Eine schriftliche Zusammenfassung erhöht die Erfolgschancen
Oft umfassen schriftliche Angebote im Business-to-Business-Bereich viele Seiten und sind selten lesefreundlich gestaltet. Die vielen Details und endlosen Zahlenkolonnen führen dazu, dass der Leser das Wesentliche und den eigentlichen USP, also die Alleinstellung des Angebots, mühsam selbst herausfinden muss. Eine übersichtliche Kurzfassung, die aus Kundensicht die wesentlichen Merkmale nutzenorientiert zusammenfasst, erleichtert die Entscheidungsfindung potenzieller Kunden sehr. Zu den wesentlichen Elementen eines optimal gestalteten Summary zählen folgende Punkte:
Das Dokument startet mit der Schilderung der Ausgangs- und Problemlage des Kunden. Daran schließt sich eine Beschreibung seiner Bedürfnisse und Ziele an. Durch diese knapp und übersichtlich gehaltenen Textpassagen erkennt der Kunde, ob seine individuelle Situation in der ersten Informations- und Beratungsphase richtig verstanden wurde. Zudem sichert diese Passage den Anbieter dagegen ab, am Bedarf des Kunden vorbei zu planen.
Die Vorwegnahme des zu erwartenden Ergebnisses erfüllt ebenfalls eine wichtige Funktion. Eine Beschreibung, wie die Situation des Kunden danach sein wird, macht ihm deutlich, welchen Nutzen er aus der vorgeschlagenen Lösung zieht. Hier helfen konkrete Zahlen, die den Verbesserungsgrad, die Zeit- oder die Kostenersparnis messbar aufzeigen. Zum Bespiel: „Der Einsatz dieser Software spart pro Buchungslauf drei Arbeitstage und reduziert die Kosten für den externen Personaleinsatz um 15 Prozent.“
Nun folgt eine konkrete, aber kurz zusammengefasste Beschreibung der Lösung und des Ablaufs. Eine einfache und verständliche Sprache erleichtert es dabei den oft nicht fachkundigen Entscheidern im Management sehr, das Wesentliche schnell zu erfassen. Die Beschreibung der Lösung sollte stets den Kundenfokus im Auge behalten und einem logischen Schema folgen: Der Baustein A löst das Problem B und schafft den Nutzen C. Am Ende eines Angebots steht immer eine werbende Schlussformel, die die Freude auf die künftige vertrauensvolle Zusammenarbeit betont.
Im Hauptteil des Angebots werden im Anschluss daran alle Bestandteile detailliert aufgelistet. Dieser Teil soll vor allem auch die Fachexperten des Kunden überzeugen, die vom Management vor einer endgültigen Entscheidung zu Rate gezogen werden. Dennoch ist es auch hier wichtig, sich genau zu überlegen, welche technischen Daten und Zusagen genannt werden. Es sollten nur Leistungen versprochen werden, die auch garantiert erfüll- und umsetzbar sind. In Zweifelsfällen kann man einzelne Risiken ebenfalls konkret benennen, um sich gegen spätere Streitigkeiten zu wappnen.
Jedes Angebot sollte am Ende noch einmal auf Rechtschreibfehler überprüft werden. Ganz unangenehm ist es beispielsweise, wenn durch ein „Copy and Paste“ aus vorherigen Angeboten die Namen anderer Kunden versehentlich im Dokument stehen blieben. Deshalb ist eine gründliche Kontrolle eines Angebots Pflicht, bevor es an den Interessenten verschickt wird.
Bildrechte: Brigitte Averdung-Häfner
Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule, Experte in der Wachstumsinitiative der Gründerregion Aachen.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings als Intensivtraining oder im XL-Format sowie Offene Abendtrainings.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“ und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
Jeden Monat präsentiert Michael Fridrich in seinem Newsletter ein fachliches Thema, aktuelle Termine und weitere Informationen rund um Businesstraining & Beratung.
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