider oft anders aus. Nur gut ein dutzend Tagungshotels in Deutschland verfügen über eigene Technik und Tagungstechniker auf einem anspruchsvollen Niveau. Tagungstechnik gehört nicht zur Kernkompetenz eines Hotels. Der Haustechniker erfüllt in der Regel die Aufgabe eines Elektrikers und ist mit komplexen Aufgabenstellungen bei Veranstaltungen überfordert. Auch Hotels bedienen sich externer Dienstleister, allerdings sehr unterschiedlicher Qualität. Erfahrene Veranstalter arbeiten deshalb dauerhaft mit einem Anbieter zusammen, der organisatorisch sowie technisch fit ist und die Befindlichkeiten seines Kunden bestens kennt.
Die Entscheidung, welche Aufgaben bei der Veranstaltungsorganisation intern erledigt werden oder welche man an externe Partner delegiert ist individuell. Sie hängt von Personalkapazität und Erfahrung ab. Events sind jedoch eine nicht unerhebliche Investition. Zu den hohen Ansprüchen an Veranstaltungen gehört deshalb die perfekte Organisation und eine reibungslose operative Durchführung. Schlecht organisierte Veranstaltungen besucht der Teilnehmer nur einmal. Eine technisch schlechte Umsetzung nimmt der Besucher als negativen Eindruck mit nach Hause. Dieser Eindruck wird immer mit dem Namen des Veranstalters verknüpft sein. – Genau das Gegenteil, was ein gutes Business-Event leisten sollte.
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