Heidler Kommunikationssysteme entlastet Unternehmen bei der Planung und sorgt für ein optimales Management großer Hotelkontingente
Hünstetten, 19. Juli 2012. Transparentes und kostenbewusstes Hotelbuchungsmanagement für Unternehmen zu Messen und Events bietet die Heidler Kommunikationssysteme GmbH. Eine Kombination aus einer webbasierten Software und umfassenden Dienstleistungen erleichtert Unternehmen die Planung und Durchführung großer Veranstaltungen. Damit ergänzt Heidler Kommunikationssysteme ihr Angebot aus Kommunikations- und Infrastrukturlösungen für Messen und Events.
Große Messeauftritte stellen für Unternehmen eine organisatorische Herausforderung dar. Neben der Planung des Messestands und der damit verbundenen Organisation gilt es, auch rechtzeitig Hotelkontingente für Mitarbeiter und Kunden zu buchen und zu verwalten. Heidler Kommunikationssysteme übernimmt den kompletten Prozess für den Kunden und gewährleistet über das Hotelmodul der Software WebConnect jederzeit Transparenz. Im ersten Schritt gibt der Kunde die Rahmenbedingungen für die Hotels vor. Dazu zählen beispielsweise die Nähe zur Messe, die Mindestzahl der buchbaren Zimmer, die Kategorie oder vorhandene Zusatzausstattungen der Hotels. Das Hotel-Team von Heidler Kommunikationssysteme ermittelt dann die möglichen Hotels, führt Vertragsverhandlungen und bucht die Hotelkontingente. Im Hotelmodul der Software WebConnect wird dann die Kontingent- und Zimmerstruktur in Bezug auf Typ, Anzahl und Preis übersichtlich abgebildet. Bestätigungen und zusätzliche Informationen wie Anfahrtspläne oder Hotelbeschreibungen können nach eigenen Vorgaben erstellt und versendet werden. Vorab bestimmte Buchungsbeauftragte erhalten Zugriffsrechte, um Buchungen oder Änderungen direkt im WebConnect-Modul durchzuführen. Teilnehmer- und Hotellisten können auch in das System im- oder exportiert werden. Die Kommunikation mit den Hotels wird dabei von Heidler Kommunikationssysteme übernommen. Hierzu nutzt das Unternehmen Belegungslisten, die automatisch im Hotelmodul generiert werden können.
„Gerade in der entscheidenden Phase vor der Messe waren früher stapelweise Faxe notwendig, um letzte Änderungen zu ermöglichen. Durch den Einsatz der Software-Lösung wird ein strukturierter Prozess implementiert und diese Papierflut damit stark reduziert, wenn nicht gar überflüssig“, erklärt Marcus Heidler, Geschäftsführer von Heidler Kommunikationssysteme. Und auch die Bezahlung nicht genutzter Kontingente durch „No shows“ lässt sich durch die transparenten Prozesse enorm verringern. Der permanente Abgleich zwischen Belegungslisten und Kontingenten zeigt verfügbare Zimmer. Bei Bedarf können diese schnell intern oder extern durch das Heidler-Team weitervermittelt werden.
Die Heidler Kommunikationssysteme GmbH wurde 1992 als Einzelunternehmung gegründet und ist heute führender Anbieter im Bereich von integrierten Kommunikationssystemen auf Messen, Events und Ausstellungen. Das Unternehmen sorgt durch Bereitstellung und intelligente Vernetzung der Infrastruktur dafür, dass seine Kunden während der Veranstaltung vor Ort professionell kommunizieren können. Von Messeinformations- und Managementsystemen über Telefon und Rufanlagen bis hin zu PCs, Laptops, Kiosksysteme, Multimediasäulen und Digital Signage wird ein umfassendes Sortiment angeboten. Die Anwendungsmöglichkeiten der Heidler-Produkte sind nahezu grenzenlos. Neben der benötigten Soft- und Hardware zeichnet sich das Unternehmen durch eine qualifizierte Beratung, erfahrene Techniker sowie zuverlässige Vor-Ort-Unterstützung in höchster Qualität aus.
Als zweites Standbein neben den Infrastrukturlösungen gehört die Unterbringung des Standpersonals zum Leistungsumfang des Unternehmens. Die Hotelverwaltung ist als Modul in die Gesamtlösung von Heidler integriert. Daneben erbringt Heidler Kommunikationssysteme einen Full-Service von der Recherche von Unterbringungsmöglichkeiten über Preisverhandlungen und Verwaltung der Hotelkontingente bis zur Überwachung von Stornierungs- und Umbuchungsfristen sowie der Rechnungskontrolle und Differenzklärung.
Heidler Kommunikationssysteme beschäftigt 15 Mitarbeiter am Standort Hünstetten im Taunus. Zu den Referenzkunden gehören u.a. BMW AG, Daimler AG, EADS N.V., Hansgrohe AG, Heidelberger Druckmaschinen AG, Liebherr International Deutschland GmbH, Rittal GmbH & Co. KG, Schüco International KG, Tetra Pak GmbH & Co. KG und Wirtgen GmbH.
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