Alternde Backoffice-Systeme hindern 79 Prozent der europäischen Unternehmen daran, ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse optimal zu gestalten. Dies zeigt eine heute von Ricoh Europe veröffentlichte Studie. Ein überraschendes Ergebnis, denn die meisten Unternehmen haben bereits erkannt, dass neue Technologien ihnen zu mehr Flexibilität auf einem durch rapiden Wandel gekennzeichneten Markt verhelfen können. Die Studie zeigt auf, wie uneinheitlich der Ansatz für Geschäftstechnologie und geschäftskritische Dokumentenprozesse in Europa heute ist.
Die Studie, der zweite Teil des Ricoh Document Governance Index 2012, verdeutlicht, dass europäische Unternehmen neue Geräte wie Smartphones und Tablet-PCs heute als Hilfe bei geschäftskritischen Dokumentenprozessen ansehen, in der Mehrzahl diese Technologien aber nicht optimal nutzen können, da sie von ihren Backend-Systemen nicht vollständig unterstützt werden. Neue Technologien erweisen sich in den Ergebnissen der Studie als verführerisch: 78 Prozent der Führungskräfte geben zu, dass sie bereits in neue Technologie investieren, bevor sie überhaupt alle Funktionen ihrer vorhandenen Systeme kennen. Es zeichnet sich auch eine deutliche Kluft zwischen technologischen Investitionen in Frontoffice und Backoffice ab. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf neue Technologie für das Frontoffice und integrieren diese nicht in das Backoffice. Dieser fehlende Zusammenhang im Prozessmanagement kann bei Dokumentenprozessen Probleme wie Engpässe, Verdopplung des Arbeitsaufwands und Sicherheitsrisiken verursachen.
„Unabhängig davon, ob Unternehmen der Ansicht sind, dass Tablet-PCs und Smartphones die Geschäftstools der Zukunft sind oder schon bald von der nächsten Innovationswelle überholt werden – fest steht, dass technologiegesteuerte Veränderungen weiter voranschreiten und neue Arbeits- und Kommunikationsverfahren mit sich bringen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, langfristig zu planen und dabei alle Mitarbeiter einzubinden. Das erfordert eine vollständige Integration von Front- und Backoffice, die Vernetzung von Mitarbeitern und Daten sowie nahtlose Zusammenarbeit und Wissensaustausch im gesamten Unternehmen“, sagt David Mills, COO von Ricoh Europe.
Die Studie deutet auch auf Verwirrung bezüglich der bestmöglichen Nutzung der Cloud für Geschäftszwecke hin. 70 Prozent der europäischen Unternehmen nutzen die Cloud zum mobilen Zugang zu Dokumentenprozessen, aber nur 50 Prozent glauben, dass die Cloud die Verwaltung ihrer Dokumentenprozesse vereinfachen wird. Es besteht eine fehlerhafte Planung bei den Führungskräften, die in die Cloud investieren, obwohl sie nicht über die Strukturen verfügen, die sicherstellen, dass auch die gewünschten Verbesserungen erzielt werden. Dadurch werden viele Unternehmen ihren Anteil am zu erwartenden Profit durch Cloud Computing versäumen: Nach Prognosen der Europäischen Kommission soll Cloud Computing das Bruttoinlandsprodukt (BIP) der Europäischen Union bis zum Jahr 2020 um 160 Mrd. Euro* steigern.
Mills sagt weiter: „Europäische Unternehmen müssen jetzt beginnen, ihre geschäftskritischen Prozesse und Technologien als Gesamtpaket zu überprüfen und sicherzustellen, dass ihre Unternehmen möglichst effizient arbeiten. Unternehmen müssen genau verstehen, wie Dokumentenprozesse im Einzelnen funktionieren, wie Informationen durch das Unternehmen fließen und wie Technologie diesen Datenfluss unterstützen kann. Nur so können sie wirklich die Herausforderungen begreifen und Lösungen identifizieren. Technologische Innovation wird sich in ungeahntem Maß fortsetzen. Unternehmen müssen also jetzt handeln, wenn sie ihren Wettbewerbsvorsprung halten wollen.“
Die Studie wurde von Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh erstellt. Sie basiert auf 1.075 Interviews mit C-Level Führungskräften, Direktoren und anderen Beschäftigten in Europa. Dies ist die zweite aus einer Reihe von Studien, die analysieren, wie Unternehmen ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse mit den im Unternehmen vorhandenen Technologien verknüpfen und Mitarbeiter einbinden, um auf diese Weise ein wirklich vernetztes Unternehmen zu schaffen.
Die Studie steht hier zum Download bereit.
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* Strategie der Europäischen Kommission für „Unleashing the potential of cloud computing in Europe“, http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/12/1025&format=HTML&aged=0&language=EN&guiLanguage=en
Über den Ricoh Document Governance Index 2012
A new perspective: Ricoh Document Governance Index 2012 (Eine neue Perspektive: der Ricoh-Index zur Dokumentenkontrolle 2012) ist eine unabhängige, von Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh Europe PLC durchgeführte Marktforschungsstudie, die einen frischen Einblick liefert, wie geschäftskritische Dokumentenprozesse in Europa verwaltet werden. Der Index baut auf den Ricoh-Vorläuferindizes – dem Ricoh Document Governance Index 2009 und dem Ricoh Process Efficiency Index 2011 – auf.
Die Studie konzentriert sich auf geschäftskritische Dokumentenprozesse – die wichtigen Interaktionen in einer Organisation, die regelmäßig und wiederholt auftreten (wie z. B. dokumentenintensive Prozesse). Wichtig ist aber, dass sie sich unmittelbar auf die geschäftliche Interaktion mit Kunden und Mitarbeitern auswirken. Betroffen sind Dokumentenprozesse im Personalwesen, in der Finanzverwaltung und
-berichterstattung, im Einkauf sowie in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
Für die Studie wurden 1.075 Führungskräfte in C-Level-Positionen, Direktoren und andere Mitarbeiter großer (1000+ Mitarbeiter), mittlerer (500-999 Mitarbeiter) und kleiner (weniger als 500 Mitarbeiter) Unternehmen in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, den nordischen Ländern (Schweden, Finnland, Norwegen und Dänemark), Spanien, der Schweiz, in Großbritannien und Irland befragt.
Die Unternehmen sind im Bildungs-/Rechtswesen, Versorgungs-/Energiesektor, Gesundheitswesen, öffentlichen Sektor, Einzelhandel, in der Fertigung und im Finanzdienstleistungssektor tätig. Darüber hinaus wurden qualitative Interviews mit C-Level-Führungskräften in Europa geführt, um zu erfahren, wie sie ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse verwalten.
| Über Ricoh |
Ricoh ist ein globales Technologieunternehmen, das sich auf Bürokommunikation, Produktionsdruck, Dokumentenmanagement und IT Services spezialisiert hat. Die Ricoh-Gruppe mit Hauptsitz in Tokio operiert in über 200 Ländern und Regionen. Im Geschäftsjahr 2012 (Stand: März 2012) erzielte die Ricoh-Gruppe weltweit einen Umsatz von 1.903 Mrd. Yen (rund 23 Mrd. US-Dollar).
Den Großteil des Umsatzes erzielt das Unternehmen mit Produkten, Lösungen und Dienstleistungen, die das Zusammenspiel von Mensch und Information verbessern. Darüber hinaus stellt Ricoh preisgekrönte Digitalkameras und spezielle Industrieprodukte her. Ricoh ist bekannt für die Qualität seiner Technologie, seinen einzigartigen Kundenservice und sein Engagement für Nachhaltigkeit und Umweltschutz.
Unter dem Slogan imagine. change. hilft Ricoh Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu verändern und sich die kollektive Vorstellungskraft ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Nutze zu machen.
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