Funktionen aus Social Media in Intranets integrieren: Die IPI GmbH hat zusammengestellt, welche Erfolgsbausteine zu einer hohen Akzeptanz und Nutzen für die Anwender führen
Intranets auf SharePoint-Basis bieten zahlreiche Mehrwerte durch ihre Social-Network-Komponenten. Doch welche Tools und Funktionen eignen sich wofür? Und wie erreicht man, dass die Anwender das Social Intranet auch wirklich annehmen? Die IPI GmbH, spezialisiert auf Intranets in mittelständischen Unternehmen und Konzernen, hat jetzt die wesentlichen Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Intranet-Projekte zusammengetragen. „Kein Unternehmen sollte ein Social Intranet ins Leben rufen, nur weil dies gerade der Trend ist“, schickt IPI-Geschäftsführer Roland Klein voraus. „Es muss für jede Organisation stets individuell betrachtet werden, wo der tatsächliche Nutzen für das gesamte Unternehmen liegt. Wichtig ist, dass ein spontaner und aktiver Austausch möglich ist und dass so eine intensivere Vernetzung der Mitarbeiter untereinander entstehen kann.“
Zieldefinition und Planung
Unter Beteiligung der Endanwender und Fachabteilungen ist vor Projektstart genau zu ermitteln, welche Anwendungsfälle sich durch Social-Media-Tools unterstützen und optimieren lassen. Eine exakte Zielsetzung, was durch das Projekt erreicht werden soll, muss definiert werden, um später die Erfolge messen zu können.
Veränderung der Unternehmenskultur
Soziale Funktionalitäten verändern nicht die Unternehmenskultur, vielmehr muss generell ein Umdenken in der Kommunikation des Unternehmens stattfinden, um die vielfältigen Potenziale optimal zu nutzen. Primär gilt: Im Unternehmen muss Interaktivität gelebt und gefördert werden. Eine Kultur der Transparenz, des Dialogs und der Offenheit fördert die Beteiligung der Mitarbeiter und ist die Basis für eine breite Akzeptanz der technischen Möglichkeiten.
Ganzheitliche Integration
Ein Fehler wäre es, Web-2.0-Funktionen als separate Tools im Unternehmen einführen zu wollen. Anwender akzeptieren in erster Linie Funktionalitäten, die als selbstverständliche Bausteine in die Kommunikation und in die Kommunikationssysteme integriert sind. SharePoint ist für Social Intranets daher ideal geeignet, weil die Plattform oftmals schon für alle tagesaktuellen Arbeitsabläufe und für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander genutzt wird. Klassische Themen wie Dokumenten-Management, Enterprise-Content-Management oder Web-Content-Management sind hier ebenfalls optimal einzubinden.
Personalisierte Informationen
Je mehr die Informationen im Intranet auf das Interesse des Mitarbeiters zugeschnitten sind, desto größer die Akzeptanz. Über einen sozialen Nachrichtenstream als zentrales Element der Benutzeroberfläche zum Beispiel kann der Mitarbeiter sich über Neues informieren. Jeder Kollege kann eigene Statusmeldungen, Bilder und Videos posten und umgekehrt auch von Kollegen abonnieren oder sich auch über Neuigkeiten aus den eigenen Teams und Communities informieren. Die Filterfunktion von SharePoint hilft dabei, sich nur Beiträge zu den eigenen Interessensgebieten anzeigen zu lassen. So lässt sich auch die Informationsflut in größeren Unternehmen für den Einzelnen erheblich reduzieren.
Klassische Informationen
Intranets auf SharePoint-Basis dienen generell der besseren Informationsversorgung aller Mitarbeiter. Mit den Social-Funktionen können diese Informationen über Wikis, Profile, Tags und Notizen nun noch besser vernetzt werden, so dass zum Beispiel Informationen und Experten unternehmensweit schneller auffindbar sind.
Schrittweises Rollout
Die Anwender sollten nicht von Beginn an mit zu vielen Funktionen und Möglichkeiten überfordert werden. Auch ein zu „harter“ Cut oder Paradigmenwechsel sind nicht immer zu empfehlen. Es bietet sich daher an, mit den sozialen Funktionen zunächst konkreten Problemen und Schwachstellen im Unternehmen entgegenzuwirken. Hier ist beispielsweise ein schrittweises Rollout von MySites sowie der Tagging- und Newsfeed-Funktionalitäten von SharePoint möglich. Kommentare, Ratings oder Likings sind ebenfalls Funktionen, die intuitiv verwendet werden können und schnell zusätzlichen Nutzwert stiften.
Pilotanwender finden
Pilotanwender sind in mehrerer Hinsicht wichtig, um die Einführung von Sozialen Funktionen in Intranets zu stützen. Es ist wichtig, sowohl Social-Media-affine wie auch die skeptischen Mitarbeiter für die neuen Funktionen zu gewinnen. Dies ist keine Generationenfrage, sondern eher abhängig von den persönlichen Einstellungen der Mitarbeiter. Pilotanwender können mit ihren positiven Erfahrungen und Erfolgsstorys ihre Kollegen begeistern, diesen bei der Nutzung helfen und so zum unternehmensweiten erfolgreichen Einsatz beitragen.
Kontinuierlicher Ausbau
Häufig kristallisieren sich im konkreten Anwendungsfall weitere spezielle unternehmensspezifische Anforderungen heraus, an die bei der ursprünglichen Planung noch niemand gedacht hat. Erweitert man die Möglichkeiten für die Nutzer auf Basis dieser Erkenntnisse, wird das Gesamtkonzept sinnvoll ergänzt und kontinuierlich ausgebaut. Dadurch steigt zum einen die Akzeptanz, zum anderen wird der Wissens- und Informationsaustausch über das Social Intranet immer selbstverständlicher.
Social Intranet am Beispiel von Amadeus Germany GmbH auf der Knowtech:
Auf der Knowtech (24. und 25.10.2012 im internationalen Congresscenter Stuttgart) stellt die IPI ein Social-Intranet-Projekt ihres Kunden Amadeus Germany vor. Das Intranet von Amadeus bietet den Nutzern auch umfangreiche statische Inhalte und eine Vielzahl von Funktionen, die zum Beispiel im Projektmanagement ganze Arbeitsprozesse erleichtern. Gemeinsam werden Dr. Hans-Jürgen Sturm, Manager Business Information Management von Amadeus Germany, und Michaela Meusel, Senior Consultant von der IPI GmbH, über das Social Intranet und Rahmenbedingungen für das digitale Arbeiten in der Zukunft informieren. Der Vortrag findet 24. Oktober um 16.45 Uhr im Saal C6 der KnowTech statt.
Die IPI GmbH definiert sich als eine Intranet-Agentur mit Fokus auf Unternehmenskommunikation & Business-Lösungen auf Basis von Microsoft SharePoint. IPI zeichnet sich durch innovative Produkte, strategischen Weitblick und exzellentes Fachwissen aus. Über 50 Mitarbeiter agieren an der Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen und der IT. Erfahrungsgemäß stellt der Kontakt zwischen Abteilungen wie Unternehmenskommunikation, HR und IT in SharePoint-Projekten oft eine Herausforderung dar – der die IPI jedoch gerne begegnet! Als Pionier und Marktführer für SharePoint-Technologien und Lösungen konzentriert sich die IPI seit 2002 auf kundenspezifische Dienstleistungen rund um die Themen:
– Intranet, Extranet, Internet
– Collaboration, Communities & Enterprise 2.0
– Wissens- & Innovationsmanagement
Die IPI begleitet ihre Kunden von der Anforderungsanalyse, über die Konzeption und Realisierung bis hin zum Going Live. Dabei bietet sie moderne Infrastrukturberatung auf Basis der SharePoint-Plattform sowie der angrenzenden Technologien. Die eigenen Business-Produkte und Dienstleistungen der IPI sind optimal auf die Zielgruppe mittelständische Unternehmen und Konzerne zugeschnitten. Zu den Referenzen zählen unter anderem amadeus, Bilfinger Berger, BITKOM, Caparol, Freudenberg, HUK-COBURG, ITERGO, M+W, Media-Saturn und Vorwerk.
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